Julkishallinnon asianhallinnan prosessien tehostaminen data-analytiikan avulla

Abstract

Työn tarkoituksena oli tutkia julkishallinnon asianhallinnan erityispiirteitä ja prosesseja, sekä kyseisten prosessien tehostamista data-analytiikan avulla. Tavoitteena oli ymmärtää laajemmin asianhallinnan kokonaisuutta ja merkitystä julkishallinnossa, sekä tarjota liiketoimintasuosituksia asianhallinnan tehostamiseksi data-analytiikalla. Työn kokonaisuus on muodostettu asianhallinnan ja prosessien tehostamisen teorian sekä kolmelle valtion virastolle tehtyjen haastatteluiden perusteella. Asianhallinta on syntynyt tarpeesta käsitellä sähköisiä asiakirjoja ja arkistoja niiden elinkaaren ajan prosessikeskeisinä asiakokonaisuuksina. Asianhallinnassa hyödynnetään organisaation sisäistä tietämystä päätöksenteossa. Sen tehtävänä on tukea tietotyöläisiä eli asiatyöläisiä omassa tietointensiivisessä työssään tarjoamalla heille tarvitsemaansa informaatiota ja sallimalla heille erilaisia rooleja asiankäsittelyssä. Asianhallinnan kokonaisuutta kyetään hahmottamaan asianhallinnan ja asioiden mallintamisella. Yritykset pyrkivät mukautuvaan asianhallintaan datan määrän kasvaessa ja prosessien monimutkaistuessa dynaamisessa toimintaympäristössä. Digitalisoinnin vuoksi organisaatiot pyrkivät sovittamaan liiketoimintaprosessejaan yhteen teknologian kanssa. Asianhallinta toimii liiketoimintaprosessien tukijärjestelmänä, jonka tehtävänä on tiettyjen toimenpiteiden avulla mahdollistaa liiketoiminnan tavoitteiden mukaisia lopputuloksia. Liiketoimintaprosessienhallinta pyrkii reitittämään prosesseja näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Liiketoimintaprosessienhallinnassa mallinnetaan myös päätöksiä, joita tehdään datan kulkiessa liiketoimintaprosessin läpi. Datalla on suuri rooli liiketoimintaprosessien tarkkailussa, kontekstiin sitomisessa sekä liiketoiminnan analysoinnissa. Metadata ohjaa asianhallintaa, ja auttaa sen analysoinnissa ja automatisoinnissa. Data-analytiikan tarkoituksena on poistaa datan käsittelyn rajoituksia ja visualisoida dataa käyttäjälle. Big data -analytiikka pyrkii löytämään piilotettua merkitystä suuresta määrästä kompleksista ja dynaamista dataa, ja luomaan siitä informaatiota. Liiketoimintatiedonhallinnan työkalut, kuten ETL-prosessit, OLAP-tekniikka ja analytiikkatyökalut keräävät ja analysoivat asianhallinta- ja liiketoimintaprosessien dataa tiedolla johtamisen tueksi. Kehittynyt analytiikka mahdollistaa prosessien lopputulosten ennustamisen, tekstianalyysin ja datakohteiden välisten suhteiden tunnistamisen. Data-analytiikkaa voidaan hyödyntää myös tiedon automaattisessa käsittelyssä. Asianhallintaa on mahdollista automatisoida toimimaan työnkulun mukaisesti, monitoroimaan tärkeää informaatiota ja kategorisoimaan sisältöä. Julkishallinnossa asianhallinnan merkitys on keskeinen, sillä se käsittelee organisaatioiden liiketoiminnan ydinprosesseja. Organisaatioiden tulee noudattaa tiettyjä tietojen käsittelyyn liittyviä määräyksiä. Siksi asianhallinta nojaa vahvasti strukturoituun työnkulkuun. Julkishallinnon asianhallinnan kokonaisuus muodostuu asianhallintajärjestelmästä, tiedonohjausjärjestelmästä, arkistosta ja asiakirjanhallinnasta. Organisaation tavoitteet ovat erilaisia kuin yksityisyritysten, mikä näkyy säädösten noudattamisen ja toimintatapojen priorisoinnissa uusien teknologioiden ja käytettävyyden kehittämisen sijaan. Asianhallinnasta puuttuu ohjaavuutta. Rakenteiden kompleksisuus, hyväksynnän puuttuminen ja muutosvastarinta ovat julkishallinnon asianhallinnan ongelmien keskeisiä teemoja. Suurena haasteena on kuilu uusia teknologioita mahdollistavan rakenteen, käyttäjäystävällisyyden ja asiankäsittelyyn liittyvien säädösten noudattamisen välillä. Organisaatioiden tulisi mallintaa asianhallinta- ja liiketoimintaprosessien kokonaisuus sekä varmistaa kaikkien asianhallintaprosessien sisältyminen tähän kokonaisuuteen. Tiedonohjauksen tulisi kulkea integroituna ja visuaalisena osana asianhallintaa. Lisäksi omaa prosessikokonaisuutta tulisi verrata nykyisiin asianhallinnan ratkaisuihin ja miettiä näin keinoja hyödyntää asianhallinnan tuomaa informaatiota ja tietämystä päätöksenteossa. Prosessien tehostamisen tulisi näkyä asianhallinnan helppokäyttöisyytenä, visualisuutena ja automaattisuutena.