Sisällönhallinta suomalaisessa julkishallinnossa
Aholainen, Emmi (2017)
2017
Informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median tutkinto-ohjelma - Degree Programme in Information Studies and Interactive Media
Viestintätieteiden tiedekunta - Faculty of Communication Sciences
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2017-03-29
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:uta-201704031400
https://urn.fi/URN:NBN:fi:uta-201704031400
Tiivistelmä
Tutkimuksessa tarkasteltiin sisällönhallintaa ja enterprise content managementia (ECM) suomalaisessa julkishallinnossa. Tutkimuksen ensisijaisina tavoitteina oli kartoittaa, missä määrin kohdeorganisaatioissa on käytössä menetelmiä sähköisten informaatiosisältöjen hallintaan sekä millaisia haasteita ja ongelma-alueita organisaatioiden sisällön- ja tiedonhallinnassa ilmenee.
Tutkimus toteutettiin verkkokyselynä, joka välitettiin sähköpostitse 25:lle satunnaisotannalla valitulle organisaatiolle julkishallinnon eri toimialoilta. Tutkimus oli lähtökohdiltaan laadullinen, ja aineiston analyysissä sovellettiin kohdeorganisaatioiden luokittelua eri kategorioihin niissä hyödynnettyjen sisällönhallinnan menetelmien perusteella.
Tutkimustuloksista ilmeni, että suomalaisessa julkishallinnossa toimitaan toistaiseksi tilanteessa, jossa paperiasiakirjojen käsittelystä ja säilytyksestä ollaan siirtymässä kohti sähköistä toimintaympäristöä. Samanaikaisesti myös muiden sähköisten informaatiosisältöjen hallintaan on alettu kiinnittämään alustavaa huomiota, mutta koko organisaation kattavan ECM-ratkaisun hyödyntäminen on vielä vähäistä.
Erityishaasteita organisaatioille tuottivat etenkin tiedonhallinnan järjestelmien välisen integraation puutteet ja järjestelmien käytettävyysongelmat. Kyseiset haasteet puolestaan heikensivät työntekijöiden sitoutumista yhteisten järjestelmien käyttöön. Lisäksi ongelmaksi koettiin informaation löydettävyys, mikä johtui muun muassa asiakirjojen ja muun informaation moninaisuudesta, hakutoimintojen puutteista sekä saman informaation säilytyksestä päällekkäisissä tallennuspaikoissa.
Tulosten perusteella on pääteltävissä, että asiakirjahallinnon sähköistäminen on julkisella sektorilla sisällönhallinnan muita osa-alueita ajankohtaisempi tavoite. Julkishallinnon tiedonhallintaa voitaisi kuitenkin tehostaa hyödyntämällä laajemmin tiettyjä ECM:in piiriin kuuluvia menetelmiä ja liiketoimintajärjestelmiä. Muun muassa kokonaisarkkitehtuuri, genreanalyysi, organisaation kattavat hakusovellukset ja sähköpostien hallinta- ja arkistointijärjestelmä voisivat tarjota ratkaisuja tiedonhallinnassa kohdattuihin haasteisiin.
Tutkimus toteutettiin verkkokyselynä, joka välitettiin sähköpostitse 25:lle satunnaisotannalla valitulle organisaatiolle julkishallinnon eri toimialoilta. Tutkimus oli lähtökohdiltaan laadullinen, ja aineiston analyysissä sovellettiin kohdeorganisaatioiden luokittelua eri kategorioihin niissä hyödynnettyjen sisällönhallinnan menetelmien perusteella.
Tutkimustuloksista ilmeni, että suomalaisessa julkishallinnossa toimitaan toistaiseksi tilanteessa, jossa paperiasiakirjojen käsittelystä ja säilytyksestä ollaan siirtymässä kohti sähköistä toimintaympäristöä. Samanaikaisesti myös muiden sähköisten informaatiosisältöjen hallintaan on alettu kiinnittämään alustavaa huomiota, mutta koko organisaation kattavan ECM-ratkaisun hyödyntäminen on vielä vähäistä.
Erityishaasteita organisaatioille tuottivat etenkin tiedonhallinnan järjestelmien välisen integraation puutteet ja järjestelmien käytettävyysongelmat. Kyseiset haasteet puolestaan heikensivät työntekijöiden sitoutumista yhteisten järjestelmien käyttöön. Lisäksi ongelmaksi koettiin informaation löydettävyys, mikä johtui muun muassa asiakirjojen ja muun informaation moninaisuudesta, hakutoimintojen puutteista sekä saman informaation säilytyksestä päällekkäisissä tallennuspaikoissa.
Tulosten perusteella on pääteltävissä, että asiakirjahallinnon sähköistäminen on julkisella sektorilla sisällönhallinnan muita osa-alueita ajankohtaisempi tavoite. Julkishallinnon tiedonhallintaa voitaisi kuitenkin tehostaa hyödyntämällä laajemmin tiettyjä ECM:in piiriin kuuluvia menetelmiä ja liiketoimintajärjestelmiä. Muun muassa kokonaisarkkitehtuuri, genreanalyysi, organisaation kattavat hakusovellukset ja sähköpostien hallinta- ja arkistointijärjestelmä voisivat tarjota ratkaisuja tiedonhallinnassa kohdattuihin haasteisiin.