Ohjelmistorobotiikan hyödyntämisen luoma arvo toiminnanohjausjärjestelmän prosesseissa

Abstract

Prosessien automatisoinnin tarve kasvaa jatkuvasti monilla aloilla. Manuaalinen työ lisääntyy ja prosesseja täytyy kehittää, jotta organisaatio pysyy mukana kilpailussa. Prosessien automatisoiminen on strategisesti hyvä valinta ja se lisää todistettavasti tuottavuutta ja kannattavuutta. Ohjelmistorobotiikka on yksi keino automatisoida prosesseja ja se nähdään tällä hetkellä tehokkaana keinona prosessien automatisoinnissa. Tämän tutkimuksen tavoitteena on selvittää, minkälaisiin prosesseihin ohjelmistorobotiikka sopii hyödynnettäväksi ja minkälaisia hyötyjä se luo organisaatiolle. Tutkimuksessa on määritelty kriteerejä prosesseille, jotka ovat järkeviä automatisoida ohjelmistorobotiikalla. Näiden kriteerien perusteella on löydetty asiakkaiden toiminnasta prosesseja, joita he haluavat automatisoida. Prosesseja on analysoitu kolmen eri skenaarion perusteella: automatisointi ohjelmistorobotiikkaa hyödyntämällä, automatisointi järjestelmämuutoksella tai automatisoimatta jättäminen. Tutkimuksen tulokseksi saatiin, että kustannusnäkökulmasta katsoen on järkevää automatisoida ohjelmistorobotiikalla prosesseja, joiden suorittamisessa käytetään kahta tai useampaa järjestelmää. Kaikki järjestelmän sisällä suoritettavat prosessit ovat puolestaan järkeviä automatisoida muokkaamalla olemassa olevaa järjestelmää. Poikkeuksena ovat vanhat ja huonosti toimivat järjestelmät, joihin ei ole mahdollista rakentaa automaatiota järjestelmän sisälle tai joihin sen rakentaminen on monimutkaisuutensa vuoksi kallista. Lisäksi kustannukset huomioiden on järkevää automatisoida prosesseja, joiden volyymit ovat suuret ja joiden suorittaminen vie paljon aikaa työntekijältä. Tutkimuksessa huomattiin, että prosessien automatisoinnissa ei kustannusnäkökulma ole välttämättä kaikista tärkein, sillä organisaatiolla voi olla prosesseja, joiden volyymit ovat pienet ja niiden suorittaminen manuaalisesti ei kestä kauaa, mutta niiden automatisoiminen on silti järkevää. Tällaisia prosesseja voivat olla esimerkiksi sellaiset prosessit, joiden suorituksessa tulee paljon inhimillisiä virheitä esimerkiksi tietojen kopioinnissa tai, jos prosessi vaatii tiettyjen prosessikohtaisten asioiden muistamista. Tällöin organisaatio hyötyy prosessien automatisoinnista, kun työntekijöillä ei mene aikaa inhimillisten virheiden korjaamiseen ja laadukkaampi palvelu luo tyytyväisempiä asiakkaita. Muita robotisoinnin hyötyjä ovat hiljaisen tiedon jakaminen, ohjelmistokehityksen helpottuminen sekä työntekijöiden työhyvinvoinnin ja -tyytyväisyyden parantuminen. Organisaatioiden tulee tarkastella prosessien automatisoinnin hyviä ja huonoja puolia, ja tehdä päätös siitä, minkälaisia prosesseja he haluavat automatisoida. Tutkimus kokoaa yhteen tieteellisen kirjallisuuden ja empiirisen tutkimuksen näkökulmat siitä, mihin ohjelmistorobotiikkaa voidaan hyödyntää ja se tarjoaa kattavasti tietoa organisaatioille ohjelmistorobotiikasta ja helpottaa sen mahdollisuuksien ymmärtämistä.