Tiedolla johtaminen osana teknisiä viranomaispalveluja

Abstract

Tutkimuksessa tarkastellaan tiedolla johtamisen käytänteitä siitä näkökulmasta, että julkiset palvelut voisivat olla vieläkin älykkäämmin toteutettuja. Tiedon konkreettinen hyödyntäminen julkisissa palveluissa ei kuitenkaan ole itsestäänselvyys, joten on tärkeää kuvata ja analysoida niitä keinoja, jotka toiminnassa tulisi ottaa huomioon. Kohdeorganisaationa on Tampereen kaupungin kaupunkiympäristön palvelualueen tekniset viranomaispalvelut ja tutkimus linkittyykin osaksi aiemmin toteutettua kehityshanketta. Tutkimuksen tavoitteena on lisätä ymmärrystä ja tietoa yhteisen tiedontuotannon toimivista käytänteistä, joita tekninen viranomaistoiminta voi hyödyntää tiedolla johtamisen keinoin. Tutkimuksessa selvitetään myös teknisten viranomaispalvelujen nykytila ja kehitystarpeet, jotta toimintaa voidaan ohjata yhtenäisemmäksi sekä asiakaslähtöisemmäksi. Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena, sillä kohteena oli organisaation pienempi osakokonaisuus. Empiirinen aineisto tutkimusta varten on kerätty käyttäen sähköistä kyselylomaketta. Julkinen sektori on tärkeässä roolissa rakennettaessa kestävää, toimivaa ja tehokasta yhteiskuntaa. Kansalaisilla ja kuntalaisilla on omat odotuksensa julkisen sektorin toiminnasta sekä erityisesti julkisista palveluista, sillä rahoitetaanhan ne yhteisin varoin. Onkin tärkeää tällöin pyrkiä huomioimaan kuntayhteisön tarpeet sekä sidosryhmien odotukset. Tiedolla johtamisen tärkeimmät sovellusalueet voivat olla apuna, kun halutaan ymmärtää liiketoimintaympäristöä kokonaisvaltaisesti, tällöin päätöksenteko ja kehittäminen tapahtuu tiedon avulla. Kun pyritään parantamaan julkisen palvelutuotannon tuloksellisuutta, on hyvä huomioida keskenään keskustelevat tietojärjestelmät ja varmistaa tiedon kulku yli hallintorajojen. Tiedolla johtamisessa painotetaan tiedon hyödyntämistä niin, että tietoa jalostetaan ja analysoidaan käyttökelpoiseksi. Tiedon tuottamisen ja analysoinnin tavat ovat kehittyneet paljon teknologian ja digitalisaation myötä, joten tiedon käyttämisen merkitys on usein kiinni organisaatiokulttuurista. Tiedolla itsellään ei periaatteessa tee mitään, mutta tiedon arvo realisoituu siinä vaiheessa, kun sitä käytetään konkreettisesti esimerkiksi ohjaamaan organisaation toimintaa. Tutkimuksen keskeiset tulokset liittyvät tiedolla johtamisen mahdollistaviin käytäntöihin, jolla pyritään luomaan yhteistä tiedontuotantoa. Organisaation tulee olla yhtenäinen kokonaisuus, joka mahdollistaa hyvät tietotekniset ratkaisut, jotta myös palvelu olisi yksiköiden välillä tasalaatuista. Kun organisaatiossa mahdollistetaan yhteinen tiedontuotanto, myös siiloissa työskentelemisen uhka vähenee. Teknisten viranomaispalvelujen toiminta nähdään vastuullisena ja riskit huomioivana, mikä on tärkeää, sillä kaikessa viranomaistoiminnassa tulee ottaa huomioon sille asetetut lainsäädännön vaatimukset. Tiedon hyödyntämisen ongelmaksi saattaa kuitenkin muodostua organisaatiokulttuuri, jossa poliittiset luottamushenkilöt eivät ole niin kiinnostuneita tiedon käyttämisestä päätöksenteon tukena.