Asiakkaan merkitys onnistuneessa tietojärjestelmäprojektissa

Abstract

Yritysten toiminta on tullut riippuvaiseksi tietojärjestelmistä, ja nykyään yksi yleisimmistä toimitusprojekteista on tietojärjestelmäprojekti. Tietojärjestelmäprojektien onnistuminen on tärkeää, sillä projekti vaikuttaa usein kaikkiin yrityksen liiketoimintayksiköihin. Tietojärjestelmäprojektit ovat kuitenkin monimutkaisia, ja tutkimusten mukaan noin puolet tietojärjestelmäprojekteista epäonnistuu. Onnistuneella tietojärjestelmäprojektilla tarkoitetaan, että projektin perustavoitteet, kustannukset ja aikataulu, toteutuvat, ja tietojärjestelmä vastaa asiakkaan tarpeeseen. Lisäksi onnistuneessa tietojärjestelmäprojektissa asiakas ja tietojärjestelmän loppukäyttäjät ovat tyytyväisiä sekä projektiin että sen tuotokseen. Yksi kriittinen menestystekijä tietojärjestelmäprojektille on asiakkaan ja käyttäjän osallistuminen projektiin sekä avoin kommunikaatio kaikkien sidosryhmien välillä. Tässä kandidaatintyössä tarkastellaan asiakkaan merkitystä valmiin tietojärjestelmän käyttöönottoprojektissa.

Kandidaatintyön tutkimusmenetelmänä on kirjallisuuskatsaus. Päätutkimuskysymys kandidaatintyössä on: miten asiakas vaikuttaa tietojärjestelmäprojektin onnistumiseen? Tutkimuksessa määritellään tietojärjestelmäprojektin elinkaari ja sidosryhmät, sekä määritellään miksi tietojärjestelmäprojektit ovat monimutkaisia. Tutkimuksessa määritellään myös onnistunut tietojärjestelmäprojekti, ja sille etsitään kriittisiä menestystekijöitä sekä muita onnistumisen tekijöitä. Tutkimuksessa havaitaan, että kaikki onnistumisen tekijät liittyvät kriittisiin menestystekijöihin. Siksi kriittisistä menestystekijöistä ja onnistumisen tekijöistä luodaan viisi onnistumisen luokkaa, jonka jälkeen asiakkaan merkitystä tutkitaan tarkemmin jokaisessa onnistumisen luokassa.

Kirjallisuustutkimuksessa havaittiin, että asiakkaalla on merkittävä rooli kaikissa tietojärjestelmäprojektin onnistumisen luokissa. Onnistumisen luokkia ovat projektin aikataulutus ja suunnitelma, projektin selkeä tavoite, asiakasorganisaation ylimmän johdon tuki, asiakkaan ja käyttäjän osallistuminen sekä tehokas kommunikaatio sidosryhmien välillä. Aikataulutus ja suunnitelma tulee olla asiakkaalle selkeä, ja suunnitelman tulee olla realistinen. Projektin selkeä tavoite on tärkeää siksi, että asiakkaalla on realistiset odotukset projektista ja sen tuotoksesta. Asiakasorganisaation ylimmän johdon tuki on projektissa tärkeää siksi, että ylemmän johtotason henkilöt ymmärtävät sekä projektin että tietojärjestelmän hyödyt ja rajoitukset. Asiakkaan ja käyttäjän osallistuminen tietojärjestelmäprojektiin on tärkeää, jotta järjestelmän loppukäyttäjät hyväksyvät järjestelmän käyttöönsä. Kommunikointi projektissa on tärkeää, että tekniset tehtävät projektissa onnistuvat. Lisäksi tutkimuksessa havaittiin, että kaikissa onnistumisen luokissa toistuu avoimen kommunikaation tärkeys asiakkaan ja toimittajan välillä. Sekä asiakkaalla itsellään että toimittajalla on vastuuta asiakkaan osallistuttamisesta projektiin.