Tiedonhallinta organisaatioiden yhteistyöprojekteissa

Abstract

The successful organizations are based on efficient information management. The role of information management has emphasized due to increasing amount of information to be managed. In networked business model organizations focus on their core business and purchase other needed functions through subcontractors that highlights the effect of co-operation. This study focused on information management in organizational co-operation in manufacturing industry. The objective of this study was to define information management methods in organizational co-operation. The study mapped levels of information management and organizational challenges in information management to offer development methods streamlining co-operation. The material of the study was formed by semi-structured interviews. The persons chosen in the interviews were selected from various size of organizations that interacted with co-operational projects. The study focused on the role of operators as part of information management in organizational co-operation. The challenges related to project management were covered as those intersected processes in an inter-organizational systems. The results indicate that organizations acting by networked business model can develop co-operational efficiency by information management. In addition, co-operational projects should be considered from a process perspective. In modern networked business model the co-operation is commonly a combination of projects and processes. The second major result was the role of operators in co-operation. Modern highly developed systems were experienced as restricting, causing increased use of emails as well as inefficiency in communication and co-operation. This study aims to provide cultured knowledge for organizations acting in co-operation by summarizing identified challenges and development areas.

Tehokas tiedonhallinta on menestyvien organisaatioiden elinehto. Tiedonhallinnan rooli on korostunut entisestään tiedon määrän räjähdysmäisen kasvun myötä. Verkostoituneessa liiketoiminnassa organisaatiot ovat keskittyneet ydinliiketoimintaansa ja hankkivat muut tarvittavat toiminnot organisaation ulkopuolelta. Verkostoituneessa liiketoiminnassa yhteistyön sujuvuus on täten välttämätöntä. Tutkimus keskittyi koskemaan valmistavaa teollisuutta. Tutkimuksessa oli tavoitteena tarkastella yhteistyössä toimivien organisaatioiden tiedonhallinnan menetelmiä kartoittamalla tiedonhallinnan nykytasoa sekä tunnistamalla toiminnan kipupisteitä. Tutkimuksen aineisto kerättiin teemahaastatteluilla. Haastatteluihin valittiin eri kokoisia organisaatioita, joiden toiminta liittyy yhteistyössä toteutettaviin projekteihin. Tutkimuksen keskiössä oli työntekijän rooli osana yhteistyössä tehtävien projektien tiedonhallintaa. Projektiliiketoiminnan haasteisiin keskityttiin erityisesti prosessiluontoisen toiminnan näkökulmasta. Tutkimuksessa tarkasteltiin siten yhteistyöprojekteja myös prosessimaisen toiminnan kautta. Tutkimuksessa selvisi, että yhteistyössä toimivat organisaatiot voivat kehittää yhteistyön tehokkuutta tiedonhallinnan menetelmillä. Yhtenä merkittävänä löydöksenä oli projekti- ja tuotantomaisen toiminnan sulauttaminen yhteen osana yhteistyötä. Nykyaikaisessa verkostoituneessa liiketoiminnassa toiminta on usein yhdistelmä kumpaakin. Toisena keskeisenä löydöksenä on käyttäjän merkitys osana yhteistyötä. Nykyisten järjestelmien toimintojen monipuolisuus ja monimutkaisuus koettiin tehokasta yhteistyötä rajoittavaksi tekijäksi. Seurauksena havaittiin lisääntynyt sähköpostin käyttö sekä siitä aiheutuva viestinnän ja yhteistyön tehottomuus. Tutkimuksen päätelmien tavoitteena on tarjota lisää ymmärrystä yhteistyössä toimiville organisaatiolle, kiteyttämällä nykytilanteeseen pohjautuvia ongelmakohtia sekä kehitysalueita toiminnan tehostamiseksi.