Rakennusliikkeen hankintajärjestelmä ja sen kehittäminen kohdeyrityksessä

Abstract

Hankintojen osuus rakentamisen pääurakoinnin kustannuksista on suuri, joten hankintojen teosta ja niiden hallinnasta on tullut liiketoiminnan merkittävä osa, jolla on suuri vaikutus projektien onnistumiseen. Hankinnoissa säästetty euro siirtyy lähes täysimääräisenä yrityksen tulokseen, joten hankintojen tekoa kehittämällä voidaan saada pienennettyä projektien kustannuksia merkittävästi. Tässä Diplomityössä selvitetään kirjallisuuskatsauksella ja kohdeyrityksen hankintaa tekevien toimihenkilöiden haastatteluilla, mikä on hankintajärjestelmän merkitys rakennusliikkeen toiminnassa ja millainen on hankinnan prosessi rakennusalan projektiympäristössä. Näiden tulosten pohjalta kehitetään kohdeyrityksen hankintajärjestelmää vastaamaan sille asetettuja vaatimuksia.

Yrityksen hankinnat kattavat kaikki organisaation ulkopuolelta ostettavat tuotteet, palvelut ja resurssit. Hankintojen merkitys on kasvanut, kun yritykset kilpailun kiristyessä pyrkivät keskittymään omaan ydinosaamiseensa ja sen kehittämiseen. Erityisesti rakennusalalla hankinnat muodostavat suuren osan projektien kokonaiskustannuksista ja vaikuttavat suoraan yrityksen kannattavuuteen, kilpailukykyyn ja riskienhallintaan. Rakennusalan projektiluonteisuus edellyttää joustavia ja dynaamisia hankintastrategioita. Kaikki rakennusprojektit ovat uniikkeja sisällöltään ja ajoitukseltaan, joten pysyviä pitkäaikaisia toimitusketjuja ei voi hyödyntää useinkaan, vaan hankintoja joutuu kilpailuttamaan projektikohtaisesti. Hankintastrategia, kategoriajohtaminen ja toimivat tietojärjestelmät ovat keskeisiä keinoja hankintojen tehokkaaseen hallintaan, kustannusten optimointiin sekä projektien aikataulu-, laatu- ja kustannustavoitteiden saavuttamiseen.

Hankinnan prosessilla toteutetaan hankinnan strategiaa käytännön työssä. Hankinnan prosessi alkaa tarjouspyynnön lähettämisellä. Hyvällä tarjouspyynnön asettelulla saadaan vertailukelpoisia tarjouksia halutulla sisällöllä. Tarjousvertailussa etsitään tarjouksista halvimmat tarjouspyynnön ehdot täyttävät tarjoajat ja näiden kanssa pidetään toimitusneuvottelut. Neuvottelujen perusteella valitaan paras tarjoaja. Sopimuksen teko on merkittävä hetki hankinnan prosessissa. Sen jälkeen molemmat osapuolet sitoutuvat toimimaan toimituksessa sopimuksen mukaisesti. Toimituksen sisältöön, aikatauluun ja laatuun voidaan tällöin vaikuttaa enää sopimuksen mahdollistamilla keinoilla. Siksi sopimustekniikka ja sopimuksen sisältö ovat merkittävässä roolissa onnistuneen hankinnan teossa. Yksiselitteinen ja tuttu sopimistapa luo varmuutta sopimuksen molemmille osapuolille. Sopimuksen teon jälkeen hankinnan prosessiin kuuluu vielä toimituksen valvominen ja vastaanotto sekä toimittajapalautteen kerääminen tulevia hankintoja varten.

Yrityksen käytössä olevien tietojärjestelmien tulee tukea hankinnan strategiaa ja sen prosessia. Tietojärjestelmät toimivat työkaluina hankintojen teossa ja niiden tulee tehostaa hankinnan toimintaa ja parantaa sen laatua. Tietojärjestelmillä on mahdollista tehostaa hankintajärjestelmän toimintaa, mutta ne voivat toimia myös rasitteina, jos niitä ei ole kehitetty oikein ja käyttäjiä kuunnellen. Tutkimuksen perusteella kehitettiin kohdeyrityksen hankintajärjestelmää tietojärjestelmiä kehittämällä ja räätälöimällä niitä hankintaorganisaation tarpeiden mukaisiksi. Hankintajärjestelmästä tehtiin kiinteä osa yrityksen toiminnanohjausjärjestelmää ja mahdollistettiin hankintatyön tehostaminen ja jatkokehitys tietojärjestelmien osalta.

The share of procurement in the costs of construction main contracting is significant, and therefore procurement activities and their management have become an essential function with a major impact on the success of projects. Each euro saved in procurement is transferred almost in full to the company’s result, meaning that by developing procurement practices, project costs can be significantly reduced. This Master’s Thesis examines, through a literature review and interviews with procurement personnel at Case company, the role of the procurement system in the operations of a construction company and the nature of the procurement process in a project-based construction environment. Based on these findings, case company’s procurement system is developed to meet the requirements set for it.

Company procurement encompasses all products, services, and resources purchased from outside the organization, and its importance has increased as companies, facing intensified competition, seek to focus on and develop their core competencies. Especially in the construction industry, procurement constitutes a large share of total project costs and has a direct impact on company profitability, competitiveness, and risk management. The project-based nature of construction requires flexible and dynamic procurement strategies, as all projects are unique in terms of content and scheduling. Consequently, permanent long-term supply chains cannot often be utilized, and procurement must be competitively tendered on a project-by-project basis. Procurement strategy, category management, and effective information systems are key means for efficient procurement management, cost optimization, and achieving project schedule, quality, and cost objectives.

The procurement process implements the procurement strategy in practical operations. The procurement process begins with sending a request for quotation. A well-formulated request for quotation enables the receipt of comparable bids with the desired content. During bid evaluation, the lowest-priced bidders meeting the requirements of the request are identified, and delivery negotiations are conducted with them. Based on these negotiations, the best bidder is selected. Contract formation is a significant stage in the procurement process, as after the contract is signed, both parties commit to performing the delivery in accordance with the contract. The content, schedule, and quality of the delivery can thereafter be influenced only by the means permitted by the contract. Therefore, contract techniques and contract content are critical to successful procurement. A clear and familiar contracting approach creates confidence for both parties. After contract formation, the procurement process also includes delivery supervision, acceptance, and the collection of supplier feedback for future procurements.

The information systems used by the company must support the procurement strategy and its process. Information systems function as tools in procurement activities and should enhance procurement efficiency and improve quality. Information systems have the potential to enhance the operation of the procurement system, but they can also become a burden if they are not properly developed with user input. Based on the study, Case company’s procurement system was developed by enhancing and tailoring information systems to meet the needs of the procurement organization. The procurement system was integrated as a core part of the company’s enterprise resource planning system, enabling increased efficiency in procurement work and further development through information systems.