Jälkilaskennan kehittäminen valmistavan teollisuuden yrityksessä

Abstract

Diplomityön tarkoituksena on tutustua ja kehittää valmistavan teollisuuden yritykseen jälkilaskentaa hyödyntäen tietojohtamisen eri näkökulmia. Yrityksen pääasiallisena liiketoimena on projektiluontoisten asfalttiasemien valmistaminen ja myynti. Yrityksessä tunnistetaan jälkilaskennan puutteellisuus, mihin kaivataan uutta näkökulmaa sekä kehittämään jälkilaskelman tarjoamaa informaatiota. Jälkilaskennasta saatavalla informaatiolla kehitetään yrityksen sisäistä laskentaa tarjouslaskennan osalta sekä asfalttiaseman eri tuotantovaihtoehtojen tarkastelemista. Jälkilaskenta perustuu kohdeyrityksessä toiminnanohjausjärjestelmästä saatavaan raportointiin. Tämän hetkiseen raportointiin suhtaudutaan varauksella, eikä raportoinnin kautta saataviin tunnuslukuihin suhtauduta täysin luottamuksellisesti.

Kirjallisuuskatsauksessa tarkastellaan tietojohtamisen näkökulmaa yrityksen johtamisessa ja kuinka se linkittyy yrityksen sisäisen laskentatoimen ideologiaan ja haasteisiin. Kohdeyrityksessä havaitaan hiljaiseen tietoon liittyvää haasteellisuutta, sillä päivittäisen toiminnan perusteena ovat vanhat ja osin ajansaatossa juurtuneet toimintatavat. Työssä tarkastellaan erityisesti sitä, kuinka hiljaisen tiedon osaamista voidaan jalkauttaa koko yrityksen voimavaraksi, samalla vahvistaen projektiosaamista läpi yrityksen sisäisien toimintaprosessien. Hiljaisen tiedon kautta pyritään madaltamaan vuosien saatossa osin siiloutunutta projektijohtamisen toimintatapoja, missä yksittäiset projektipäälliköt toimivat omalla toimintatavallaan projektin läpiviemiseksi. Tämä tarkoittaa samalla sitä, että yrityksen sisäinen suunnittelu sekä tuotanto kommunikoivat projektipäälliköille henkilösidonnaisesti. Toimintojen tavoitteena on mahdollistaa yrityksen sisälle toimivat yhteiset toimintatavat ja vahvistaa avointa tiedonkulun kulttuuria.

Jälkilaskennan kehittämisen selvittämiseksi yrityksen nykytila kartoitetaan havainnoimalla ja haastattelemalla. Havainnoinnin ja haastattelujen pohjalta tehdään asfalttiaseman prosessikuvaus, jossa käydään läpi kaikki eri toiminnot ja sidosryhmät. Eri osa-alueet ovat osallisena tuotannon prosesseista aina asiakkaalle tehtävään luovutukseen asti. Alkukartoituksen tarkoituksena on löytää, jos mahdollista aukkoja ja epäkohtia prosessin eri vaiheista, joita tarkastelemalla toimintoja voidaan kehittää entistä tehokkaammiksi ja läpinäkyvämmäksi. Yrityksessä tunnistetaan jo tiettyjä toiminnan epäkohtia muun muassa varastosta toiminnanohjausjärjestelmään kirjautuvien kustannuksien takia. Päällimmäisenä havaintona on säännöllisen projektitapaamisien sisällyttäminen osaksi yrityksen toimintaa, missä tieto ja projektin seuranta olisivat osana projektin kulun seurantaa.

Toiminnanohjausjärjestelmä kytkeytyy osaksi yrityksen toimintoprosessia ja siihen kirjautuvat asfalttiasemalle kohdistuneet kustannukset. Toiminnanohjausjärjestelmästä saatavan tiedon perusteella tutustutaan viiteen asfalttiasemaprojektiin tarkemmin, joista kerätään ja analysoidaan määrämuotoista jälkilaskennan kehittämiseen tähtäävää tietoa. Havaintojen perusteella pohditaan, kuinka jälkilaskennan raportointia voidaan kehittää siitä saatavan informaation turvin. Tässä diplomityössä analysoidaan erityisesti asfalttiasemaa pienempiä yksiköitä, eli moduuleita. Tarkastelussa havaitaan asfalttiasemaprojektien välillä olevan suuria kustannuseroja moduulien budjetoitujen ja toteutuneiden kustannuksien välillä. Näitä kustannuseroja tarkastellaan edelleen vertailemalla useampia asfalttiasemien moduuleita keskenään.

This master’s degree is exploring and developing a cost accounting system to the manufacturing company with help of variety aspects of information and knowledge management. The main business in the case company is to manufacture and sale asphalt plants and modules of asphalt plant. The case company recognizes challenges in their current cost accounting process. The company is looking for new kind of information to their current cost accounting system. Cost accounting is meant to be done inside of the company’s enterprise resource planning system to support reporting. For current reports company has some droughts about the key figures which current report is providing.

In the literature review information and knowledge management is looked for business management side and how it’s linked to the managerial accounting’s ideology and challenges. In the case company was realized that in the day-to-day business there are plenty of tacit knowledge linked to the workforce. Due to the old and rooted manners in project related working environment. In this study is suggested how the information is spread around in the company creating competitive advantage. At the same time strengthening project management skills through whole business process and minimize working in the silos. With more efficient leadership planning and production has similar communication through all the project managers. With these actions company will gain more open-minded culture and consistent working manners.

For base of this study the case company’s current business process model is represented with interviews and observations. In the process model is represented all the interest groups and their responsibilities. Model is demonstrated from offer calculation stage to the finished product delivered to the customer. The business process model will show some gaps and defects that will reduce the efficiency of the project process. The case company knows some defects already in the process, for example registered costs to the project from warehouse parts in enterprise resource planning system isn’t in the same standard that the company would like to have. One of the most urgent manners is that there are no regular project meetings due to the manufacturing stage. Creating some issues between different planning units, when the knowledge of change in the planning hasn’t reached all the different fields of planning.

Enterprise resource planning system is linked to the company’s business process. Collecting all the cost information to the single project to the system. Data from five recent asphalt plant is collected and analyzed to deepen the knowledge from the projects. The analyzed data is examined how the cost accounting report could be improved. Data analysis is taken to the deeper level than company is doing now. From asphalt plant to the module level. In the analysis is compared the budgeted and actual costs between those five asphalt plants. Also costs between same modules in different projects are analyzed to discover deepen knowledge.