Sähköpostiviestien talteenoton haasteet julkisen hallinnon organisaatioissa
Heikkinen, Laura (2018)
2018
Informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median tutkinto-ohjelma - Degree Programme in Information Studies and Interactive Media
Viestintätieteiden tiedekunta - Faculty of Communication Sciences
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2018-11-29
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:uta-201812112988
https://urn.fi/URN:NBN:fi:uta-201812112988
Tiivistelmä
Tässä tutkimuksessa kartoitetaan suomalaisten julkisen hallinnon organisaatioiden asianhallinnan ammattilaisten näkemyksiä sähköpostiviestien käsittelystä ja sähköpostiviestien arkistoinnin merkityksestä. Lisäksi tutkitaan, kuinka asianhallinnan ammattilaiset näkevät ohjeistuksen ja opastuksen vaikuttavan sähköpostiviestien talteenoton onnistumiseen.
Tutkimus toteutettiin sähköisellä kyselylomakkeella tammi–helmikuussa 2016. Kyselyyn vastasi 98 vastaajaa, joista 95 vastaajaa oli kyselyn kohderyhmää. Kyselyn tulokset analysoitiin tilastollisin menetelmin Excel- ja SPSS-ohjelmistoilla. Avoimet vastaukset analysoitiin luokittelemalla.
Tutkimus osoittaa, että sähköpostia käytetään työvälineenä runsaasti julkisen hallinnon organisaatioissa ja sähköpostiviestit nähdään tärkeänä osana organisaatioiden toiminnan todennettavuuden ja taltioinnin kannalta. Tärkeitä sähköpostiviestejä jää kuitenkin kirjaamatta ja arkistoimatta ja välillä sähköpostiviestien sisältämä tieto katoaa organisaatioissa.
Sähköpostiviestien asiakirjalliset ominaisuudet turvataan asianhallinnan ammattilaisten mukaan talteenottamalla sähköpostiviestit. Sähköpostiviestien käsittelyyn liittyvä ohjeistus edesauttaa merkittävästi tärkeiden sähköpostiviestien talteenottoa, mutta ohjeistuksen ja opastuksen käytännöt ovat useissa organisaatioissa puutteelliset. Keskitetty kirjaaminen näyttäisi edesauttavan sähköpostiviestien talteenottoa. Sähköpostiviestit saadaan myös paremmin talteen silloin, kun sähköpostiviestien vieminen asianhallintaan koetaan helpoksi.
Tutkimus toteutettiin sähköisellä kyselylomakkeella tammi–helmikuussa 2016. Kyselyyn vastasi 98 vastaajaa, joista 95 vastaajaa oli kyselyn kohderyhmää. Kyselyn tulokset analysoitiin tilastollisin menetelmin Excel- ja SPSS-ohjelmistoilla. Avoimet vastaukset analysoitiin luokittelemalla.
Tutkimus osoittaa, että sähköpostia käytetään työvälineenä runsaasti julkisen hallinnon organisaatioissa ja sähköpostiviestit nähdään tärkeänä osana organisaatioiden toiminnan todennettavuuden ja taltioinnin kannalta. Tärkeitä sähköpostiviestejä jää kuitenkin kirjaamatta ja arkistoimatta ja välillä sähköpostiviestien sisältämä tieto katoaa organisaatioissa.
Sähköpostiviestien asiakirjalliset ominaisuudet turvataan asianhallinnan ammattilaisten mukaan talteenottamalla sähköpostiviestit. Sähköpostiviestien käsittelyyn liittyvä ohjeistus edesauttaa merkittävästi tärkeiden sähköpostiviestien talteenottoa, mutta ohjeistuksen ja opastuksen käytännöt ovat useissa organisaatioissa puutteelliset. Keskitetty kirjaaminen näyttäisi edesauttavan sähköpostiviestien talteenottoa. Sähköpostiviestit saadaan myös paremmin talteen silloin, kun sähköpostiviestien vieminen asianhallintaan koetaan helpoksi.