Factors affecting successful cloud adoption in Finnish organizations

Abstract

In literary cloud, its characteristics and models related to it have been widely discussed. Cloud services are seen to provide various benefits when compared to on-premise solutions even though there are various challenges connected to them. There is however restricted amount information available on adoption of cloud services, and interest to find out more. Therefore, intention of the research was to examine cloud adoption in Finland. It was seen as valuable to define how moving to cloud had proceeded in Finland and what were the items that had affected adoption one way or another. Therefore, the study targeted to respond the questions: What is the status of cloud adoption in Finnish large organizations and what kinds of factors affect cloud adoption and its success and how?

Literature review was done to examine the theoretical background and to study empirical research created about the subjects. Central concepts such as cloud, cloud adoption and information systems success were defined based on the findings. Literature guided to utilize diffusion of innovation theory and technology-organization-environment framework to examine the factors and their effect on cloud adoption in organizational level. Information systems success model supported with clarification of factors that affect the success of implementing new information systems such as cloud services. Literature research supported the design, testing and carrying out survey which was the primary research method of the thesis. Study was conducted to gather views on cloud service adoption from representatives of Finnish large organizations and complement material gathered from literature. Received 32 responses were analyzed and compared to literary sources to respond to the research questions and to assess the results.

The results express that the degree of large organizations that had been moved to cloud in Finland was considerably high as 94 percent of surveyed organizations had cloud services already in use. This value did not differ notably from other sources. Processes that had been moved to cloud the most were related to collaboration, human resources, customer relationship management, reporting and planning, sales and marketing. Based on results it is likely that the attention will shift in the following years to enterprise resource planning, and billing and invoicing in addition to marketing, human resources, customer relationship management, and reporting and planning. Effective factors related to cloud adoption emphasized all three contexts: technology, organization and environment. Especially relative advantage, ease of use, top management support, readiness and competence, and partner pressure were brought forward. They all are seen to be drivers of the adoption. Factors affecting cloud adoption success that were valued the most by the organizations highlighted especially items related to organization and projects. These were the state of information systems in organization, organizational competence, and culture and policies. They define the required changes, ability to prepare ahead and effort needed to adopt. In addition to these, trust was found to be considerably valuable for the success to be able to respond to the decrease of control over service. Findings of the re-search can be generalized to some extent. Value of the research derive from presentation of new information related to cloud adoption status in Finland, views on cloud services and importance of the factors. The findings can be utilized to compare organization’s progress of cloud adoption to others, examine factors and their affect in addition to assess which factors could be worth of concentration when moving to cloud or extending the scope.

Kirjallisuudessa pilvi, sen ominaisuudet ja siihen liittyvät mallit ovat olleet laajasti esillä. Pilvipalveluiden nähdään tarjoavan erilaisia hyötyjä verrattaessa niitä perinteisiin paikallisiin ohjelmistoihin (on-premise), vaikka niihin liitetään myös monenlaisia haasteita. Saatavilla on kuitenkin vain rajattu määrä tietoa pilvipalvelujen adoptoinnista, ja kiinnostusta tietää lisää. Siitä syystä tämän tutkimuksen tarkoituksena oli tarkastella pilvipalvelujen adoptointia Suomessa. Nähtiin tärkeänä selvittää, miten pilveen siirtyminen oli Suomessa edennyt ja mitkä asiat olivat vaikuttaneet adoptioon tavalla tai toisella. Siksi työn tavoitteena oli vastata seuraaviin kysymyksiin: Mikä on pilvipalvelujen adoptoinnin tila suomalaisissa organisaatioissa ja minkälaiset tekijät vaikuttavat adoptioon, sen onnistumiseen ja miten?

Kirjallisuuskatsaus tehtiin teoreettisen taustan ja aiheesta tehtyjen empiiristen tutkimuksien tarkastelemiseksi. Keskeiset konseptit kuten pilvi, pilvipalvelujen adoptointi ja tietojärjestelmien onnistuminen määriteltiin perustuen niistä tehtyihin löydöksiin. Kirjallisuus ohjasi hyödyntämään innovaatioiden leviämiseen liittyvää teoriaa (diffusion of innovation) ja teknologia-organisaatio-ympäristö -kehikkoa (technology-organization-environment framework) tarkastelemaan pilvipalvelujen adoptointiin liittyviä tekijöitä ja niiden vaikutuksia organisaation tasolla. Tietojärjestelmien onnistumiseen liittyvä malli tuki selvitystä tekijöistä, jotka vaikuttavat uusien tietojärjestelmien kuten pilvipalveluiden implementoinnin onnistumiseen. Kirjallisuustutkimus tuki työn ensisijaisen tutkimusmenetelmän eli kyselytutkimuksen suunnittelua, testausta ja toteutusta. Tutkimus teetettiin pilvipalveluiden adoptointiin liittyvien näkemysten keräämiseksi suomalaisten organisaatioiden edustajilta täydentämään kirjallisuudesta kerättyä materiaalia. Vastaanotetut 32 vastausta analysoitiin ja tuloksia vertailtiin kirjallisuuteen tutkimuskysymyksiin vastaamiseksi ja tulosten arvioimiseksi.

Tulokset esittävät, että suurten organisaatioiden siirtyminen pilveen on ollut huomattavan suurta, sillä 94 prosenttilla tarkastelluista organisaatioista oli pilvipalveluita jo käytössään. Arvo ei eronnut merkittävästi muista lähteistä. Prosessit, joita organisaatiot olivat eniten siirtäneet pilveen, liittyivät yhteistyöhön, henkilöstöön, asiakkuudenhallintaan, raportointiin ja suunnitteluun, myyntiin ja markkinointiin. Tulosten perusteella on todennäköistä, että huomio siirtyy lähitulevaisuudessa toiminnanohjaukseen ja laskutukseen, markkinoinnin, henkilöstön, asiakkuudenhallinnan, sekä raportoinnin ja suunnittelun prosessien lisäksi. Pilvipalveluiden adoptointiin vaikuttavat tekijät painottivat kaikkia kolmea kontekstia: teknologiaa, organisaatiota ja ympäristöä. Erityisesti suhteellinen hyöty, helppokäyttöisyys, johdon tuki, organisaation valmius ja kyvyt, sekä paine kumppanilta tulivat esille. Ne kaikki nähdään adoptoinnin edistäjinä. Organisaatiot nostivat esille heidän eniten arvostamistaan pilvipalvelujen adoptoinnin onnistumiseen liittyvistä tekijöistä ne, jotka liittyvät organisaatioon ja projekteihin. Niitä olivat organisaation tietojärjestelmien tila, organisaation kyvykkyydet sekä kulttuuri ja toimintaperiaatteet. Ne määräävät muun muassa tarvittavien muutosten laajuudeen, kyvyn valmistautua tulevaan ja adoptioon vaadittavan panostuksen. Näiden lisäksi luottamus nähtiin huomattavan arvokkaana onnistumiselle, sillä pilvipalvelujen adoptointi johtaa hallinnan määrän vähenemiseen tietojärjestelmästä, joka vaatii luottamusta. Työn arvo perustuu uudenlaisen tiedon esittämiseen liittyen pilvipalveluiden adoptoinnin tilaan Suomessa, näkemyksiin pilvipalveluista ja tekijöiden tärkeyteen. Tuloksia voidaan hyödyntää vertaillakseen organisaation pilvipalvelun adoptoinnin etenemistä muihin, vaikuttavien tekijöiden tarkastelemiseen sekä arvioimaan, mihin tekijöihin on hyvä kiinnittää huomiota pilvipalveluihin siirryttäessä tai niitä laajennettaessa.