Riskienhallinnan kehitystyö myyntiorganisaatiolle: Riskien tunnistaminen ja -käsittely

Abstract

Nykypäivän liike-elämässä riskienhallinta ulottuu arkipäiväisistä toiminnoista yrityksessä tehtävään strategiasuunnitteluun. Riskienhallinta on osa jokapäiväistä toimintaa, joka tulisi olla organisaatioiden prosesseihin ja johtamisjärjestelmään sulautettua, jotta se olisi mahdollisimman tehokasta. Riskienhallinta on tärkeä toiminnan osa-alue, jota hyödyntämällä yritykset voivat parantaa suorituskykyään. Suurimmat projektin toteutukseen vaikuttavat päätökset tehdään myyntivaiheessa. Tämän vuoksi myös riskien tunnistaminen, arviointi ja käsittely kyseisessä vaiheessa ovat keskeisessä roolissa koko projektin onnistumisen kannalta.

Tämän diplomityön tavoitteena oli myyntiorganisaation riskienhallintaprosessin kehittäminen kohdeyritykselle. Toimeksiantoyrityksen ongelmana on ollut puutteellinen riskienhallinta myyntivaiheessa. Yrityksessä aiemmin kokeillut ratkaisut on todettu liian työläiksi, jonka vuoksi ratkaisut eivät ole jääneet pysyvästi käyttöön. Nykyisellään yrityksellä ei ole käytössään selkeää myyntivaiheen riskienhallintaa, jota ohjaisivat tietyt kriteerit. Toiminta on johtanut siihen, että riskien selvittäminen on jäänyt projektien toteutusvaiheen alkuun. Myöhäinen riskien kartoitus ja käsittely johtavat kasvavaan riskien toteutumisen todennäköisyyteen ja aiheuttavat erinäisiä haasteita projektien läpiviemiselle.

Uutta prosessia lähdettiin kehittämään kolmella tutkimusmenetelmällä. Dokumenttipohjaisen tutkimuksen avulla perehdyttiin yrityksen aiempiin riskienhallintadokumentteihin ja käytössä oleviin ohjeisiin. Työpajan avulla myyntiorganisaation eri sidosryhmiltä kerättiin tietoa yrityksen teknisistä ja kaupallisista riskeistä sekä niiden tunnistamiseen parhaiten soveltuvista menetelmistä. Työssä kehitettyä riskientarkastuslomaketta ja aiemmin tunnistettuja haasteita vahvistettiin asiantuntijahaastatteluilla.

Tutkimusmenetelmien avulla yritykselle kehitettiin uusi riskienhallintaprosessi ja kolme työkalua. Prosessi yhdistää aikaisemmin pirstaloituneet toiminnot selkeäksi kokonaisuudeksi, jossa jokaiselle toiminnolle on määriteltynä toimintaa ohjaavat kriteerit. Yrityksen ongelmien havaittiin liittyvän riskien tunnistuksessa käytettävään kysymysten suureen määrään ja riskien arvioinnin työläyteen. Lisäksi työkalujen irrallinen toiminta on luonut kynnyksen, joka helposti johtaa työkalujen käyttämättömyyteen. Uusi prosessi pyrkii integroituun malliin, jossa työkalut seuraavat tarjousprosessin muiden tehtävien mukana. Huomiota on kiinnitetty toimintojen selkeyteen ja keveyteen, joka ohjaa vain tarkoituksenmukaisiin katselmointeihin ja käsittelyihin. Prosessi parantaa toimitusorganisaatiolle luovutettavien projektien laatua sekä luo arvoa yritykselle toiminnan tehokkuuden, ennustettavuuden ja paremman kannattavuuden kautta.