Menetelmä liiketoimintatiedon hallinnan projektin määrittelyyn

Abstract

Nykypäivänä yritysten toiminnasta kerätään hyvin paljon dataa. Yritysten ongelmana onkin pitkään ollut löytää tapoja hyödyntää dataa. Aikaisemmin tämä ongelma koski vain suuria yrityksiä, mutta nykyisellä informaatioaikakaudella ongelma koskettaa laajasti kaiken kokoisia yrityksiä. Monet ovatkin heränneet tähän ongelmaan ja aloittaneet projekteja, joissa datasta jalostetaan informaatiota ja sitä kautta pyritään parantamaan omia prosesseja ja saamaan kilpailuetua. Usein projektit kuitenkin epäonnistuvat ja yksi syy on, että projekteja ei osata määritellä tarpeeksi hyvin.

Tämän diplomityön tavoitteena on luoda menetelmä, jonka avulla liiketoimintatiedonhallinnan projekteja voitaisiin saada onnistumaan paremmin. Menetelmä on luotu hyödyntäen kirjallisuutta ja haastattelemalla eri kohderyhmiä. Kirjallisuudesta löydettiin monia ammattilaisten löytämiä syitä epäonnistuneelle määrittelyllä ja lisäksi löydettiin joitain ratkaisuja ja toimintaehdotuksia, joilla onnistuminen voitaisiin varmistaa. Haastatteluissa haastateltiin niin liiketoiminnan edustajia kuin liiketoimintatiedonhallinnan parissa mittavan uran tehneitä konsultteja. Heidän huomionsa onnistumisista, epäonnistumisista ja määrittelystä yleisesti yhdistettiin kirjallisuuden löydösten kanssa. Näiden tietojen yhdistelmästä on syntynyt tutkimuksessa esitelty menetelmä. Tutkimus tehtiin suunnittelututkimuksena, jonka artefaktiksi suunniteltiin menetelmä määrittelyyn. Tätä menetelmää arvioitiin ja se vahvistettiin heikolla markkinatestillä.

Tutkimuksen tuloksena huomattiin, että yhtenä suurimpana syynä määrittelyn epäonnistumiseen nähtiin valmistautuminen. Liiketoiminnan edustajat eivät ole selkeyttäneet itselleen haluamaansa tavoitetta tai ongelmaa, johon projektissa syntyvä ratkaisu tulisi vastaamaan. Konsulttipuolella taas ei olla valmistauduttu esittämään tärkeitä kysymyksiä, joiden avulla saataisiin selvyys mikä on oikea ongelma, johon ratkaisua ollaan toteuttamassa ja mihin tarpeeseen projektin ratkaisua ollaan toteuttamassa. Toinen selkeä löydös oli kokoonpanon tärkeys. Oikeaan lopputulokseen on lähes mahdotonta päästä, jos projektia ei ole määrittelemässä ne henkilöt, jotka asiasta tietävät ja osaavat toteuttaa ratkaisun. Tutkimus ratkaisikin ongelman tekemällä ehdotuksen määrittelyn kokoonpanosta. Kokoonpanon tulee olla mahdollisimman pieni, mutta ehdottomasti sisältää projektipäällikön, kaksi konsulttia ja liiketoiminnan puolelta yhden henkilön jokaiselta ratkaisuun liittyvältä liiketoiminta-alueelta.

Lisäksi tutkimuksessa huomattiin molempien osapuolien sitoutumisen tarve. Ei riitä, että vain toinen osapuoli on valmis käyttämään resursseja vaadittavan verran, vaan sitoutumista ja resursseja vaaditaan molemmin puolin. Menetelmässä onkin jaettu tehtävät toimenpiteet aina jommankumman osapuolen vastuuksi tai yhteiseksi vastuuksi. Menetelmään on myös sisällytetty projektinhallinnallinen toiminta, johon on syytä kiinnittää huomiota jo projektin määrittelyvaiheessa.