Profetoinnista reagointiin – Case-analyysi yrityksen budjetoinnin kehittämisestä

Abstract

Tämän tutkielman tarkoitus on tarkastella yrityksen budjetointiprosessin kehittämismahdollisuuksia. Tutkielmassa arvioidaan perinteisen budjetoinnin ja sille esitettyjen vaihtoehtojen, Beyond Budgeting -viitekehyksen ja rullaavan lähestymistavan, etuja ja soveltuvuutta eräälle suomalaiselle yritykselle. Budjetointi on eräs keskeisimpiä taloudellisen suunnittelun, tavoiteasetannan ja suorituksen mittaamisen välineitä yrityksissä. Perinteinen budjetti luodaan usein kalenterivuodeksi perustuen arvioon tulevaisuudesta sekä budjettikaudelle määriteltävistä tavoitteista. Perinteistä budjetointia kohtaan on esitetty kasvavaa kritiikkiä ja väitetty muun muassa, ettei sen käyttö alati muuttuvista markkinaolosuhteista johtuen olisi enää mielekästä. Tähän kritiikkiin nivoutuu erilaisia vaihtoehtoisia lähestymistapoja, joista eräitä keskeisimpiä ovat Beyond Budgeting -viitekehys sekä rullaava ennustaminen. Tässä tutkielmassa näiden kolmen lähestymistavan vahvuuksia ja käyttökelpoisuutta arvioitiin suhteessa case-yrityksen käytäntöihin. Tarkoitus on ollut samalla syventää ymmärrystä siitä, miten budjetteja käytännössä hyödynnetään ja ilmeneekö perinteistä budjetointia kohtaan esitetty kritiikki käytännössä. Lisäksi tutkittiin, millaisia edellytyksiä käytännön soveltamiselle vaihtoehtoisilla lähestymistavoilla saattaisi olla. Tutkielma rajattiin case-yritykseen, mutta se asettuu laajempaan aihetta käsittelevään tutkimuskenttään. Tutkielma toteutettiin kvalitatiivisena case-tutkimuksena. Aineisto kerättiin puolistrukturoidun haastattelun menetelmällä case-yrityksen budjetointi- ja ennustamisprosesseihin osallistuneita henkilöitä haastattelemalla. Haastatteluja toteutettiin yhteensä seitsemän kappaletta, ja ne käsittivät case-yrityksen eri toimipisteitä Suomessa ja ulkomailla sekä liiketoiminnan, konsernitason ja tukitoimintojen johtoa. Tällä pyrittiin aikaansaamaan mahdollisimman kattava kuva tutkielman kannalta relevanteista näkökulmista. Tämän lisäksi tutkielman tekijä on työskennellyt noin 1,5 vuotta case-yrityksen talouden raportointitehtävissä, minkä voidaan katsoa auttaneen hahmottamaan yrityksen prosesseja ja haastateltavien näkemyksiä aiheesta. Tutkimustulokset osoittavat, että perinteistä budjetointia koskeva kritiikki sekä vaihtoehtoisten lähestymistapojen käyttökelpoisuus riippuvat käytännön sovelluksissa merkittävästi niitä hyödyntävästä yrityksestä. Case-yrityksen osalta perinteisen budjetin koettiin soveltuvan lähtökohtaisesti paremmin muun muassa taloudelliseen suunnitteluun erityisesti sellaisissa tapauksissa, joissa markkinaolosuhteet vastaavat budjetoitua. Mikäli yrityksen toimintaympäristö kuitenkin muuttuu huomattavasti budjettikauden aikana, koetaan perinteisen vuosibudjetin mielekkyys heikommaksi. Tästä huolimatta siinä määritellyt, pysyvät tavoitteet saattavat olla toimintaympäristön muutoksien myötä päivittyviä tavoitteita helpommat hahmottaa. Vastaavasti rullaava ennustaminen ja suorituksen arviointi vaikuttaa erityisesti tällaisissa olosuhteissa koetun hyödylliseksi niiden mahdollistaessa ulkoisten tekijöiden muutokset ja nopean reagoinnin. Laajemmin yrityksen johtamisjärjestelmää käsittelevä Beyond Budgeting soveltuu periaatteiltaan case-yritykselle, sillä yrityksen kulttuuri on linjassa Beyond Budgetingin monien johtamisperiaatteiden kanssa. Sen asiakasnäkökulma voisi esimerkiksi auttaa kirkastamaan yrityksen yhteistä tavoitetta ja määritellä yhteistyön osa-alueita eri yksiköiden välillä. Eri lähestymistavoista tehtyjen havaintojen ohella keskeisinä huomioina voidaan pitää yrityksen strategian ja budjetti- tai ennustamisjärjestelmän yhteensovittamisen tärkeyttä sekä budjetoinnin toteuttamiskeinosta riippumatonta, tulevaisuuden suunnittelun merkitystä.