Vuorovaikutuksen ja sosiaalisen oppimisen merkitys asiakirjojen arvonmäärityksessä : Tapaustutkimus

Abstract

Tutkimuksessa selvitettiin, miten arkistoammattilaiset vuorovaikutuksessa ratkaisevat asiakirjojen arvonmääritykseen liittyviä ongelmia ja miten he kokevat arvonmäärityksen. Tutkimushypoteesina oli, että asiakirjojen arvonmäärityksessä syntyvät ongelmatilanteet voidaan ratkaista vuorovaikutuksen keinoin ja arkistojen taannehtivaa seulontatyötä tukea arkistoviranomaisten, arkistonhoitajien ja organisaation muiden asiantuntijoiden välisellä yhteistyöllä.

Tutkimuksessa viitattiin arvonmääritysteorioiden lisäksi informaatiotutkimuksen ja sosiaalisen oppimisen teorioihin. Vaikka arvonmääritys on yksi arkistotieteen keskeisimmistä osa-alueista, sen käytäntöjen tieteellinen tutkimus on ollut alalla vähäistä. Sen sijaan esimerkiksi organisaatioiden tietämyksenhallintaa on tutkittu kotimaisessa ja kansainvälisessä tutkimuskentässä runsaasti.

Tutkimusmetodina hyödynnettiin kvalitatiivista analyysia. Tutkimusaineisto kerättiin puolistrukturoitujen teemahaastattelujen avulla ja sitä tarkasteltiin organisaation tietämyksenhallinnan ja erilaisten vuorovaikutuskeinojen näkökulmasta.

Tutkimuksen tulokset osoittavat, että organisaation tietämyksenhallinnan merkitystä osana onnistunutta asiakirjojen arvonmääritystä pidetään vähäisenä. Yksin tekemisen kulttuuri on vahva. Vuorovaikutus ja tiedon jakaminen ovat arkistonhoitajan näkökulmasta yksipuolinen prosessi, jolloin sosiaalista oppimista ei tapahdu ja asiakirjahallintaan liittyvien rutiinien kehittäminen toimintatasolla on haasteellista. Seurauksena arkistojen taannehtiva seulonta pitkittyy ja voi pidemmällä aikavälillä johtaa päätearkistojen tilanhallinnan ja tietopalvelun laadun heikkenemiseen.

Tutkimuksen tulokset nostavat esille myös arkistonhoitajien työssä jaksamiseen ja ammatillisen osaamisen ja mielenkiinnon ylläpitämiseen liittyvät tekijät. Organisaation tietojohtamisella on vaikutusta siihen, miten työntekijät sitoutetaan yhteiseen ja yhtenäiseen asiakirjahallintaan ja asiakirjahallinnan kehittämiseen.