Asiakirjallisen tiedon arvonmääritys : Kansallisarkiston seulontapolitiikan ja seulontastrategian tarkastelu arvonmääritysperiaatteiden valossa
Saari, Seija (2017)
2017
Informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median tutkinto-ohjelma - Degree Programme in Information Studies and Interactive Media
Viestintätieteiden tiedekunta - Faculty of Communication Sciences
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2017-11-02
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:uta-201711062683
https://urn.fi/URN:NBN:fi:uta-201711062683
Tiivistelmä
Asiakirjahallinnossa ja arkistoissa työskentelevien tehtäviin kuuluu asiakirjallisen tiedon seulonta. Sillä tarkoitetaan asiakirjallisen tiedon arvottamista sen säilytysarvon mukaan; onko tämä edessäni oleva asiakirjallinen tieto niin arvokasta, että se tulisi säilyttää pysyvästi vai riittääkö, että tieto on tallessa vain määrätyn ajan, jonka jälkeen se voidaan hävittää. Tähän seulontakokonaisuuteen kuuluu olennaisena osana asiakirjallisen tiedon arvonmääritys. Jotta tieto voidaan seuloa, on sille määriteltävä arvo.
Arvonmääritystä ohjaavat periaatteet, jotka ovat muotoutuneet arkistotieteen kehittyessä 1800-luvun lopulta alkaen, mutta erityisesti 1900-luvun alusta alkaen aina 2010-luvulle saakka. Tutkielmassa tarkastellaan seuraavien arvonmääritystä käsitelleiden arkistoteoreetikoiden arvonmääritysperiaatteita: Hilary Jenkinson, Theodore Roosevelt Schellenberg, Hans Booms, Helen Willa Samuels ja makroseulonnan kehittäjä Terry Cook.
Arkistoteoreetikoiden arvonmääritysperiaatteita verrataan Kansallisarkistossa laadittujen seulontapolitiikan ja seulontastrategian sisältöihin. Seulontapolitiikka ja -strategia ohjaavat suomalaisen valtionhallinnon asiakirjallisen tiedon arvonmääritystä. Vertailun avulla saadaan selville, mitkä arvonmääritysperiaatteet ovat painottuneesti esillä suomalaisen valtionhallinnon asiakirjallisen tiedon arvon määrittelyssä. Tutkimusmenetelmänä on systemaattinen tekstianalyysi, jota käytetään soveltavasti.
Analyysin tuloksista käy ilmi, että seulontapolitiikassa ja -strategiassa korostuneimmin ovat esillä tuoreimman arvonmäärityssuuntauksen, makroseulonnan arvonmääritysperiaatteet. T. R. Schellenbergin näkemykset ovat toiseksi eniten esillä. Myös muiden käsiteltyjen arkistoteoreetikoiden näkemyksiä Hilary Jenkinsonin näkemyksiä lukuun ottamatta on löydettävissä teksteistä.
Viime vuosien aikana tapahtunut tietotekninen kehitys, sosiaalisen median synty ja vaikutus sekä yhteiskunnalliset ja poliittiset muutokset ovat kuitenkin johtaneet siihen, että makroseulonnankin periaatteet alkavat olla ajastaan jäljessä. Tutkielman lopussa tuodaankin esiin, että asiakirjallisen tiedon muodon muuttuessa ja tiedon pirstaloituessa eri välineisiin, on tarpeen miettiä arvonmäärityksen toimivuus kokonaan uudelleen. Digitaalisen asiakirjallisen tiedon arvonmääritys onkin arkistotieteen osa-alue, jonka tutkimiseen tulisi suunnata nykyistä enemmän huomiota jatkossa.
Arvonmääritystä ohjaavat periaatteet, jotka ovat muotoutuneet arkistotieteen kehittyessä 1800-luvun lopulta alkaen, mutta erityisesti 1900-luvun alusta alkaen aina 2010-luvulle saakka. Tutkielmassa tarkastellaan seuraavien arvonmääritystä käsitelleiden arkistoteoreetikoiden arvonmääritysperiaatteita: Hilary Jenkinson, Theodore Roosevelt Schellenberg, Hans Booms, Helen Willa Samuels ja makroseulonnan kehittäjä Terry Cook.
Arkistoteoreetikoiden arvonmääritysperiaatteita verrataan Kansallisarkistossa laadittujen seulontapolitiikan ja seulontastrategian sisältöihin. Seulontapolitiikka ja -strategia ohjaavat suomalaisen valtionhallinnon asiakirjallisen tiedon arvonmääritystä. Vertailun avulla saadaan selville, mitkä arvonmääritysperiaatteet ovat painottuneesti esillä suomalaisen valtionhallinnon asiakirjallisen tiedon arvon määrittelyssä. Tutkimusmenetelmänä on systemaattinen tekstianalyysi, jota käytetään soveltavasti.
Analyysin tuloksista käy ilmi, että seulontapolitiikassa ja -strategiassa korostuneimmin ovat esillä tuoreimman arvonmäärityssuuntauksen, makroseulonnan arvonmääritysperiaatteet. T. R. Schellenbergin näkemykset ovat toiseksi eniten esillä. Myös muiden käsiteltyjen arkistoteoreetikoiden näkemyksiä Hilary Jenkinsonin näkemyksiä lukuun ottamatta on löydettävissä teksteistä.
Viime vuosien aikana tapahtunut tietotekninen kehitys, sosiaalisen median synty ja vaikutus sekä yhteiskunnalliset ja poliittiset muutokset ovat kuitenkin johtaneet siihen, että makroseulonnankin periaatteet alkavat olla ajastaan jäljessä. Tutkielman lopussa tuodaankin esiin, että asiakirjallisen tiedon muodon muuttuessa ja tiedon pirstaloituessa eri välineisiin, on tarpeen miettiä arvonmäärityksen toimivuus kokonaan uudelleen. Digitaalisen asiakirjallisen tiedon arvonmääritys onkin arkistotieteen osa-alue, jonka tutkimiseen tulisi suunnata nykyistä enemmän huomiota jatkossa.