Osaamistarpeet asiakirjahallinnon työtehtävissä : kyselytutkimus asiakirjahallinnan ammattilaisille
Ruippo, Milja (2019)
2019
Informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median tutkinto-ohjelma - Degree Programme in Information Studies and Interactive Media
Informaatioteknologian ja viestinnän tiedekunta - Faculty of Information Technology and Communication Sciences
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2019-05-13
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-201905141630
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-201905141630
Tiivistelmä
Pro gradu -tutkielman tarkoituksena on selvittää asiakirjahallinnan ammattilaisten osaamistarpeita. Tutkielmassa selvitetään millaista osaamista asiakirjahallinta-alan ammattilaiset kokevat tarvitsevansa asiakirjahallinnon työtehtävissä ja millaisen osaamisensa he kokevat puutteelliseksi. Tutkielmassa selvitetään myös osaamisen tarpeiden kokemuksien eroavaisuuksia eri asiakirjahallinnon työtehtäviä tekevien välillä.
Tutkimus toteutettiin kyselytutkimuksena. Tutkimusaineisto kerättiin tätä tutkielmaa varten laaditulla kyselylomakkeella, joka välitettiin vastattavaksi asiakirjahallinta-alan ammattiyhdistysten ja Facebook-ryhmän kautta. Kyselylomakkeessa tiedusteltiin vastaajien kokemusta osaamistarpeista seitse-mässä osaamiskategoriassa. Osaamiskategorioita olivat asiakirjahallinnan teoreettinen osaaminen, asiakirjahallinnan lainsäädäntö, tietotekniset taidot, tiedonhakutaidot, organisaation tuntemus, viestintä- ja vuorovaikutusosaaminen ja erikoisosaaminen.
Tutkimuksessa selvisi, että kaikki osaamiskategoriat koettiin asiakirjahallinnon työtehtävissä tärkeiksi ja pääasiassa tulokset tukivat aikaisempia aiheesta tehtyjä tutkimuksia. Puutteelliseksi osaaminen koettiin erityisesti tietoteknisten taitojen ja lainsäädännön tuntemuksen suhteen. Lainsäädännön tuntemuksessa ongelmia oli aiheuttanut erityisesti lain tulkinta ja EU:n tietosuoja-asetuksen voimaantulo. Tietoteknisten taitojen suhteen ongelmaksi koettiin taas puutteellinen yleistietämys esimerkiksi tietojärjestelmien suunnittelemisesta ja kommunikaatio-ongelmat järjestelmätoimittajien kanssa.
Tutkimuksessa pystyttiin myös nostamaan esiin kaksi työtehtäviltään eroavaa ammattiryhmää: asiakirjahallinnon sihteerit ja asiakirjahallinnon suunnittelijat ja asiantuntijat. Näiden ammattiryhmien välillä oli joitakin eroja osaamisen tarpeiden kokemuksissa. Asiakirjahallinnon asiantuntija- ja suunnittelutehtäviä tekevät kokivat tarvitsevansa työssään sihteerin tehtäviä tekeviä enemmän esimerkiksi organisaation tuntemusta ja viestintä- ja vuorovaikutustaitoja. Kuitenkin monet osaamisalueet, kuten esimerkiksi asiakirjahallintaan liittyvän lainsäädännön tuntemus ja asiakirjahallinnan teoreettinen osaaminen koettiin tärkeäksi työtehtävistä riippumatta.
Tutkimus toteutettiin kyselytutkimuksena. Tutkimusaineisto kerättiin tätä tutkielmaa varten laaditulla kyselylomakkeella, joka välitettiin vastattavaksi asiakirjahallinta-alan ammattiyhdistysten ja Facebook-ryhmän kautta. Kyselylomakkeessa tiedusteltiin vastaajien kokemusta osaamistarpeista seitse-mässä osaamiskategoriassa. Osaamiskategorioita olivat asiakirjahallinnan teoreettinen osaaminen, asiakirjahallinnan lainsäädäntö, tietotekniset taidot, tiedonhakutaidot, organisaation tuntemus, viestintä- ja vuorovaikutusosaaminen ja erikoisosaaminen.
Tutkimuksessa selvisi, että kaikki osaamiskategoriat koettiin asiakirjahallinnon työtehtävissä tärkeiksi ja pääasiassa tulokset tukivat aikaisempia aiheesta tehtyjä tutkimuksia. Puutteelliseksi osaaminen koettiin erityisesti tietoteknisten taitojen ja lainsäädännön tuntemuksen suhteen. Lainsäädännön tuntemuksessa ongelmia oli aiheuttanut erityisesti lain tulkinta ja EU:n tietosuoja-asetuksen voimaantulo. Tietoteknisten taitojen suhteen ongelmaksi koettiin taas puutteellinen yleistietämys esimerkiksi tietojärjestelmien suunnittelemisesta ja kommunikaatio-ongelmat järjestelmätoimittajien kanssa.
Tutkimuksessa pystyttiin myös nostamaan esiin kaksi työtehtäviltään eroavaa ammattiryhmää: asiakirjahallinnon sihteerit ja asiakirjahallinnon suunnittelijat ja asiantuntijat. Näiden ammattiryhmien välillä oli joitakin eroja osaamisen tarpeiden kokemuksissa. Asiakirjahallinnon asiantuntija- ja suunnittelutehtäviä tekevät kokivat tarvitsevansa työssään sihteerin tehtäviä tekeviä enemmän esimerkiksi organisaation tuntemusta ja viestintä- ja vuorovaikutustaitoja. Kuitenkin monet osaamisalueet, kuten esimerkiksi asiakirjahallintaan liittyvän lainsäädännön tuntemus ja asiakirjahallinnan teoreettinen osaaminen koettiin tärkeäksi työtehtävistä riippumatta.