Ostolaskujen sähköistämisen muutosprosessi

Abstract

Taloushallinnon sähköistyminen ja toimintatavan kehittäminen ovat olleet paljon esillä julkisuudessa. Monet yritykset ja julkishallinnon organisaatiot järjestelevät toimintojaan uudelleen. Tietojärjestelmän avulla ostolaskujen kierto on helpommin hallittavissa ja toiminnan kriittisen tarkastelun avulla aukeaa mahdollisuus työskentelyn kehittämiseen. Porin kaupunki aloitti heinäkuussa 2004 muutosprojektin ostolaskujen sähköistämiseksi. Useat kaupungit olivat jo tehneet vastaavan muutosprosessin aikaisemmin. Nykyinen toimintatapa arvioidaan uudelleen ja tehdään ehdotuksia sen muuttamiseksi. Mitä muutos ilmiönä on? Miten organisaatio ymmärtää muutosprosessin tavoitteet ja osallistuu muutokseen? Miten henkilöstö motivoidaan työskentelemään muutoksen puolesta? Mitkä tekijät auttavat organisaatiota uusiutumaan? Mitä työskentelyvälineitä muutosprosessin kautta on löydettävissä?

Tutkimuksen tavoitteena on selvittää ostolaskujen toimintatavan muutos sekä mitä edellytyksiä ja riskejä muutosprosessin toteuttamisessa on. Mitä näitä muutokseen liittyviä edellytyksiä ja riskejä löytyy muutosta käsittelevästä kirjallisuudesta. Miten tämä toimintatavan muutosprosessi on tehty jo vastaavan ostolaskujen sähköistämisen toteuttaneissa kaupungeissa Oulussa, Tampereella ja Turussa? Tehtävässä kyselyssä selvitetään kaupunkien taloushallintovastaavien kokemuksia sähköiseen ostolaskujen kiertoon siirtymisestä, miten he toteuttivat oman muutostyöskentelynsä. Lisäksi aineistona käytetään näiden kaupunkien ostolaskujen sähköistämisen yhteydessä tehtyjä raportteja ja muuta aineistoa. Kyselyn ja näiden asiakirjojen avulla tarkentuvat muutosta käsittelevästä kirjallisuudesta esiin nousseet edellytykset ja riskit. Näistä edellytyksistä ja riskeistä muodostuu vertailuluettelo, jota verrataan Porin kaupungin toteuttamaan ostolaskujen sähköistämis- eli OLKA-projektiin. Tarkoituksena on tutkia, miten Porin kaupungin projektityöskentelyssä nämä edellytykset ja riskit on huomioitu ja miten ne toteutuvat. Toimintatapojen muutosta käsitellään pääasiassa seuraavien teemojen avulla: tavoitteiden asettaminen, muutoksen johtaminen, nykytilan hahmottaminen, tavoitetilan määrittely, henkilöstön osallistuminen toiminnan kehittämiseen ja muutoksen siirtäminen organisaatioon ja kulttuuriin.

Tutkimuksen tuloksena havaittiin selkeitä yhtäläisyyksiä muutosta käsittelevän kirjallisuudesta nousseiden tekijöiden ja kaupunkien muutostyöskentelyn välillä. Muutostyöskentelystä löytyy monia toimintatavan muutoksen edellytyksiä, joilla muutoksen onnistumista voidaan tukea ja pyrkiä siten välttämään muutokseen liittyviä riskejä. Tutkimuksessa esiin nousi muun muassa seuraavia tekijöitä: Projektityöskentelyssä korostui voimakkaasti muutoksen johtamisen ja työskentelyyn sitoutumisen merkitys. Tiedottamisella oli tärkeä merkitys muutoksen tunnetuksi tekemisessä. Ostolaskujen kiertoreittejä tutkimalla löydettiin uusia toimintatapoja. Tilausta voitiin kehittää selkeyttämällä yhteyttä tilaajan ja laskun tarkastajan välillä Laskujen skannauksen hoitaminen oli esillä eri yhteyksissä ja siihen löydettiin erilaisia toteutusvaihtoehtoja. Erilaisten muutosprojektien kokemusten vaihdossa kuntien yhteistyötä voitaisiin edelleen lisätä.

Avainsanat: muutos, toimintatapa, ostolasku, sähköinen, prosessi.