Tapaustutkimus projektinjohtourakan osapuolten vastuista suunnittelun ohjauksessa

Abstract

Projektinjohtourakan sopimuksia varten laadittiin RT-malliasiakirjat vuonna 2007. Malliasiakirjoista huolimatta projektinjohtourakoissa syntyy tilanteita, joissa osapuolten vastuita ei voida suoraan tunnistaa sopimusasiakirjoista. Tässä diplomityössä tutkitaan, miten osapuolet tunnistivat sopimusasiakirjoissa osoitetut vastuunsa tutkimuksen kohteena olleessa projektinjohtohankkeessa. Työn tuloksena selvitetään, oliko hankkeen sopimusasiakirjoissa ja RT-malliasiakirjoissa ongelmakohtia, ja miltä osin asiakirjoja on mahdollista kehittää. Työ jakautuu kahteen osaan. Ensimmäinen osa koostuu kirjallisuustutkimuksesta, jossa määritellään projektinjohtourakan teoreettinen kehys. Toisessa osassa esitetään tapaustutkimus tutkimushankkeen sopimusasiakirjoista sekä osapuolten vastuiden tunnistamisesta. Tutkimus suoritettiin aineistotriangulaation periaatteella. Tutkimusaineistona käytettiin hankkeen aikana muodostunutta kirjallista aineistoa sekä tutkijan omakohtaisia havaintoja. Lisäksi osana tutkimusta suoritettiin haastatteluita, joiden tulokset liitettiin tutkimusaineistoon. Tutkimuksessa havaittiin, että projektinjohtourakan malliasiakirjoissa osapuolten vastuut on määritetty päällekkäisiksi tarkoituksenmukaisesti. Vastuiden päällekkäisyydellä pyrittiin turvaamaan hankkeen häiriötön eteneminen. Päällekkäisyys varmistaa, että ongelmatapauksesta riippumatta usealla osapuolella on vastuu osallistua ongelmanratkaisuun. Päällekkäisyys aiheutti tutkimushankkeessa myös ongelmia. Päällekkäisten vastuiden takia tutkimushankkeessa muodostui ”laiminlyöntikehiä”, joista oli vaikea tunnistaa alkuperäisen laiminlyönnin tehnyt osapuoli. Tutkimushankkeen sopimusasiakirjat osoittautuivat ristiriitaisiksi. Sopimusasiakirjoissa osapuolten vastuut oli määritelty epäselvästi, mikä johtui asiakirjoissa käytetystä epäselvästä termistöstä. Etenkin sivu-urakoitsijan vastuut oli määritelty epäselvästi sopimusasiakirjoissa. Tutkimuksessa huomattiin, että kaikkia osapuolten vastuita ei voitu johtaa sopimusasiakirjoista, vaan vastuiden olemassaoloa ja ominaispiirteitä tuli tulkita projektinjohtourakan yleisluonteen kannalta. Myös hankkeen vakiintuneet käytännöt osoittautuivat merkittäväksi tekijäksi vastuiden tunnistamisen kannalta. Vakiintuneet käytännöt olivat voimakkaasti ristiriidassa sopimusasiakirjojen vastuiden kanssa. Käytännöt hyväksyttiin hankkeessa hiljaisesti, eikä niistä laadittu virallisia, sopimusasiakirjoja täydentäviä kirjauksia. Koska vakiintuneet käytännöt olivat ristiriidassa sopimusasiakirjojen kanssa, osapuolet laiminlöivät sopimusasiakirjoissa osoitettuja vastuitaan. Näistä laiminlyönneistä ei kuitenkaan hankkeessa reklamoitu, vaikkakin laiminlyönnit havaittiin. Tutkimustulosten pohjalta laadittiin ohjelomake projektinjohtourakan yhteistoiminnan kehittämiseksi. Noudattamalla lomakkeen ohjeita ehkäistään tutkimushankkeessa syntyneitä ristiriitoja, laiminlyöntitapauksia ja muita ongelmakohtia. Tutkimustuloksina löydettiin myös uusia käsitetarpeita tai vanhojen käsitteiden määritelmien tarkentamisen tarpeita. Havaittuja jatkotutkimusmahdollisuuksia ovat löydetyt käsitetarpeet sekä mainitun laiminlyöntikehän ongelmakohdat.

In Finland, a model for project management contract agreement was made in 2007. Despite the existence of this model, situations have been recognized in which one is not able to determine the responsibilities between different parties based solely on the agreement. In this thesis this problem is addressed by doing a research on a diverse project management contract. The purpose of this research is to identify how well different parties were aware of their responsibilities in the project. As a result of this research, details of agreement model which have to be improved or clarification will be pointed out. Thesis is divided into two parts. Part one consists of literature review on topic of project management contract and the agreement model. In the second part the case study on research project’s contract agreement and recognizability of parties’ responsibilities is presented. The research was carried out based on triangulation principle. Three kinds of references were used: project’s written material, researcher’s own observations and project’s parties’ opinions on the matter which were gathered through interviews. The results showed that parties’ responsibilities mentioned on agreement models are overlapping between different parties. Results state that this is done appropriately. Due to overlapping responsibilities, it is ensured that when any kind of problem emerges during a project, several parties have a responsibility to address it. However, it was noted that this overlapping also caused problems in research project. Because of overlapping responsibilities, it was hard to determine which party had originally neglected their responsibilities. The contract agreement and its appendix documents of the research project were found to conflict with each other. Parties’ responsibilities were determined unclearly in agreement documents. This was due to indefinite concepts used in the documents. Especially the responsibilities of subsidiary contractors were determined unclearly. It was found that it is not possible to determine responsibilities only by analyzing the agreement documents. Some responsibilities had to be identified from the general nature of project management contract. In addition, common practices were established in the project, which were heavily conflicted with the responsibilities addressed in agreement documents. Problem was that these practices were silently approved between the parties. No written official documents were made to supplement the agreement documents. Hence these common practices were the main reason on parties’ neglecting their responsibilities. Also, no complaints were given about the neglected responsibilities, which ensured that these common practices grew even stronger, and the neglections continued during the project. Based on the results of this study, a form of instructions was made to avoid the problems which emerged in the research project. In this checklist-form, actions are listed by which it is possible to improve partnership and procedures in the upcoming projects. Also, a few concept definitions in the agreement model were found to be in a need of adjustment. Follow-ups and possible next research objectives are mentioned in the summary of this thesis.