Markkinoiden kuuleminen julkisen hankkeen valmistelussa

Abstract

Julkiset hankinnat ovat julkisten hankintayksiköiden tekemiä hankintoja, joita he tekevät organisaationsa ulkopuolisilta tahoilta. Julkiset hankinnat ovat merkittävä menoerä valtion budjetissa, jonka takia niihin liittyvien kustannussäästöjä tuovien mahdollisuuksien tutkiminen on tarpeellista. Koska julkisten hankintojen tekemisestä on säädetty Suomen laissa, on julkisten hankintayksiköiden mahdollisuudet kustannussäästöjä tuovien ratkaisujen kehittämiseen rajalliset. Looginen lähtökohta on kehittää hankintayksiköiden toimintaa hankintojen valmisteluvaiheessa, jonka aikaisesta toiminnasta ei hankintalaissa säädetä kuten kilpailutusvaiheessa. Eräs tapa kehittää toimintaa, on huomioida markkinatoimijoiden näkemykset yksittäisestä hankinnasta tai kokonaisesta hankkeesta jo siinä vaiheessa, kun tarjouspyyntöasiakirjoja ollaan vasta laatimassa. Tässä tutkimuksessa käsiteltiin hankintayksiköiden toimintaa julkisten rakennushankkeiden ja rakennusurakoiden kilpailutuksen valmisteluvaiheessa.

Markkinoiden kuulemisella tarkoitetaan markkinatoimijoiden informointia sekä heidän kanssaan käytävää vuoropuhelua hankkeen tai hankinnan valmisteluvaiheessa. Menettelyn on katsottu olevan hyödyllinen sekä tilaaja- että tarjoajaorganisaatioille. Markkinoita kuulemalla voidaan edesauttaa aidon ja tuloksellisen tarjouskilpailun syntymistä sekä mahdollistaa kustannustehokkaiden ja tavoitteita vastaavien hankintojen tekeminen. Tämän tutkimuksen tavoitteena oli selvittää julkisten hankkeiden valmisteluvaiheessa markkinatoimijoiden kanssa käytävän vuoropuhelun ja informoinnin parhaita käytäntöjä; millä tavoin toteutettava markkinoiden kuuleminen tuottaa parhaiten lisäarvoa hankkeen kilpailuttamiselle ja toteuttamiselle.

Tutkimus on luonteeltaan kvalitatiivinen ja se koostuu kirjallisuustutkimuksena toteutetusta teoriaosiosta sekä tätä täydentävästä case-tutkimuksesta. Kirjallisuustutkimusosuus käsittelee markkinoiden kuulemisprosessia osana julkisia hankintoja, informointiin ja vuoropuheluun käytettyjä menetelmiä ja käytäntöjä sekä julkisten hankkeiden ja hankintojen valmisteluvaiheen tärkeimpiä tehtäviä. Case-tutkimus toteutettiin haastattelu- ja kyselytutkimuksena. Haastattelut toteutettiin teemahaastatteluina, joissa haastateltavina oli kolmen eri Väyläviraston väylähankkeen ja kahden ratahankkeen osalta projektinjohdollisessa tehtävässä toimineita henkilöitä. Kyselytutkimusta käytettiin tutkimusmenetelmänä tarjoajaorganisaatioiden näkökulman selvittämiseen ajankohtaisissa case-hankkeissa.

Diplomityön keskeisenä tuloksena selvitettiin parhaita konkreettisia käytäntöjä markkinoiden kuulemiseksi tulevissa Väyläviraston hankinnoissa. Tuloksena muodostettiin lista hankintayksiköiden tarpeista ja tavoitteista valmisteluvaiheessa, jotta markkinoiden kuulemisen ja tarvittavien toimenpiteiden tarvetta ja laajuutta voitaisiin arvioida paremmin. Lisäksi kuvattiin erilaisten markkinoiden kuulemiseksi soveltuvien menetelmien osalta aidosti lisäarvoa tuottavia käytäntöjä, joiden systemaattinen noudattaminen sujuvoittaa prosessia sekä mahdollistaa parempien tarjouspyyntöasiakirjojen laatimisen ja lopulta parempien tarjousten saamisen. Selkeämpien tarjouspyyntöasiakirjojen ja parempien tarjousten myötä todennäköisyys sille kasvaa, että varsinainen sopimusvaihe on sujuvampi ja lopullinen tuote aiempaa laadukkaampi.