Projektiliiketoimintaa harjoittavan yrityksen projektinhallintajärjestelmän ja -prosessin kehittäminen

Abstract

Tämän tutkimuksen kohdeyritys harjoittaa projektiliiketoimintaa suomessa rakennusalalla usealla paikkakunnalla. Projektiliiketoiminnan tehokas johtaminen ja kehittäminen edellyttävät vakioitujen toimintatapojen sekä prosessien laajaa käyttöä. Kohdeyrityksessä on määritelty projektien johtamiseen liittyvät toimintatavat ja prosessit. Suoritetuissa auditoinneissa on kuitenkin huomattu, että kohdeyrityksen projekteja johdetaan vaihtelevilla tavoilla. Tämän takia koko projektiliiketoiminnan kehittäminen ja johtaminen on erittäin haastavaa. Kohdeyrityksen määrittelemiä toimintatapoja ei projektihenkilöstön keskuudessa tunneta riittävän hyvin, tai niiden noudattamista ei koeta tarpeelliseksi. Nykyinen projektinhallintajärjestelmä on käytettävyydeltään heikko, eikä se tuota esimiehille selvää signaalia projektien tilasta. Näiden asioiden seurauksena kohdeyrityksen eri toimipisteisiin on muodostunut eriäviä toimintatapoja, joiden toimivuus ja tehokkuus vaihtelevat huomattavasti. Kohdeyritys suunnittelee projektinhallintajärjestelmää ja -prosessia palvelevan työkalun hankintaa. Työkalun käytön tulisi parantaa projektinhallintajärjestelmän käytettävyyttä sekä antaa selkeitä signaaleja määriteltyjen toimintatapojen ja prosessien käytöstä. Työkalu tulee rakentumaan tietoteknisten järjestelmien varaan. Tutkimuksen tavoitteena oli määrittää kohdeyrityksen projektinhallintajärjestelmää ja – prosessia palvelevan työkalun tärkeimmät ominaisuudet. Tutkimuksessa käytettiin konstruktiivista tutkimusotetta, sillä ensin tutustuttiin nykytilaan ja eri osapuolten tarpeisiin, minkä jälkeen nykytilaa kehitettiin kohti määriteltyjä tavoitteita. Tietoa hankittiin haastattelujen, kohdeyrityksen raporttien ja työpajojen avulla. Ohjelmistomarkkinoiden tarjonnasta haettiin ratkaisuja kohdeyrityksen tarpeisiin verkkomateriaalien ja ohjelmistoesittelyjen pohjalta. Kohdeyrityksessä tehtävän empiirisen tutkimuksen lisäksi suoritettiin kirjallisuustutkimus projektiliiketoimintaan, projektinhallintajärjestelmiin sekä tietoteknisten järjestelmien hankintaan. Näin luotiin teoriapohja, jonka perusteella liiketoiminnasta tunnistettuja kehitystarpeita priorisoitiin ja jalostettiin tietoteknisiä järjestelmiä koskeviksi vaatimuksiksi. Tutkimuksen tuloksina syntyneitä työkalun tärkeimpien ominaisuuksien listausta, vaatimusluetteloa ja työkalun toimintakaaviota käytettiin ohjelmistoyrityksille lähetetyissä tarjouspyynnöissä. Lisäksi tutkimusraportista jää kohdeyrityksen käyttöön dokumentti, josta selviävät työkalun eri ominaisuuksien alkuperät. Tutkimuksessa koottu ja analysoitu tieto auttaa kohdeyrityksen ja ohjelmistoyritysten välistä kommunikaatiota tietoteknisen järjestelmän hankintaprojektin myöhemmissä vaiheissa.