Kansainvälisten toimintojen asiakaspalvelun tiedonhallintaratkaisun kehittäminen

Abstract

Yritysten toimintojen ja toimitusketjujen yhä enenevässä määrin kansainvälistyessä ja pidentyessä sekä tiedon määrän kasvaessa, kulttuurin ja organisaatiokulttuurin merkityksen ymmärtäminen sekä tiedon hallinnan merkitys korostuvat. Kuljetusyrityksen kansainvälisten toimintojen asiakasyritysten lukumäärä on erittäin suuri. Lisäksi yritysten koko ja toiminta-alue voi vaihdella hyvin paljon. Suurimmat asiakasyritykset ovat globaaleja huolinta- ja kuljetusliikkeitä, pienempien yrityksien ollessa vain yhden tai muutaman ihmisen kokoisia. Tässä diplomityössä oli tarkoituksena tarkastella yrityksen kansainvälisen toiminnan toimintamenetelmiä sekä kehittää ratkaisu tiedon ajantasaiselle, tarkalle ja muodollisesti oikealle saamiselle. Työn empiiriset tulokset perustuvat tapaustutkimukseen, joka toteutettiin yhteistyössä erään kuljetusyrityksen kanssa. Aineistoa kerättiin kohdeyrityksessä toteutettujen haastattelujen ja oman kokemuksen ja havainnoinnin kautta Työssä havaittiin, että tällä hetkellä yksi ratkaisu ei sovi kaikille yritysten koosta, yrityskulttuurista ja toimintatavoista johtuen. Isot kansainväliset asiakkaat pyritään ohjaamaan mahdollisuuksien mukaan käyttämään EDI-tiedonsiirtoa ja jättämään nykyiset sähköpostilla, puhelimella tai muulla tavalla tehtävät ennakkoilmoitukset. Yrityksen pienet ja keskisuuret asiakkaat pyritään ohjaamaan käyttämään uutta keskitettyä ja omassa hallinnassa olevaa kuljetustilaus- ja ennakkoilmoitus- järjestelmää nykyisen usean kolmansien osapuolten hallinnassa olevien vaihtoehtojen sijaan. Tällä ratkaisulla yritys pystyy hallinnoimaan ja tarkastamaan, että se saa kaikki tarvitsemansa tiedot ajantasaisessa ja tarvitsemassaan muodossa suoraan omaan järjestelmäänsä.