Producing "the necessary evil" : Documentation process and status of technical communication at a manufacturing company

Abstract

Tämä tutkielma kuuluu teknisen viestinnän alaan ja käsittelee siihen kuuluvia prosesseja. Kyseessä on laadullinen tapaustutkimus, jossa tarkastellaan, millainen tutkimuksen kohteena olevan teollisuusyrityksen nykyinen dokumentointiprosessi on ja miten prosessia voitaisiin kehittää tulevaisuudessa. Lisäksi tutkimuksessa tarkastellaan teknisen viestinnän statusta yrityksessä. Tavoitteena on kehittää uusi prosessimalli yritykselle. Tutkimuksen oletuksena on, että nykyisessä dokumentointiprosessissa on ongelmia, jotka haittaavat muita prosesseja ja teknisen dokumentaation laatua.

Tutkimuksen lähtökohtana ovat harjoittelujakson aikana nousseet kysymykset siitä, miksi viimeisimmän dokumentointiprojektin valmistumisessa oli ongelmia, sekä yrityksen prosessikaavio, jossa ei eritellä dokumentaation tuottamiseen liittyviä vaiheita. Tutkimuksen aineisto kerättiin puolistrukturoidulla haastattelumenetelmällä, ja tutkimukseen haastateltiin viittä yrityksen työntekijää, jotka osallistuvat dokumentointiprosessin eri vaiheisiin yrityksessä.

Tutkimuksessa esitellään Hackosin (1994), Haramundanisin (1998) ja Kisterin (2016) dokumentointiprosessimallit, joita käytetään sekä nykyisen prosessin arvioimiseen että uuden prosessimallin kehittämiseen. Nykyistä dokumentointiprosessia arvioidaan myös vertaamalla sitä Hackosin (1994) prosessien kypsyysmalliin, joka antaa viitteitä nykyprosessin kypsyydestä ja prosessin kehittämiseen tarvittavista muutoksista.

Tutkimuksen tulokset osoittavat, että yrityksen nykyisessä dokumentointiprosessissa on ongelmia, jotka ilmenevät erityisesti dokumentaation valmistumisessa ja laatuvaatimusten täyttämisessä. Ongelmat juontuvat lähtökohtaisesti puutteellisesta prosessijohtamisesta ja vakiintumattomasta prosessista. Teknisen viestinnän status on yrityksessä jokseenkin alhainen, sillä vaikka laadukkaan dokumentaation merkitys yritykselle on työntekijöiden tiedossa, dokumentointitehtävät koetaan ikäviksi ja hankaliksi. Tutkimustulokset siis tukevat hypoteesia, sillä prosessissa on ongelmia, jotka vaikuttavat sekä dokumentaation laatuun että muihin prosesseihin, kuten käännösprosessiin. Prosessin kehittämiseksi suositellaan prosessipäällikön nimittämistä, dokumentointiin liittyvää koulutusta, laatukriteerien kehittämistä sekä uuden prosessimallin käyttöönottoa. Jatkotutkimusta muutosten toimeenpanemisen onnistumisesta kohdeyrityksessä tarvittaisiin, jotta uuden prosessimallin sopivuutta yrityksen toimintaan voitaisiin arvioida. Lisäksi samanlaisia tapaustutkimuksia muiden yritysten dokumentointiprosesseista tarvittaisiin niin Suomessa kuin ulkomaillakin, jotta dokumentoinnin tilasta saataisiin kattavampi yleiskuva teknisen viestinnän alalla.