Tietopalvelupyyntöjen hakutermien analyysi yksityisen organisaation kontekstissa
Mäkivaara, Tommi (2017)
2017
Informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median tutkinto-ohjelma - Degree Programme in Information Studies and Interactive Media
Viestintätieteiden tiedekunta - Faculty of Communication Sciences
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2017-12-28
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:uta-201801051023
https://urn.fi/URN:NBN:fi:uta-201801051023
Tiivistelmä
Tutkielmassa selvitettiin, millaisia hakutermejä oli käytetty yksityisen organisaation arkistoon lähetetyissä tietopalvelupyynnöissä. Kyseessä oli tapaustutkimus. Tutkimusaineistona käytettiin arkistoon lähetettyjä sähköpostiviestejä, jotka sisälsivät tietopalvelu-pyyntöjä. Tietopalvelupyynnöt olivat ajalta 4.9.2015 – 22.11.2016.
Tietopalvelupyyntöjen sisältämät hakutermit luokiteltiin yleisiksi kuvailuelementeiksi niitä yhdistävien ominaisuuksien perusteella. Tarkoituksena oli selvittää, mitkä kuvailuelementit olivat olennaisia asiakirjojen ja niistä muodostuneiden kokonaisuuksien löydettävyyden ja paikallistamisen kannalta. Taustatiedoksi tutkielmassa tarkasteltiin olemassa olevia kuvailu- ja metatietomalleja. Näissä malleissa on määritelty kuvailun/metatietojen kohteet ja niille annettavat kuvailuelementit. Mallien käyttökelpoisuutta tarkasteltiin suhteessa tämän tutkimuksen paljastamiin käytettyihin kuvailuelementteihin.
Aikaisemmassa tutkimuksessa, jonka kohteena oli tiedonhaussa käytetyt kuvailuelementit, oli tutkittu lähinnä historiantutkijoiden tiedonhakua päätearkistoissa. Tämän tutkielman asetelma poikkesi näistä lähtökohdista tarjoten mahdollisuuden saada uutta tietoa aiheesta. Historiantutkijat eivät käytä asiakirjoja niiden alkuperäisessä tarkoituksessa, vaan heidän tutkimuksensa näkökulma ohjaa käyttöä. Tämän tutkimuksen organisaatio hoiti päätearkistotehtävien lisäksi myös asiakirjahallinnon tehtäviä. Tutkimuksessa tarkasteltavia tietopalvelupyyntöjä tuli pääasiassa organisaatiossa työskenteleviltä henkilöiltä. Tällöin asiakirjoja käytettiin niiden alkuperäisessä käyttötarkoituksessa. Tutkielmassa vertailtiin organisaatiossa työskentelevien ja ulkopuolisten henkilöiden käyttämien hakutermien eroja. Tutkielman tarkoituksena oli auttaa organisaatiota joko hyödyntämään jo olemassa olevaa kuvailu- tai metatietomallia tai vaihtoehtoisesti kehittämään omiin tarpeisiinsa paremmin sopiva malli.
Tutkimustulosten mukaan tietopalvelupyynnöissä esiintyvistä kuvailuelementeistä suosituimpia olivat nimi, aika ja dokumentin tyyppi. Nämä olivat suosittuja kuvailuelementtejä myös aiemman tutkimuksen perusteella. Aikaisemmasta tutkimuksesta eroten aihe ei ollut kovin suosittu kuvailuelementti tietopalvelupyynnöissä. Olemassa olevien kuvailu- ja metatietomallien käyttökelpoisuutta vähensi niissä esiintyvät puutteet koskien asiakirjojen sisällön kuvailua. Varsinkin asiakirjojen sisältämiä nimiä ja ajanmääreitä on vaikea saada talteen niiden avulla. Tutkimus paljasti myös, että organisaatiossa työskentelevät hakevat asiakirjoja tunnusten perusteella ulkoisia käyttäjiä huomattavasti useammin. Tähän vaikuttavat todennäköisesti aktiivisten asiakirjojen osalta käytössä olevat dokumentinhallintajärjestelmät.
Tietopalvelupyyntöjen sisältämät hakutermit luokiteltiin yleisiksi kuvailuelementeiksi niitä yhdistävien ominaisuuksien perusteella. Tarkoituksena oli selvittää, mitkä kuvailuelementit olivat olennaisia asiakirjojen ja niistä muodostuneiden kokonaisuuksien löydettävyyden ja paikallistamisen kannalta. Taustatiedoksi tutkielmassa tarkasteltiin olemassa olevia kuvailu- ja metatietomalleja. Näissä malleissa on määritelty kuvailun/metatietojen kohteet ja niille annettavat kuvailuelementit. Mallien käyttökelpoisuutta tarkasteltiin suhteessa tämän tutkimuksen paljastamiin käytettyihin kuvailuelementteihin.
Aikaisemmassa tutkimuksessa, jonka kohteena oli tiedonhaussa käytetyt kuvailuelementit, oli tutkittu lähinnä historiantutkijoiden tiedonhakua päätearkistoissa. Tämän tutkielman asetelma poikkesi näistä lähtökohdista tarjoten mahdollisuuden saada uutta tietoa aiheesta. Historiantutkijat eivät käytä asiakirjoja niiden alkuperäisessä tarkoituksessa, vaan heidän tutkimuksensa näkökulma ohjaa käyttöä. Tämän tutkimuksen organisaatio hoiti päätearkistotehtävien lisäksi myös asiakirjahallinnon tehtäviä. Tutkimuksessa tarkasteltavia tietopalvelupyyntöjä tuli pääasiassa organisaatiossa työskenteleviltä henkilöiltä. Tällöin asiakirjoja käytettiin niiden alkuperäisessä käyttötarkoituksessa. Tutkielmassa vertailtiin organisaatiossa työskentelevien ja ulkopuolisten henkilöiden käyttämien hakutermien eroja. Tutkielman tarkoituksena oli auttaa organisaatiota joko hyödyntämään jo olemassa olevaa kuvailu- tai metatietomallia tai vaihtoehtoisesti kehittämään omiin tarpeisiinsa paremmin sopiva malli.
Tutkimustulosten mukaan tietopalvelupyynnöissä esiintyvistä kuvailuelementeistä suosituimpia olivat nimi, aika ja dokumentin tyyppi. Nämä olivat suosittuja kuvailuelementtejä myös aiemman tutkimuksen perusteella. Aikaisemmasta tutkimuksesta eroten aihe ei ollut kovin suosittu kuvailuelementti tietopalvelupyynnöissä. Olemassa olevien kuvailu- ja metatietomallien käyttökelpoisuutta vähensi niissä esiintyvät puutteet koskien asiakirjojen sisällön kuvailua. Varsinkin asiakirjojen sisältämiä nimiä ja ajanmääreitä on vaikea saada talteen niiden avulla. Tutkimus paljasti myös, että organisaatiossa työskentelevät hakevat asiakirjoja tunnusten perusteella ulkoisia käyttäjiä huomattavasti useammin. Tähän vaikuttavat todennäköisesti aktiivisten asiakirjojen osalta käytössä olevat dokumentinhallintajärjestelmät.