Koulutuspalvelujen opintohallinnon prosessien johtaminen yliopistossa : case: Jyväskylän yliopiston yliopistopalvelut
Kotilainen, Jaana (2018)
2018
Korkeakouluhallinnon ja -johtamisen maisteriohjelma - Master's Degree Programme in Higher Education Administration and Management
Johtamiskorkeakoulu - Faculty of Management
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2018-12-19
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:uta-201812313039
https://urn.fi/URN:NBN:fi:uta-201812313039
Tiivistelmä
Prosessijohtamisesta tutkimusta on runsaasti, mutta korkeakoulujen prosessijohtamisen tutkimusta on vähän ja suomalaisista yliopistoista tutkimusta ei ole. Tutkimuksen kohteena olivat opintohallinnon prosessit ja prosessijohtaminen. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, miten prosessijohtaminen näyttäytyy Jyväskylän yliopiston koulutuspalvelujen opintohallinnon organisaatiossa.
Tutkimuksen aineisto kerättiin haastattelemalla kuutta koulutuspalvelujen opintosihteeriä ja koulutussuunnittelijaa sekä pilottihaastatteluna kahta yliopistopalvelujen henkilöstöstä. Bottom-up -näkökulma valittiin, koska tutkimusten mukaan uudistuksissa on vaikutettava operatiivisiin prosesseihin (Hannus 1994). Tausta-aineistona käytettiin Jyväskylän yliopiston strategioita, toimenpideohjelmia ja kehittämispäivien sisältöjä sekä opintopalvelujohtajan haastattelua. Tutkimuksen lähestymistapana käytettiin tapaustutkimusta ja haastatteluaineisto käsiteltiin laadullisen sisällönanalyysin mukaan.
Tutkimustuloksissa tarkasteltiin prosessijohtamisen kuvitellulla kehällä kiertäviä kolmea näkökulmaa: strategia ja organisaatio, tavoitteet ja mittarit sekä ympäristö ja resurssit, jotka liittyvät prosessijohtamisen ja prosessiajattelun ominaisuuksiin (Hannus 1994; Laamanen 2005; Gustafsson & Marniemi 2012; Laamanen & Tinnilä 2013). Prosessijohtamiseen siirtyminen oli strategiassa valmisteltu huolella, mutta haastateltaville se näyttäytyi ennemmin organisaatiomuutoksena. Tavoitteiden ymmärtämisessä haastateltavat olivat epävarmoja ja osan mielestä niitä ei ollut asetettu. Haastateltavat olivat tyytyväisiä työympäristöönsä ja prosessien suunnitteluryhmille annettuihin resursseihin eli jäsenten määrään ja aikaan, mutta ryhmänvetäjät olivat ylityöllistettyjä.
Samanaikaisesti seurattiin prosessijohtamisen vaiheittaisen etenemisen kokonaiskuvaa (Gustafsson & Marniemi 2012), jota haastateltavat arvioivat, vaikka vaiheen arviointi kuuluukin johtoryhmälle. Haastateltavat arvioivat prosessijohtamisen etenemisen olevan keskivaiheilla, mutta haastateltavat olivat turhautuneita siihen, että prosesseja ei ollut hyväksytty eikä niitä hyödynnetty jokapäiväisessä työssä.
Opintosihteereillä ja koulutussuunnittelijoilla on näkemystä prosessien toimintojen kuvaamisessa oman työnsä tuottaman asiantuntijuuden ansiosta, ja heidän osaamistaan pitäisi hyödyntää myös prosessien kehittämisessä ja uusien toimintatapojen löytämisessä. Jatkotutkimusaiheita valikoitui useita prosessijohtamisen lähestymistavoista ja erityisesti olisi kiinnostavaa jatkaa tarinaa siitä, kun prosessit julkistetaan ja otetaan käyttöön.
Tutkimuksen aineisto kerättiin haastattelemalla kuutta koulutuspalvelujen opintosihteeriä ja koulutussuunnittelijaa sekä pilottihaastatteluna kahta yliopistopalvelujen henkilöstöstä. Bottom-up -näkökulma valittiin, koska tutkimusten mukaan uudistuksissa on vaikutettava operatiivisiin prosesseihin (Hannus 1994). Tausta-aineistona käytettiin Jyväskylän yliopiston strategioita, toimenpideohjelmia ja kehittämispäivien sisältöjä sekä opintopalvelujohtajan haastattelua. Tutkimuksen lähestymistapana käytettiin tapaustutkimusta ja haastatteluaineisto käsiteltiin laadullisen sisällönanalyysin mukaan.
Tutkimustuloksissa tarkasteltiin prosessijohtamisen kuvitellulla kehällä kiertäviä kolmea näkökulmaa: strategia ja organisaatio, tavoitteet ja mittarit sekä ympäristö ja resurssit, jotka liittyvät prosessijohtamisen ja prosessiajattelun ominaisuuksiin (Hannus 1994; Laamanen 2005; Gustafsson & Marniemi 2012; Laamanen & Tinnilä 2013). Prosessijohtamiseen siirtyminen oli strategiassa valmisteltu huolella, mutta haastateltaville se näyttäytyi ennemmin organisaatiomuutoksena. Tavoitteiden ymmärtämisessä haastateltavat olivat epävarmoja ja osan mielestä niitä ei ollut asetettu. Haastateltavat olivat tyytyväisiä työympäristöönsä ja prosessien suunnitteluryhmille annettuihin resursseihin eli jäsenten määrään ja aikaan, mutta ryhmänvetäjät olivat ylityöllistettyjä.
Samanaikaisesti seurattiin prosessijohtamisen vaiheittaisen etenemisen kokonaiskuvaa (Gustafsson & Marniemi 2012), jota haastateltavat arvioivat, vaikka vaiheen arviointi kuuluukin johtoryhmälle. Haastateltavat arvioivat prosessijohtamisen etenemisen olevan keskivaiheilla, mutta haastateltavat olivat turhautuneita siihen, että prosesseja ei ollut hyväksytty eikä niitä hyödynnetty jokapäiväisessä työssä.
Opintosihteereillä ja koulutussuunnittelijoilla on näkemystä prosessien toimintojen kuvaamisessa oman työnsä tuottaman asiantuntijuuden ansiosta, ja heidän osaamistaan pitäisi hyödyntää myös prosessien kehittämisessä ja uusien toimintatapojen löytämisessä. Jatkotutkimusaiheita valikoitui useita prosessijohtamisen lähestymistavoista ja erityisesti olisi kiinnostavaa jatkaa tarinaa siitä, kun prosessit julkistetaan ja otetaan käyttöön.