Tietotyön suunnittelu monitilatoimistossa

Abstract

Työn tekeminen on muuttunut viime vuosien aikana. Työtä tehdään toimistolla vaihtelevassa ympäristöissä: ei ainoastaan oman työpisteen äärellä, vaan esimerkiksi jaetuissa työtiloissa. Lisäksi työtä ei tehdä ainoastaan toimistolla, vaan vaihtelevissa työympäristöissä niin kahviloissa, kotona etätöissä ja työmatkojen yhteydessä.

Toisaalta työn murrosta kuvaavat myös tietotyön piirteet: jatkuva tarve oppia, innovoida, luoda uutta ja olla vuorovaikutuksessa muiden työntekijöiden kanssa. Muuttuva tietotyö asettaa vaatimuksia myös sille, missä työtä tehdään. Onkin todettu, että monitilatoimisto on syntynyt tietotyön murroksen pohjalta. Kun tietotyöntekijä ja tietotyöntekijöiden yhteisö siirtyvät perinteisestä toimistosta, kuten avotoimistosta tai huonetoimistosta, monitilatoimistoon, seuraa merkittävä muutos. Työnteon tavat eivät ole samanlaiset kuin ennen: välillä päivän työpisteitä tulee varata etukäteen ja uudet työympäristön pelisäännöt voivat ohjeistaa tilojen käyttöä. Miten yksittäisen työntekijän tulisi suunnitella työtänsä monitilatoimistossa, jotta työnteko olisi sujuvaa ja aikaansaavaa? Entä miten työyhteisö voi yhdessä sopia pelisääntöjä tilojen käytöstä?

Näitä kysymyksiä käsitellään tässä diplomityössä, joka laadittiin Tampereen teknillisen yliopiston Tiedonhallinnan ja logistiikan laitoksella. Diplomityötä varten tehdyn tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, miten tietotyöntekijän työpäivän suunnittelua voidaan edistää monitilatoimistossa. Tutkimus oli aineistolähtöinen laadullinen tutkimus, jonka lähtökohtana oli POP UP –hankkeessa kerätty aineisto toimistokalusteita ja –palveluita tarjoavan yrityksen Martelan monitilatoimistosta. Aineisto oli kerätty haastattelemalla. Haastatteluissa selvitettiin näkemyksiä työympäristöstä, työtavoista, työympäristön käyttämisestä, työympäristön pelisäännöistä ja mielipiteitä hyvän työympäristön piirteistä. Haastatteluaineisto analysoitiin koodaamalla ja kvantifioimalla.

Tutkimuksessa selvitettiin myös, millaisia työympäristöjä monitilatoimistot eli toimintalähtöiset työympäristöt ovat: millaisista vyöhykkeistä ja tiloista ne koostuvat ja millaisia tekijöitä on hyvä huomioida sellaista suunniteltaessa. Toinen teema tutkimuksessa oli tietotyön suunnittelu niin yhteisö- kuin yksilötasolla. Tutkimuksessa löydettiin suunnittelua tukeva työn tuunaamisen prosessi. Toinen keskeinen löydös oli monitilatoimistoissa käytettävät peliäännöt, joissa on hyvä tunnistaa yhtäältä tietotyöntekijöiden piirteet ja toisaalta monitilatoimiston piirteet. Pelisäännöt on myös hyvä laatia iteroiden ja osallistavalla menetelmällä.