Hankintaprosessien kehittäminen lentokoneteollisuuden valmistavassa yrityksessä

Abstract

Perinteisesti hankinta on nähty yrityksissä operatiivisena tukitoimintona, mutta sen merkitys kilpailukykyä edistävänä toimintona on kasvanut viime vuosina. Hankinnan merkityksen kasvaessa ovat myös hankintaprosessit ja niiden kehittäminen saaneet suurempaa huomioita yrityksissä ja kirjallisuudessa. Tämän diplomityön kohdeyrityksessä on tunnistettu hankintaprosessien olevan puutteellisia ja vaativan kehittämistä. Tutkimuksen tarkoituksena on kehittää lentokoneteollisuuden yrityksen hankintaprosesseja vastaamaan lentokoneteollisuuden niille asettamia vaatimuksia ja kohdeyrityksen toiminnan nykytilan vaatimuksia. Diplomityö toteutettiin monimenetelmäisenä konstruktiivisena tutkimuksena. Tutkimuksessa hyödynnettiin kvantitatiivista primääridataa sekä kvalitatiivista primääri- ja sekundääridataa hankintaprosessien nykytilan määrittämisessä. Hankintaprosesseihin liittyviä kehityskohteita ja ongelmia tunnistettiin hankintaprosessien maturiteettianalyysin, lentokoneteollisuuden laatuvaatimusten analyysin ja puolistrukturoitujen haastattelujen avulla. Hankintaprosessien kehitystyössä hyödynnettiin myös tukena vallitsevaa hankintaprosesseihin liittyvää kirjallisuutta. Lisäksi kehitetyille hankintaprosesseille tehtiin konstruktiiviselle tutkimukselle ominainen heikko markkinatesti. Tutkimuksessa havaittiin, että kohdeyrityksen hankintaprosessit ovat puutteellisia eivätkä vastaa niille asetettuja lentokoneteollisuuden vaatimuksia. Hankintaprosessien keskeisimmät tunnistetut kehityskohteet olivat prosessien dokumentoinnin informatiivisuus, prosessien vaiheiden kuvausten puutteellisuus sekä prosessien puutteelliset ja virheelliset linkitykset muihin kohdeyrityksen prosesseihin ja tarkempaan ohjeistukseen. Tutkimuksessa tunnistettiin myös yksittäisten prosessien tasolla olevia ongelmia, jotka keskittyivät päätöksenteon kriteereihin ja prosesseista puuttuviin vaiheisiin. Lisäksi tutkimuksessa havaittiin, että kohdeyrityksessä ei ole määritetty ja dokumentoitu epäsuoran hankinnan prosessia. Tutkimuksessa kehitettiin kohdeyrityksen suoran hankinnan prosesseja ja mallinnettiin epäsuoran hankinnan prosessi. Hankintaprosessien keskeisimpiä kehitystoimia olivat vaiheiden kuvausten päivittäminen sekä linkityksien rakentaminen kohdeyrityksen muihin prosesseihin ja tarkempaan ohjeistukseen. Lisäksi hankintaprosessien dokumentoinnin informatiivisuutta parannettiin implementoimalla uimaratakaaviot. Tutkimuksessa kehitettiin myös suoran hankinnan prosessien prosessikohtaisia ongelmia ja kehityskohteita tarkentamalla prosessien vaiheiden järjestystä ja sisältöä sekä määrittämällä kriteereitä päätöksenteon tueksi prosessien eri vaiheisiin. Kohdeyritykselle mallinnettiin lisäksi epäsuoran hankinnan prosessi, jossa kuvattiin epäsuorien hankintojen tekeminen yksittäisen työntekijän näkökulmasta ottamalla huomioon samanaikaisesti yrityksen ja hankintatoiminnon näkökulma. Kehitetyille hankintaprosesseille toteutettiin heikko markkinatesti, jonka perusteella hankintaprosessit otetaan käyttöön kohdeyrityksessä.

Traditionally purchasing has been an operative support function in companies but its significance has been growing in recent years. When the significance of purchasing has grown also purchasing processes and developing of purchasing processes have gain more attention in companies and literature. The purchasing processes of the case company has been identified to be defective and requiring development. The purpose of this Master of Science Thesis is to develop purchasing processes of a manufacturing aerospace company to meet the quality requirements of the aerospace industry and to be in line with the current activities of the case company. This Master of Science Thesis is executed as a mixed method constructive research. In this research quantitative primary data in addition to qualitative primary and secondary data were used to determine the current state of the purchasing processes. The development areas and problems of the purchasing processes were identified using maturity analysis of the purchasing processes, aerospace industry’s quality requirements analysis and semi-structured interviews. Relevant literature was also used in the development of the purchasing processes. A weak market test which is an essential part of constructive research was performed for the developed purchasing processes. In this research it was noticed that the purchasing processes were defective and did not meet the quality requirements of aerospace industry. The key development areas identified in purchasing processes were the need to develop the documentation of the processes more informative, imperfection of the phase descriptions of the processes and the incorrect and missing linkages between the processes and more specific instructions. There were also process specific development areas identified in this research which were related to decision making criteria and missing phases in the processes. Also, it was noticed that in the case company there was not a described and documented process for indirect purchasing. In this research direct purchasing processes were developed and a process for indirect purchasing was modeled for the case company. The key development actions of the purchasing processes were updating the phase descriptions and building linkages to other processes and more specific instructions. Also, the swim lane diagrams were implemented for the documentation of the processes to make the processes more informative. Process specific development areas and problems of the direct purchasing processes were also developed by updating the order and the content of the phases of the processes and determining criteria to support decision making in the different phases of the processes. The indirect purchasing process was described and modeled for the case company. The described indirect purchasing process was modeled from a single employee’s view considering the company’s and purchasing function’s aspects at the same time. The weak market test was performed to the developed purchasing processes and based on the test the purchasing processes will be adopted by the case company.