Travel Safety and Occupational Health and Safety Instructions

Abstract

The purpose of this study is to improve the safety of the engineering office by updating the occupational safety instructions and travel safety instructions. The studied engineering office has grown into a global operator, so updating the safety instructions into a uniform format was deemed necessary. In order to achieve this goal, materials were collected from literature, legislation and through interviews and surveys. The interviews were used to find out how safety is seen and experienced at different offices of the studied company in Finland. There were 11 interviewees from different hierarchy levels in the organisation giving a more holistic view of how safety is perceived in the offices. The interviews showed that the familiarization process is important in terms of how well the employee knows the safety issues in their office. There were differences in work ergonomics between the offices, and especially during business trips, work ergonomics can sometimes be unsuitable. Accidents and near-miss situations do not often occur in office conditions but have occurred on sites in rare occasions. The interviewees made domestic and foreign trips, with the shortest trips being trips of a few days and the longest trips being several weeks. The instructions were created based on literature sources, legislation, requirements and interviews. Which enables the organization to instruct and manage in safety matters. Before the actual implementation a pilot phase was carried out for the instructions, after which some modifications were made to the them before implementation. Two instructions were created during the study: A Travel Safety Instruction and an Occupational Safety Instruction. The created Occupational Safety Instruction replaces the current instruction used by the organization, as it covers a wider range of subjects and it better represents what modern Occupational Safety Instructions should include. The new Travel Safety Instruction will replace the current instructions, as the new ones will better prepare employees for successful travel and provide better instructions for crisis situations. The new instruction contains important contact information, which provides traveling employees and managers information on who to contact when surprising and unexpected situations arise.

Tässä diplomityössä parannettiin insinööritoimiston turvallisuutta päivittämällä heidän käyttöönsä työturvallisuusohjeistus sekä matkustusturvallisuusohjeistus. Insinööritoimisto on kasvanut globaaliksi toimijaksi, joten turvallisuusohjeistusten päivittäminen katsottiin toimeksiantajalla tarpeelliseksi. Tavoitteen saavuttamiseksi työtä varten kerättiin aineistoa kirjallisuudesta, lainsäädännöstä, haastattelujen ja tutkimusten avulla. Haastattelujen avulla pyrittiin selvittämään, miten turvallisuus nähdään ja koetaan organisaation eri Suomen toimipisteillä. Haastateltavia oli 11, ja he olivat eri hierarkia asemassa organisaatiossa, jolloin saatiin kokonaisvaltaisempaa käsitystä, miten turvallisuus koetaan toimistoilla. Haastattelut osoittivat sen, että perehdytyksellä on merkitystä sen suhteen, kuinka hyvin työntekijä tuntee toimistonsa turvallisuusasiat. Eri toimistojen välillä oli eroja työergonomian suhteen ja varsinkin työmatkojen aikana työergonomia saattaa välillä olla huonoa. Onnettomuuksia ja läheltä piti-tilanteita harvemmin sattuu toimisto-olosuhteissa, vaan ne ovat sattuneet työmaalla, vaikkeivat sielläkään yleisiä ole olleet. Haastateltavat tekivät kotimaan, että ulkomaan matkoja, jolloin matkat saattoivat lyhimmillään olla päivän matkoja ja pisimmillään useiden viikkojen työkomennuksia Kirjallisuuslähteiden, lainsäädännön, vaatimusten sekä haastatteluiden pohjalta luotiin sekä työturvallisuusohjeistus- että matkustusturvallisuusohjeistusmalli, joidenka avulla organisaatiossa pystytään hallita ja ohjeistaa turvallisuusasioissa. Ennen varsinaista käyttöönottoa ohjeistuksille suoritettiin pilotointivaihe, jonka jälkeen tehtiin vielä muutamia muokkauksia ohjeistuksiin, ennen varsinaista käyttöönottoa. Työn aikana saatiin kehitettyä kaksi ohjeistusta: työturvallisuusohjeistus sekä matkustusturvallisuusohjeistus. Työturvallisuusohjeistusta korvaa aiemmin organisaatiossa käytössä olleen ohjeistuksen, sillä se laajempi ja vastaa paremmin siihen, millaisia työturvallisuusohjeita yrityksissä tulisi olla käytössä. Uusi matkustusturvallisuusohjeistus tulee korvaamaan nykyisen matkustusohjeistuksen, sillä siinä olevat ohjeistukset valmistavat paremmin työntekijää onnistuneeseen matkan tekoon sekä antavat ohjeita kriisitilanteiden varalta. Matkustusturvallisuusohjeistukseen on kerätty tärkeät kontaktitiedot, joidenka avulla matkustava työntekijä tai esimies tietävät mihin olla yhteydessä yllättävien tilanteiden tullessa vastaan.