Value stream mapping for dry docking projects

Abstract

The purpose of this thesis was to study and enhance the processes of vessels propulsion system dry docking service projects from the project management perspective. The study focused on office processes before and after docking. The quality of the docking preparation processes has a significant effect on the quality of the work performed at the shipyard and the outcome of the whole project. The aim was to increase the efficiency of project operations so that the company could meet a growing demand profitably without compromising the quality of operations. The aim was to create a clear process diagram of the projects, which was used to analyze and study the project processes in detail and to identify the process’ wastes. Based on the identified wastes, a future process model was created in which the wastes would not occur. To support the developed project model, a framework for project measurement and monitoring with key performance indicators was designed. The research was done as a qualitative research which includes a literature research and empirical study. The methods used to visualize the current state and to create future project model was defined by literature research. The current state of the projects was defined as an empirical study based on the interviews and study of the documentation of the completed dry dockings. The current state was visualized using a Lean-philosophy’s tool: value stream mapping. Based on the mapping and interviews, wastes were identified, and their root causes analyzed. Value stream mapping and the Scrum-method were used to create a future state map for the docking projects. During the research the most significant challenges of the projects were identified. Communication problems and unstable operating environment causes the greatest challenges to project operations. The future state map offers methods to eliminate problem or reduce their effects significantly. However, the future state map is not ready model for implementation but provides a direction and base line for the development actions. There has not been such detailed and visual description of the project's processes and content. With the help of a visual model, the content of the project will be easy to perceive, and it provides a base line for the development activities of the project management department. The problems with the current operation model had been identified before this study, but their root causes had not been further analyzed. The developed operating model of the future offers one option for solving the root causes of the problems and make the operations more efficient.

Diplomityön tarkoituksena oli tutkia ja tehostaa laivojen propulsiojärjestelmien kuivatelakointiprojektien prosesseja projektinhallinnan näkökulmasta. Tutkimus kohdistettiin toimiston prosesseihin telakointia ennen ja jälkeen. Telakoinnin valmistelun laatu vaikuttaa olennaisesti telakalla suoritettavan työn laatuun ja telakointiprojektin tulokseen. Projektien toimintaa haluttiin tehostaa, jotta myös tulevaisuudessa pystyttäisiin vastaamaan kasvavaan kysyntään kannattavasti toiminnan laatua heikentämättä. Tavoitteena oli luoda projektin toiminnasta selkeä prosessikaavio, jonka avulla analysoitiin ja tutkittiin projektien toimintaa yksityiskohtaisesti ja tunnistettiin toiminnan hukat. Hukkien tunnistamisen perusteella luotiin tulevaisuuden prosessimalli, jossa tunnistetut hukat eivät esiintyisi. Kehitetyn mallin tueksi suunniteltiin viitekehys projektin mittaamiselle ja seuraamiselle keskeisen suorituskyvyn indikaattoreilla. Työ toteutettiin kvalitatiivisena tutkimuksena, johon sisältyy kirjallisuuskatsaus ja empiirinen osuus. Kirjallisuuskatsauksen avulla selvitettiin käytettävät menetelmät nykytilan visualisoimiseen ja tulevaisuudentilan muodostamiseen. Nykytilanne selvitettiin haastatteluiden ja toteutettujen telakointien dokumentaation perusteella empiirisenä tutkimuksena. Nykytila visualisoitiin Lean-filosofiaan kuuluvan työkalun: arvovirtakartoituksen avulla. Kartoituksen ja haastattelujen pohjalta tunnistettiin projektien hukat ja analysoitiin niiden juurisyyt. Työn avulla tunnistettiin nykyisten projektien suurimmat kipupisteet. Kommunikaatio-ongelmat ja epästabiili toimintaympäristö aiheuttavat suurimmat haasteet projektien toimintaan. Uusi toimintamalli tarjoaa menetelmiä, joiden avulla ongelmia voidaan poistaa tai niiden vaikutuksia pienentää huomattavasti. Malli ei ole kuitenkaan valmis käyttöönotettavaksi, vaan tarjoaa suunnan ja lähtökohdan toiminnan kehittämiseen. Projektin toiminnasta ja sisällöstä ei ole ollut näin yksityiskohtaista ja visuaalista kuvausta aikaiseimmin. Visuaalisen mallin avulla projektin sisältö on helpompi hahmottaa ja se tarjoaa lähtökohdan projektinhallintaosaston kehitystoiminalle. Nykyisen toiminnan ongelmat olivat etukäteen tunnistettuja, mutta niiden juurisyitä ei ollut analysoitu tarkemmin. Kehitetty tulevaisuuden toimintamalli tarjoaa yhden vaihtoehdon ongelmien juurisyiden ratkaisemiseksi ja toiminnan tehostamiseksi.