Käyttäjien kokemat riskit ja niihin liittyvät tunteet toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektissa

Abstract

Toiminnanohjausjärjestelmien käyttö liiketoiminnan eri osa-alueiden tukemisessa on arkipäiväistynyt, ja ne tarjoavat erilaisia hyötyjä yritykselle. Valitettavasti toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönottoprojekteilla on taipumus epäonnistua, jolloin yritys ei välttämättä saavuta projektille asetettuja tavoitteita. Tietojärjestelmän käyttäjät ovat avainasemassa käyttöönoton aikana, sillä heidän sopeutumisensa uuteen teknologiaan on yksi tärkeimmistä tekijöistä hyötyjen saavuttamisessa. Jos käyttäjä kokee järjestelmän käyttöönoton uhkaavaksi tilanteeksi, se käynnistää hänessä selviytymisprosessin, jonka avulla käyttäjä pyrkii palauttamaan tilanteen horjuttaman tunnetasapainon. Käyttäjän valitsemien selviytymiskeinojen sekä prosessin aikana koettujen tunteiden on todettu vaikuttavan teknologiaan sopeutumiseen.

Tämä diplomityötutkimus lähestyi käyttäjien teknologiaan sopeutumista uudesta näkökulmasta, joka tarkastelee käyttäjien kokemia uhkia järjestelmän käyttöönottoprojektiin liittyen sekä näiden uhkien herättämiä tunteita. Koettujen uhkien ja tunteiden tutkiminen on tärkeää, sillä ne saattavat heikentää teknologiaan sopeutumista muuttamalla käyttäjän asenteita ja suhtautumista uutta järjestelmää kohtaan.

Tutkimus suoritettiin tapaustutkimuksena kohdeorganisaatiolle, joka oli ottamassa käyttöön uutta toiminnanohjausjärjestelmää. Tutkimuksessa haastateltiin 19:ää nykyisen järjestelmän käyttäjää, joilta kerättiin tietoa heidän kokemistaan riskeistä käyttöönottoprojektiin liittyen, minkä lisäksi selvitettiin riskien herättämiä tunteita. Koetut riskit ja tunteet luokiteltiin analyysia varten.

Tutkimuksen tuloksien mukaan toiminnanohjausjärjestelmän käyttäjät kokivat eniten riskejä uuden järjestelmän ominaisuuksiin ja toiminnallisuuksiin liittyen, ja niitä seurasivat ihmisiin ja projektinhallintaan liittyneet riskit. Käyttäjät kokivat suuremmaksi uhaksi sellaiset riskit, joita he eivät kokeneet itse hallitsevansa. Osa riskeistä herätti käyttäjissä negatiivisia tunteita, kuten turhautumista ja pelkoa. Koska valittu teknologiaan sopeutumista tutkiva näkökulma oli uusi, tutkimuksella oli useita jatkotutkimustarpeita.