Vanhojen potilastietojen arkistointi

Abstract

Potilastietojärjestelmää vaihdettaessa joudutaan miettimään, mitä vanhoille potilastiedoille tehdään. Vaihtoehtoja ovat vanhojen tietojen siirtäminen uuteen järjestelmään tai vanhan järjestelmän jättäminen uuden rinnalle. Tietojen siirtäminen uuteen järjestelmään voi olla haastava ja pitkäkestoinen projekti ja siirron seurauksena saattaa syntyä virheitä. Vanhan järjestelmän jättäminen uuden rinnalle aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia ja pakottaa ylläpitämään vanhaa järjestelmää. Kolmantena vaihtoehtona potilastietojärjestelmän tiedot voidaan siirtää Kelan kansalliseen potilastiedon arkistoon, minkä jälkeen Kela vastaa niiden säilytyksestä. Siirron jälkeen vanhan potilastietojärjestelmän ylläpidosta voidaan luopua ja tietoja voidaan katsella potilastiedon arkistosta. Sen jälkeen Kela vastaa myös aineiston tuhoamisesta säilytysajan loppumisen jälkeen. Tietojen siirto voi olla asiantuntijataitoja vaativa projekti, johon potilastietojärjestelmän ylläpitäjältä ei löydy osaamista. Työn tavoitteena oli selvittää Atostekin potilastietojärjestelmien arkistointiprojekteihin liittyviä haasteita ja auttaa ymmärtämään projekteihin tarvittavia resursseja ja arvioimaan aikatauluja. Tavoitteena oli myös jäsentää ja dokumentoida arkistoinnissa käytetty prosessi, jotta sitä voitaisiin kehittää edelleen ja projektiin ryhdyttäessä voitaisiin paremmin arvioida projektin laajuutta. Prosessissa havaittujen ongelmien ratkaisu ei ollut työn varsinainen päämäärä, vaan niitä ratkaistaan myöhemmin. Työssä tutkittiin Atostekin suorittamia potilastietojärjestelmien arkistointiprojekteja, joissa vanhan potilastietojärjestelmän tiedot siirrettiin kansalliseen potilastiedon arkistoon. Analysoitavaksi valittiin neljä eri projektia, jotka jaettiin kahteen ryhmään potilastietojärjestelmän aineiston toimitustavan mukaan. Ensimmäisessä ryhmässä aineisto toimitettiin poimimattomana eli siinä muodossa, jossa potilastietojärjestelmä aineistoa käsittelee. Toisen ryhmän projekteissa aineisto toimitettiin poimittuna, eli valmiiksi helposti analysoitavaan muotoon jäsennettynä. Projekteja käsiteltiin datamigraatioprosesseina, jotka koostuivat aineiston toimituksesta, alkuanalyysista, iteratiivisesta transformaatiovaiheesta, testauksesta ja validoinnista sekä tuotantoonviennistä. Työssä tutkittiin vaiheisiin liittyviä ongelmia ja haasteita ja selvitettiin kuinka ne vaikuttavat prosessin kestoon. Työssä havaittiin, että potilastietojärjestelmien arkistointi voi olla haastava projekti, jonka kestoa on vaikea arvioida etukäteen. Projekteihin voi liittyä yllätyksiä, joihin voidaan varautua tarkalla alkuanalyysillä. Poimittua aineistoa ei tarvitse analysoida, mutta silloin joudutaan luottamaan, että poiminta on tehty huolella, eikä aineistoa päästä vertaamaan lähdejärjestelmään. Aineiston poimiminen lähdejärjestelmästä voi olla hyvin haastavaa eikä aina onnistu. Myös virheiden mahdollisuus kasvaa, kun analysoija ei tunne järjestelmän toimintaa. Tuloksilla ei voida suoraan arvioida alkavan projektin kestoa, mutta ne auttavat varautumaa eri tilanteisiin ja huomioimaan projektin analyysivaiheessa tärkeitä asioita.