Haasteet julkisen tietojärjestelmähankinnan prosessissa: tapaustutkimus suomalaisesta energia-alan yhtiöstä
Roponen, Jaakko (2020)
2020
Tuotantotalouden DI-tutkinto-ohjelma - Degree Programme in Industrial Engineering and Management, MSc (Tech)
Tekniikan ja luonnontieteiden tiedekunta - Faculty of Engineering and Natural Sciences
This publication is copyrighted. Only for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2020-04-01
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-202003252879
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-202003252879
Tiivistelmä
Tietojärjestelmähankinta on yritykselle merkittävä investointi niin kustannuksiltaan kuin liiketoiminnallisilta vaikutuksiltaan. Tietojärjestelmähankinnan onnistuessa uusi järjestelmä tehostaa ja kehittää yrityksen liiketoimintaa. Toisaalta epäonnistuneet tietojärjestelmähankinnat voivat aiheuttaa yritykselle sekä taloudellisia että liiketoiminnallisia ongelmia. Julkisella sektorilla tietojärjestelmähankintojen onnistumisella on lisäksi kriittinen rooli yhteiskunnalle merkittävien toimintojen turvaamisessa ja sujuvuuden varmistamisessa.
Julkisten tietojärjestelmähankintojen on todettu usein olevan monimutkaisempia ja haastavampia kuin yksityisen sektorin vastaavat hankinnat. Tämä voi osittain johtua julkisia hankintoja koskevasta lainsäädännöstä, joka määrää säännöt ja menettelytavat, joiden mukaisesti hankintayksikön on suoritettava hankintansa, ja täten toisinaan rajoittaa hankintayksikön mahdollisuuksia ohjata hankintojaan pelkästään omien tavoitteidensa ja käytäntöjensä mukaisesti. Vaikka julkiset tietojärjestelmähankinnat on todettu haastaviksi, kirjallisuudessa on kuitenkin vielä melko vähän tutkimuksia julkisen tietojärjestelmähankinnan haasteista ja niiden sijoittumisesta hankintaprosessin eri vaiheisiin.
Tässä diplomityössä selvitettiin, millaisia haasteita julkisissa tietojärjestelmähankinnoissa esiintyy (tutkimuskysymys 1), ja miten tunnistetut haasteet sijoittuvat julkisen tietojärjestelmähankinnan prosessin vaiheisiin (tutkimuskysymys 2). Tutkimus keskittyi julkisen tietojärjestelmähankinnan hankintaprosessiin ja haasteisiin hankintayksikön näkökulmasta. Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena julkisessa energia-alan hankintayksikössä, joka hankki uuden toiminnanohjausjärjestelmän neuvottelumenettelyllä. Tutkimuksen empiirinen aineisto kerättiin haastatteluilla ja osallistuvalla havainnoinnilla. Haastatteluja pidettiin hankintaan osallistuneille hankintayksikön projektiryhmäläisille ja hankintayksikön ulkopuolisille neuvonantajille. Tutkimuksessa käytettiin hyväksi aiemmin kirjallisuudessa muodostettuja julkisten tietojärjestelmähankintojen haastekategorioita ja kirjallisuuskatsauksen pohjalta muodostettua julkisen tietojärjestelmähankinnan prosessimallia.
Tutkimuksessa tunnistettiin kaikkiaan 26 julkiseen tietojärjestelmähankintaan liittyvää haastetta 12 haastekategoriassa. Tutkimuksessa tunnistetut merkittävimmät haasteet liittyivät vaatimusmäärittelyihin ja valintakriteerien laatimiseen, vähäisiin hankintaan käytettävissä oleviin henkilöresursseihin, hankintalainsäädäntöön, vajaaseen hankintaosaamiseen, kommunikointiin eri osapuolten kesken, toimittajan ja hankintayksikön kulttuurieroihin projektinhallinnassa sekä kiinteähintaiseen sopimukseen. Suurin osa empiriassa kohdatuista haasteista on tunnistettu kirjallisuudessa jo aiemmin, mutta tutkimuksessa tunnistettiin myös joukko uusia ja vielä vähän tutkittuja haasteita.
Tutkimuksessa tunnistetut haasteet sijoittuvat laajasti hankintaprosessin eri vaiheisiin. Eniten haasteita esiintyi hankintadokumentaation laadinnan vaiheessa. Isoa osaa tunnistetuista haasteista on kuitenkin hallittava läpi hankintaprosessin.
Tutkimus lisää hankintayksikköjen ymmärrystä julkisessa tietojärjestelmähankinnassa mahdollisesti kohdattavista haasteista. Haasteiden tunnistaminen jo hankinnan suunnitteluvaiheessa lisää hankintayksiköiden mahdollisuuksia huomioida haasteita ennaltaehkäisevästi. Lisätutkimusta kuitenkin vielä tarvitaan haasteiden hallinnan toimivista käytännöistä hankintaprosessissa. Acquiring an information system is a significant investment for a company, both in terms of costs and business implications. When an acquisition is successful the new system improves the efficiency of company's business operations. On the other hand, unsuccessful acquisitions of information systems can cause both financial and business problems for the company. In the public sector, the success of procurement of information systems also plays a critical role in securing and ensuring the smooth running of important societal activities.
Procurement of public information systems has often been stated as more complex and challenging than the corresponding activities in the private sector. This may be due in part to public procurement law, which determines the rules and procedures for the contracting entity to execute its procurement, thereby sometimes limiting the contracting entity's possibilities to adjust the procurement according purely to its own objectives and practices. Although public procurement of information systems has been identified challenging, there is still little literature on the challenges of public procurement of information systems and their occurrence at different stages of the procurement process.
The purpose of this thesis was to discover what kind of challenges there occurs in a public procurement of information systems (research question 1), and how the identified challenges relate to the different stages of the public procurement process (research question 2). The research focused on the public procurement process of information systems and its challenges from the perspective of a contracting entity. The study was conducted as a case study regarding a public energy sector company that acquired a new ERP system through a negotiated procedure. The empirical data was collected through interviews and participant observation. Interviewees included project team members from the contracting entity and external advisors who were involved in the procurement. The study utilized the challenge categories of public procurement of information systems formed in earlier literature and the literature-based process model of public procurement of information systems.
In the study, a total of 26 challenges in 12 challenge categories were identified. The major challenges identified related to determining the requirement specifications and the selection criteria, the limited human resources available for procurement, the procurement legislation, scarce procurement know-how, communication between various parties, cultural differences of project management between the supplier and the contracting entity and fixed price contracts. Most of the challenges encountered in the case study have been previously identified in the literature, but the study also identified a number of new, yet unexplored challenges.
The challenges identified in the study divide broadly to different stages of the public procurement process. Most challenges occurred during the preparation of the procurement documentation. However, many of the challenges identified need to be managed throughout the procurement process.
The research increases the contracting entities’ understanding about the potential challenges that may arise in the public procurement of information systems. Identifying challenges early in the planning of the procurement process increases contracting entities’ ability to address challenges proactively. However, further research is still needed on effective practices for managing the challenges in the procurement process.
Julkisten tietojärjestelmähankintojen on todettu usein olevan monimutkaisempia ja haastavampia kuin yksityisen sektorin vastaavat hankinnat. Tämä voi osittain johtua julkisia hankintoja koskevasta lainsäädännöstä, joka määrää säännöt ja menettelytavat, joiden mukaisesti hankintayksikön on suoritettava hankintansa, ja täten toisinaan rajoittaa hankintayksikön mahdollisuuksia ohjata hankintojaan pelkästään omien tavoitteidensa ja käytäntöjensä mukaisesti. Vaikka julkiset tietojärjestelmähankinnat on todettu haastaviksi, kirjallisuudessa on kuitenkin vielä melko vähän tutkimuksia julkisen tietojärjestelmähankinnan haasteista ja niiden sijoittumisesta hankintaprosessin eri vaiheisiin.
Tässä diplomityössä selvitettiin, millaisia haasteita julkisissa tietojärjestelmähankinnoissa esiintyy (tutkimuskysymys 1), ja miten tunnistetut haasteet sijoittuvat julkisen tietojärjestelmähankinnan prosessin vaiheisiin (tutkimuskysymys 2). Tutkimus keskittyi julkisen tietojärjestelmähankinnan hankintaprosessiin ja haasteisiin hankintayksikön näkökulmasta. Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena julkisessa energia-alan hankintayksikössä, joka hankki uuden toiminnanohjausjärjestelmän neuvottelumenettelyllä. Tutkimuksen empiirinen aineisto kerättiin haastatteluilla ja osallistuvalla havainnoinnilla. Haastatteluja pidettiin hankintaan osallistuneille hankintayksikön projektiryhmäläisille ja hankintayksikön ulkopuolisille neuvonantajille. Tutkimuksessa käytettiin hyväksi aiemmin kirjallisuudessa muodostettuja julkisten tietojärjestelmähankintojen haastekategorioita ja kirjallisuuskatsauksen pohjalta muodostettua julkisen tietojärjestelmähankinnan prosessimallia.
Tutkimuksessa tunnistettiin kaikkiaan 26 julkiseen tietojärjestelmähankintaan liittyvää haastetta 12 haastekategoriassa. Tutkimuksessa tunnistetut merkittävimmät haasteet liittyivät vaatimusmäärittelyihin ja valintakriteerien laatimiseen, vähäisiin hankintaan käytettävissä oleviin henkilöresursseihin, hankintalainsäädäntöön, vajaaseen hankintaosaamiseen, kommunikointiin eri osapuolten kesken, toimittajan ja hankintayksikön kulttuurieroihin projektinhallinnassa sekä kiinteähintaiseen sopimukseen. Suurin osa empiriassa kohdatuista haasteista on tunnistettu kirjallisuudessa jo aiemmin, mutta tutkimuksessa tunnistettiin myös joukko uusia ja vielä vähän tutkittuja haasteita.
Tutkimuksessa tunnistetut haasteet sijoittuvat laajasti hankintaprosessin eri vaiheisiin. Eniten haasteita esiintyi hankintadokumentaation laadinnan vaiheessa. Isoa osaa tunnistetuista haasteista on kuitenkin hallittava läpi hankintaprosessin.
Tutkimus lisää hankintayksikköjen ymmärrystä julkisessa tietojärjestelmähankinnassa mahdollisesti kohdattavista haasteista. Haasteiden tunnistaminen jo hankinnan suunnitteluvaiheessa lisää hankintayksiköiden mahdollisuuksia huomioida haasteita ennaltaehkäisevästi. Lisätutkimusta kuitenkin vielä tarvitaan haasteiden hallinnan toimivista käytännöistä hankintaprosessissa.
Procurement of public information systems has often been stated as more complex and challenging than the corresponding activities in the private sector. This may be due in part to public procurement law, which determines the rules and procedures for the contracting entity to execute its procurement, thereby sometimes limiting the contracting entity's possibilities to adjust the procurement according purely to its own objectives and practices. Although public procurement of information systems has been identified challenging, there is still little literature on the challenges of public procurement of information systems and their occurrence at different stages of the procurement process.
The purpose of this thesis was to discover what kind of challenges there occurs in a public procurement of information systems (research question 1), and how the identified challenges relate to the different stages of the public procurement process (research question 2). The research focused on the public procurement process of information systems and its challenges from the perspective of a contracting entity. The study was conducted as a case study regarding a public energy sector company that acquired a new ERP system through a negotiated procedure. The empirical data was collected through interviews and participant observation. Interviewees included project team members from the contracting entity and external advisors who were involved in the procurement. The study utilized the challenge categories of public procurement of information systems formed in earlier literature and the literature-based process model of public procurement of information systems.
In the study, a total of 26 challenges in 12 challenge categories were identified. The major challenges identified related to determining the requirement specifications and the selection criteria, the limited human resources available for procurement, the procurement legislation, scarce procurement know-how, communication between various parties, cultural differences of project management between the supplier and the contracting entity and fixed price contracts. Most of the challenges encountered in the case study have been previously identified in the literature, but the study also identified a number of new, yet unexplored challenges.
The challenges identified in the study divide broadly to different stages of the public procurement process. Most challenges occurred during the preparation of the procurement documentation. However, many of the challenges identified need to be managed throughout the procurement process.
The research increases the contracting entities’ understanding about the potential challenges that may arise in the public procurement of information systems. Identifying challenges early in the planning of the procurement process increases contracting entities’ ability to address challenges proactively. However, further research is still needed on effective practices for managing the challenges in the procurement process.