Adopting Agile Development in Business Process Management: a Case Study in an Industrial Company

Abstract

Agility and agile development have been studied prominently in academic literature in various fields. Applying agile development in business process management and seeing agile projects from business point of view and in traditional industries have remained with relatively low attention. This thesis researches how traditional industrial business should adapt to agile development. The objective of this thesis is to analyse current state of agile development in the Case Company and propose improvements via analysing current agile projects.

The research was conducted as a qualitative multiple case study. The data was gathered through semi-structured interviews by interviewing 7 managers or directors from 3 selected project cases taking place within the Case Company. Agile development projects are new to the Case Company and company's recent corporate digital strategy is emphasizing on the increase of agile development initiatives and capabilities within the company.

Based on the research, the biggest challenges for businesses to adapt agile development lies on project planning, business involvement development, and roll-out operations. Adopting agile methodology requires increasing tolerance of uncertainty and continuous effort from stakeholders. Project planning and resourcing need to be adjusted according to agile projects, where planning is continuous, and success is primarily measured via achieved system capabilities. Shift to new roles requires new capabilities from employees combining knowledge of business and technology. In addition to staying in traditional planning, too light project core groups and combined roles of product owner and project manager were found to have negative effects on project success.

Ensuring adequate business commitment throughout agile projects was found to be a major issue. Business commitment can be improved by allocating more resources to change and expectations management work early enough. Integrating projects better to business process management activities by considering to-be processes and organizations on early stages of the system development ensures better support and input from the business representatives for the project. This also helps in planning and execution of system deployment in roll-out phase. Roll-out of an agile system development project is likely to fail due to too much complexity or lack of proper planning. It is suggested that agile projects utilize traditional plan-driven practices for meeting crucial milestones. Hybrid strategy combining both agile and plan-driven project management methodologies and deeper analysis of roll-out activities in agile projects are suggested to be studied further.

Agile development proved to be highly applicable in system development projects by enabling innovative and customer-centric solutions. It offers great variety of tools and techniques that are recommended to be shared and utilized wider outside agile projects. Workflow management, customer centricity in development work, and systematic communication pattern are examples of practical learnings from agile projects that are likely to improve quality of any daily work.

Ketteryyttä ja ketterää kehittämistä on tutkittu näkyvästi akateemisessa kirjallisuudessa useilla aloilla. Ketterän kehittämisen soveltaminen liiketoimintaprosessien hallinnassa ja ketterien projektien näkeminen liiketoiminnan näkökulmasta erityisesti perinteisillä toimialoilla ovat jääneet suhteellisen pienelle huomiolle. Tämä diplomityö tutkii, kuinka ketterä kehittäminen tulisi ottaa käyttöön teollisessa liiketoiminnassa. Työn tavoitteena on analysoida ketterän kehittämisen nykytilaa case-yrityksessä ja tuoda esiin kehityskohteita yrityksen nykyisistä projekteista.

Tutkimus toteutettiin laadullisena monitapaustutkimuksena. Aineisto kerättiin puolistrukturoiduilla teemahaastatteluilla, joissa haastateltiin seitsemää johtajaa kolmesta projektista. Ketterät projektit ovat uusia case-yritykselle ja sen viimeaikainen digitalisaatiostrategia korostaa ketterien kehityshankkeiden ja niitä edistävien kyvykkyyksien lisäämistä yrityksessä.

Tutkimuksen perusteella suurimmat haasteet liiketoiminnalle ketterän kehittämisen omaksumisessa ovat projektisuunnittelussa, liiketoimintaedustajien sitouttamisessa ja uusien järjestelmien käyttöönotoissa. Ketterän kehittämisen omaksuminen edellyttää projektin sidosryhmiltä aiempaa suurempaa sitoutumista ja kykyä sietää epävarmuutta. Uusiin rooleihin siirtyminen vaatii työntekijöiltä uusia kyvykkyyksiä, joissa yhdistyvät teknologiaosaaminen ja liiketoiminnan ymmärtäminen. Projektin suoriutuminen heikkenee, mikäli suunnittelussa ei oteta huomioon ketterän kehittämisen tarpeita, projektin ydinryhmä muodostuu liian kevyeksi, tai mikäli tuoteomistajan ja projektipäällikön rooleja ei ole eriytetty riittävästi.

Liiketoimintaosapuolten sitouttamista voi kehittää kohdistamalla riittävästi resursseja muutosjohtamiseen ja odotustenhallintaan aikaisessa vaiheessa. Järjestelmäkehitysprojekteissa prosessi- ja organisaatiomuutosten varhainen huomioiminen varmistaa liiketoimintaosapuolten paremman tuen kehitysprojekteille. Ketterän järjestelmäkehitysprojektin käyttöönottovaihe todennäköisesti epäonnistuu suunnittelun puuttellisuuden ja projektin kasvavan kompleksisuuden johdosta. On suositeltavaa, että ketterissä projekteissa hyödynnetään perinteisiä suunnitelmavetoisia käytäntöjä , jotta kriittiset virstanpylväät voidaan saavuttaa. Ketterien- ja suunnitelmavetoisten projektinhallintamenetelmien yhdistäminen sekä syvemmän analyysin toteuttaminen ketterien projektien tuotosten jalkauttamisesta ovat suositeltuja jatkotutkimuskohteita.

Ketterä kehittäminen osoittautui hyvin soveltuvaksi järjestelmäkehitysprojekteissa mahdollistaen innovatiiviset ja asiakaslähtöiset ratkaisut. Se tarjoaa suuren valikoiman työkaluja ja tekniikoita, joita on suositeltavaa jakaa ja ottaa käyttöön laajemmin liiketoiminnassa. Työjonojen hallinta, asiakaslähtöisyys kehitystyössä ja systemaattinen kommunikointimalli ovat esimerkkejä käytännöllisistä opeista ketteristä projekteista, jotka todennäköisesti parantavat minkä tahansa päivittäisen työn laatua.