Kustannussäästöjen mittaaminen julkisissa hankinnoissa - case Tampereen kaupunki

Abstract

Tutkielmassa tarkastellaan kustannussäästöjen mittaamista julkisorganisaation hankinnoissa. Vaikka sekä hankintojen johtamiseen että julkisen sektorin tuloksellisuuden mittaamiseen liittyen onkin tehty runsaasti aiempaa tutkimusta, on näiden kahden aiheen rajapinnassa selkeä tutkimusaukko. Tieteellisen kontribuution lisäksi tutkimuksella on olennainen käytännön merkitys, sillä niukkojen resurssien näkökulmasta kunnilla on kasvava paine osoittaa, että myös hankintoja on tehty järkevästi ja kustannustehokkaasti. Tällaisia kokonaisvaltaisia hankintojen kustannussäästömittareita ei kuitenkaan tiettävästi ole vielä laajemmin Suomen suurissa kaupungeissa rakennettu.

Tässä laadullisessa toimintatutkimuksessa tutkimusongelmaa lähestytään kolmen tutkimuskysymyksen kautta: 1) miten hankintojen kustannussäästöt voidaan ymmärtää, ja mitä ulottuvuuksia niihin liittyy, 2) millaisia esteitä kustannussäästömittareiden rakentamiselle mahdollisesti on, sekä 3) miten hankintojen johtamiseen tarkoitettu Kraljicin matriisi soveltuu kustannussäästömittareiden kohdentamiseen, ja tulisiko kustannussäästön lisäksi mitata hankintatoimen maturiteettia. Näitä tutkimuskysymyksiä tarkastellaan rajatusti Tampereen kaupungissa, ja tutkimus onkin osa kaupungin hankintojen kustannussäästöjen todentamismallin rakentamisen projektia.

Tutkimuksen teoreettinen viitekehys muodostuu tuloksellisuuden käsitteen jäsentämisestä sekä mittaamisen ja hankintojen teoriasta. Mittaamisen teoriassa tarkastellaan lyhyesti laskentatoimen perusongelmia, mittarin validiteettia, reliabiliteettia ja relevanssia, sekä SMART-kriteereitä. Hankintojen teoria puolestaan koostuu hankintatoimen ammattimaisuuden asteen eli maturiteetin, sekä Kraljicin matriisin teoriasta.

Tutkimus sisältää kahdenlaisia interventioita: hankintojen substanssiosaajille kohdistetun työpajan sekä johdon haastattelut. Työpajan tarkoituksena oli tunnistaa niitä keskeisiä syitä, jotka aiheuttavat hankinnoissa turhia kustannuksia, ja joihin kustannussäästömittareita voisi siten olla perusteltua kohdentaa. Johdon haastattelujen tavoitteena puolestaan oli ensisijaisesti hahmottaa, miten hankintojen kustannussäästöt ylipäänsä ymmärretään.

Tutkimustulosten perusteella hankintojen kustannussäästöt ymmärretään Tampereen kaupungissa laajasti. Säästön nähdään syntyvän hankintojen ja toiminnan tuloksellisuuden paranemisesta, ja säästö voi sisältää elementtejä myös hankinnan laadusta ja vaikuttavuudesta. Keskeisiä haasteita kustannussäästöjen mittaamiselle kaupungin hankinnoissa puolestaan ovat yksikkökohtainen budjetointi ja raportointi, vaihtelevat käytännöt sekä riittävän tarkan ja helposti saatavilla olevan datan puute. Tulosten mukaan Kraljicin matriisia voidaan käyttää jossain määrin kustannussäästömittareiden kohdentamisen apuna. Varsinaisten kustannussäästöjen lisäksi olisi kuitenkin relevanttia mitata myös kaupungin hankintatoimen maturiteettia ja sen kehittymistä.