Matriisimainen toimintatapa kuntaorganisaation uudistamisen osana : Tutkimus Turun kaupungin toimintamalliuudistuksesta

Abstract

Tässä tutkimuksessa tarkastellaan matriisimaisten toimintojen käyttöönottoa ja toimintaa osana suuren suomalaisen kunnan, Turun kaupungin, toiminnan uu-distamista. Aihetta lähestytään kolmesta näkökulmasta, joita ovat matriisimaiselle toimintatavalle asetetut tavoitteet, huomioitavat kokonaisuudet matriisimaisten rakenteiden käyttöönottamisessa ja johtamisessa, sekä näyttö matriisirakenteiden hyödyistä ja haitoista julkishallinnon organisaatioissa.

Tutkimus on luonteeltaan tapaustutkimus, jossa on käytetty hyväksi monipuolisia aineistoja sekä tutkimusmenetelmiä. Tutkimus koostuu synteesiosasta sekä neljästä alkuperäisestä tieteellisen vertaisarvioinnin läpikäyneestä osatutkimuksesta. Synteesi kokoaa laajemman tarkastelun tutkimusaiheesta sekä syventää osatutkimusten pohjalta matriisimaista toimintatapaa ja sen käyttöönottoa osana suomalaisen suuren kaupungin toimintamalliuudistusta.

Tutkimuksen tulosten perusteella voidaan todeta, että Turun kaupungin toimintamalliuudistukselle, ja sen osana matriisimaisille toimintatavoille, asetetut tavoitteet ovat hyvin yleistettävissä julkisen sektorin organisaatioiden uudistamisen tavoitteisiin sekä yleisesti matriisimaisille rakenteille asetettuihin tavoitteisiin. Tässä tutkimuksessa esitetään kuuden eri ulottuvuuden malli, joka on tarpeen huomioida julkisen sektorin organisaatiossa matriisimaisten rakenteiden käyttöönotossa ja johtamisessa. Strategia, rakenne, prosessit, resurssit, henkilöstö ja palkitsemiskäytännöt korostuvat, ja niiden implementoinnin keskiössä on eri ulottuvuuksiin liittyvän muutoksen järjestelmällinen johtaminen. Matriisirakenteista on haettu apua ja ratkaisua monenlaisissa tilanteissa ja julkissektorin organisaatioissa eri puolilla maailmaa. Yleisesti ottaen matriisirakenteella saavutetut hyödyt ovat usein jääneet julkisen sektorin organisaatioissa tulkinnanvaraisiksi. Paras näyttö saavutetuista hyödyistä julkisen sektorin organisaatioissa löytyy pienimuotoisemmista matriisimaisista yhteistyörakenteista, kuten poikkihallinnollisista tiimeistä. Tämän tutkimuksen valossa julkisen sektorin organisaatioissa olisi kannattavinta tarkastella poikkihallinnollisten tiimien optimaalista hyödyntämistä organisaation rakenteelliselle muutokselle asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Yleisesti ottaen voidaan todeta, että tämän tutkimuksen tulokset vahvistavat aiempien tutkimusten tuloksia, ja Tu-run kaupungin omaksuman matriisimaisen toimintatavan tunnistetut hyödyt ja haitat ovat hyvin samanlaisia mitä muualla sekä yksityisen että julkisen sektorin organisaatioissa.

Tämän tutkimuksen teoreettinen merkitys löytyy pääosin aiemmin tehdyn tutkimuksen tuloksia vahvistavasta ulottuvuudesta. Suomalaisen julkisen sektorin organisaation uudistaessa toimintamalliaan ja ottaessa sen osana matriisimaisia toimintatapoja ja rakenteita käyttöönsä, tavoittelee se hyvin samankaltaisia hyötyjä, ja törmää se hyvin samankaltaisiin muutosprosessin haasteisiin, mitä muut organisaatiot maailmalla. Tutkimuksen anti suomalaisen julkishallinnon organisaatioiden käytännön kehittämiselle näkyy nimenomaan suuren julkisen sektorin organisaation sisäisten toimintatapojen kehittämisessä.

The purpose of this study is to examine the implementation of a matrix-like operations model as part of the management and operations reformation of a large Finnish municipality, and in a broader sense, as part of the management development of public administration. The topic is approached from three viewpoints: What is being pursued by implementing the matrix model as part of the reformation of the City of Turku management and operations model; what should be observed by a public administration organization in implementing and managing the matrix structures; and in which situations have public administration organizations decided on the matrix structures and what kind of evidence is there of the achieved benefits?

The nature of the study is a case study. Data and methods used are versatile. The research consists of synthesis and four original peer-reviewed articles. Synthesis combines broader examination of topic and deepens the adoption and implementation of matrix-like structures and management as part of the management and operations reform of Finnish local authority.

Based on research results it can be argued that the objectives set for management and operations reform of City of Turku, and the adoption of matrix-like structures as part of that, are generally applicable for objectives set for other public administration reformation and adoption of matrix structures in general. This research presents a model of six different dimensions which should be observed when implementing and managing matrix structures in a public sector organization. Strategy, structure, processes, resources, personnel, and reward practices stand out, and at the core of their implementation is managing the change which is related to different dimensions. The matrix model has been looked at as a helpful solution in various situations and public administration organizations all over the world. However, the proven utility of matrix is often left unclear. Best evidence of benefits found is linked in small-scale matrix-like cooperation structures, such as cross-functional teams. In the light of this research it would be useful to study the optimal use of cross-functional teams as a method to reach the objectives set for structural changes of public sector organizations. In general, this study confirm the results of earlier research made, and the advantages and disadvantages identified in adoption and implementation of matrix-like structures and matrix management in City of Turku are very same as in other public and private sector organizations.

The theoretical significance of this study lies mainly in the way it supports the findings of earlier research. When a Finnish public sector organization reforms its operational model and, as a part of this, implements matrix-like management and operations models and structures, the organization is seeking similar benefits and meeting similar challenges during the change process as other organizations around the world. The research results can also be utilized more widely in specifically researching Finnish public sector organizations, and in the development of internal functions of large public sector organization.