Diaarissa päivät pitkät? - työnkuvatapaustutkimus asianhallinnan alalta
Toivonen, Marianne (2017)
2017
Informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median tutkinto-ohjelma - Degree Programme in Information Studies and Interactive Media
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2017-11-24
Julkaisun pysyvä osoite on
http://urn.fi/URN:NBN:fi:uta-201712082885
http://urn.fi/URN:NBN:fi:uta-201712082885
Tiivistelmä
Työni käsittelee anonyymin energia-alan konsernin hallinnon assistentin työtä, jossa päätyö koostuu asianhallinnan, arkistoinnin ja kirjaamisen tehtävistä. Tehtävänkuva sisältää myös muita asianhallinnan alaan liittymättömiä tehtäviä. Tutkimuksessani etsin vastausta kysymykseen miten kyseinen työ on muuttunut vuosien 1975–2016 välillä.
Tutkin hallinnon assistentin työtä teemahaastatteluin. Haastattelin viittä tutkimusorganisaatiossa työskennellyttä tai työskentelevää henkilöä, joilla oli tai on vahva suhde hallinnon assistentin työhön. Puran havaintoja laadullisen analyysin kautta jäljittämällä aineistosta ne pääkohdat, joiden avulla tutkimuskysymykseen on mahdollista saada vastaus. Tutkimukseni sisältää myös katsauksen asianhallinnan alan työhön liittyviin tutkimuksiin ja kohdeorganisaatiossa aiemmin tehtyihin asianhallinnan alan tutkimuksiin. Peilaan tutkimuslöydöksiäni niihin.
Hallinnon assistentin työtä on tarkastelujakson aikana pyritty johdonmukaisesti kehittämään. Samalla siihen ovat kuitenkin voimakkaasti vaikuttaneet ulkopuoliset voimat ja se on kärsinyt arvostuksen puutteesta. Työn sisältö muuttui tarkastelujakson aikana sihteeri- ja kirjaamotyöstä enemmän asianhallintatehtäviä sisältäväksi. Vuosina 1975–2008 tutki-musorganisaatio toimi kunnallisten lakien mukaan. Tällöin hallinnon assistentin tehtävissä oli dominoiva merkitys kirjaamistoiminnolla. Vuonna 2009 tutkimusorganisaatio yhtiöitettiin, jolloin siirryttiin osakeyhtiölain piiriin. Tämän jälkeinen aika herätti konsernissa tarpeen kirkastaa hallinnon assistentin työnkuvaa. Samalla haluttiin nostaa asianhallinnon roolia ja kehittää asianhallintaa paperikeskeisestä kohti sähköistä. Tämä kehittämistyö, kuten myös siirtymä kaupunginaikaisesta asianhallista yritysmäiseen, on organisaatiossa tarkastelujakson päätyttyä edelleen kesken.
Tutkin hallinnon assistentin työtä teemahaastatteluin. Haastattelin viittä tutkimusorganisaatiossa työskennellyttä tai työskentelevää henkilöä, joilla oli tai on vahva suhde hallinnon assistentin työhön. Puran havaintoja laadullisen analyysin kautta jäljittämällä aineistosta ne pääkohdat, joiden avulla tutkimuskysymykseen on mahdollista saada vastaus. Tutkimukseni sisältää myös katsauksen asianhallinnan alan työhön liittyviin tutkimuksiin ja kohdeorganisaatiossa aiemmin tehtyihin asianhallinnan alan tutkimuksiin. Peilaan tutkimuslöydöksiäni niihin.
Hallinnon assistentin työtä on tarkastelujakson aikana pyritty johdonmukaisesti kehittämään. Samalla siihen ovat kuitenkin voimakkaasti vaikuttaneet ulkopuoliset voimat ja se on kärsinyt arvostuksen puutteesta. Työn sisältö muuttui tarkastelujakson aikana sihteeri- ja kirjaamotyöstä enemmän asianhallintatehtäviä sisältäväksi. Vuosina 1975–2008 tutki-musorganisaatio toimi kunnallisten lakien mukaan. Tällöin hallinnon assistentin tehtävissä oli dominoiva merkitys kirjaamistoiminnolla. Vuonna 2009 tutkimusorganisaatio yhtiöitettiin, jolloin siirryttiin osakeyhtiölain piiriin. Tämän jälkeinen aika herätti konsernissa tarpeen kirkastaa hallinnon assistentin työnkuvaa. Samalla haluttiin nostaa asianhallinnon roolia ja kehittää asianhallintaa paperikeskeisestä kohti sähköistä. Tämä kehittämistyö, kuten myös siirtymä kaupunginaikaisesta asianhallista yritysmäiseen, on organisaatiossa tarkastelujakson päätyttyä edelleen kesken.