Ostolaskuprosessin ulkoistamisen syyt ja seuraukset pk-yrityksessä

Abstract

Taloushallinnon toimintojen ulkoistamisen suosio on kasvanut huomattavasti viime vuosikymmeninä. Ulkoistaminen mahdollistaa toiminnan tehostamisen, sillä ulkoistamisen kautta yrityksissä voidaan kohdistaa rajalliset resurssit ydintoimintaan antamalla ydintoiminnasta poikkeavat toiminnot ulkopuoliselle toimijalle suoritettaviksi. Tämä lienee taloushallinnon toimintojen osalta keskeistä etenkin pienissä ja keskisuurissa yrityksissä. Yritysmaailmassa on myös yleisemmin huomattu, että ulkoistamalla voidaan edistää yrityksen kilpailukykyä joustavamman organisaatiorakenteen myötä.

Tässä tutkimuksessa tavoitteena on selvittää erään taloushallinnon keskeisimmän toiminnon, ostolaskuprosessin, ulkoistamisen syitä ja vaikuttimia. Tutkimuksessa pyrkimyksenä on myös tarkastella, millaisia vaikutuksia ulkoistamisella voi olla. Ostolaskuprosessin ulkoistamisen tarkasteluun liittyy tässä tutkimuksessa pienten ja keskisuurten yritysten näkökulma.

Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena tutkimuksena, joka pohjautuu vahvasti aihepiiriä koskevaan aiempaan kirjallisuuteen. Tutkimuksessa käytetään myös kirjallisuutta tukevana havainnollistavana esimerkkinä case-yritystä, jossa on hiljattain suoritettu ostolaskuprosessin ulkoistaminen. Teoriaosuudessa tarkastellaan ulkoistamista sekä ostolaskuprosessia taloushallinnon osana. Ulkoistamisen taustana käsitellään ulkoistamisen kehitystä, ulkoistamiseen liittyviä keskeisimpiä teorioita ja ulkoistamisen vaikuttimia. Case-yrityksestä tutkimusaineistoa kerättiin haastattelemalla yrityksen talouspäällikköä sekä ostoreskontrasta vastaavaa henkilöä.

Tutkimusaineiston sisällönanalyysin seurauksena saatiin selville, miten case-yrityksen ulkoistaminen heijastuu suhteessa teoreettiseen viitekehykseen. Aineistosta ilmeni, että case-yrityksen ulkoistamisessa on useita yhtymäkohtia kirjallisuudessa esitettyihin keskeisiin piirteisiin. Tärkeimpänä syynä ulkoistamiselle on ollut yrityksen taloushallinnon resurssien tarve. Myös ydinosaamiseen keskittyminen ja toiminnan tehostaminen olivat merkittävinä vaikuttimina. Vaikutuksista esille nousivat etukäteen tavoitellut lisäresurssin saaminen sekä toiminnan tehostuminen. Ulkoistaminen oli tuonut yritykselle myös kustannuksellisia säästöjä, vaikka niitä ei varsinaisesti tavoiteltukaan.

Tutkimuksen tulosten pohjalta ei voida tehdä yleistettävissä olevia tulkintoja tutkimusaineiston rajallisuuden takia. Tutkimuksen myötä saatiin kuitenkin syvempää ymmärrystä tutkittavasta ilmiöstä. Lisäksi tutkimuksella voitiin case-yrityksen kautta havainnollistaa, miten teoreettinen tausta suhteutuu case-yrityksen käytännön ulkoistamistoimenpiteeseen.