Liiketoimintatiedon raportointiprojektin määrittelyvaiheen merkitys projektin onnistumiselle

Abstract

Liiketoimintatiedon hallinnan avulla muutetaan data organisaatioita hyödyttäväksi informaatioksi, jonka avulla voidaan saavuttaa tietämystä. Liiketoimintatiedon hallinnan teknologioiden avulla voidaankin lisätä organisaation tuottavuutta sekä kilpailukykyä. Organisaatiot eivät kuitenkaan ole onnistuneet saavuttamaan liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmien tuottamia etuja esimerkiksi sen takia, että kehittäjät eivät ymmärrä riittävän hyvin käyttäjien liiketoimintavaatimuksia. Liiketoimintatiedon hallinnan vaatimukset ovatkin ennalta arvaamattomia ja yhä vaikeampia toteuttaa palveluntarjoajien näkökulmasta. Liiketoimintatiedon hallinnan projekteissa vaatimusten selvittäminen on kuitenkin tärkeää, sillä virheet ja puutteet voivat aiheuttaa vakavia seurauksia.

Tämän tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, miten liiketoimintatiedon raportointiprojektin määrittelyvaihe vaikuttaa projektin onnistumiseen. Tutkimuksessa selvitettiin, mistä liiketoimintatiedon raportointiprojektin määrittelyvaihe koostuu ja miten nämä määrittelyn eri osa-alueet vaikuttavat projektin onnistumiseen. Tutkimuksen tavoitteena olikin pystyä osoittamaan, mihin seikkoihin liiketoimintatiedon raportointiprojektin määrittelyvaiheessa tulisi kiinnittää huomiota, jotta projekti onnistuisi mahdollisimman suurella todennäköisyydellä.

Tutkimus toteutettiin laadullisena monimenetelmätutkimuksena. Ensin suoritettiin kriittinen kirjallisuuskatsaus, jossa perehdyttiin liiketoimintatiedon hallintaan ja raportointiin, liiketoimintatiedon raportointiprojektin määrittelyvaiheeseen sekä liiketoimintatiedon raportointiprojektin onnistumisen kriteereihin. Kriittisen kirjallisuuskatsauksen tulosten perusteella muodostettiin haastattelurunko ja suoritettiin puolistrukturoidut haastattelut. Haastatteluiden avulla pyrittiin selvittämään, miten määrittelyvaiheen eri tekijät vaikuttavat liiketoimintatiedon raportointiprojektin onnistumiseen. Haastattelututkimuksen suorittamisen jälkeen yhdisteltiin kriittisen kirjallisuuskatsauksen sekä haastattelututkimuksen tuloksia.

Kriittisen kirjallisuuskatsauksen perusteella liiketoimintatiedon raportointiprojektin määrittelyvaiheen osa-alueiksi määriteltiin liiketoimintatavoitteiden määrittely ja projektin toteuttamiskelpoisuuden tutkiminen, vaatimusten selvitys, vaatimusten määrittely ja hyväksyntä sekä muutosvaatimusten hallinta. Näiden osa-alueiden alle määriteltiin kuuluvaksi useita tekijöitä, jotka käytiin yksitellen läpi haastattelututkimuksessa. Liiketoimintatiedon raportointiprojektin onnistumisen kriteereiksi puolestaan määriteltiin aika, kustannukset, laatu, suorituskyky, tuotos, loppukäyttäjien tyytyväisyys, yksilöiden suorituskyky, liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmien käyttö sekä informaation hyödyntäminen liiketoimintaprosesseissa. Laadun määritelmä jaettiin informaation laatuun, informaation saavutettavuuden laatuun, liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmien laatuun, palvelun laatuun, yhteistyön laatuun sekä prosessien laatuun.

Haastattelututkimuksen avulla saatiin selville, että jokainen määrittelyvaiheen osa-alue on tärkeä liiketoimintatiedon raportointiprojektin onnistumisen näkökulmasta. Erityisen tärkeiksi määrittelyvaiheeseen tekijöiksi tunnistettiin kuitenkin dokumentointi, liiketoimintatavoitteiden määrittely, tarvittavien resurssien allokoiminen, käyttäjätarpeiden selvitys ja määrittely sekä raportointitarpeiden tunnistaminen. Jokainen näistä tekijöistä vaikutti useampaan liiketoimintatiedon raportointiprojektin onnistumisen kriteeriin.

Business intelligence is used to transform data into useful information for organizations and this information can be used to gain knowledge. Business intelligence technologies can increase organization’s productivity and competitiveness. However, organizations have not succeeded in achieving the benefits of business intelligence systems, for example, because the developers do not sufficiently understand users’ business requirements. Requirements for business intelligence are unpredictable and increasingly difficult to implement from the perspective of service providers. But it is crucial to understand the requirements of business intelligence projects because mistakes and deficiencies can cause serious consequences.

The aim of this study was to determine how the definition phase of a business intelligence reporting project affects the success of the project. The study examined what the definition phase of a business intelligence reporting project consists of and how these different components of the definition phase affect the success of the project. The aim of this study was to be able to identify which factors should be paid attention to in the definition phase of the business intelligence reporting project to maximize the likelihood of project success.

This study was conducted as qualitative multi-method research. First, a critical literature review was carried out, focusing on business intelligence and reporting, definition phase of a business intelligence reporting project and business intelligence reporting project’s success criteria. Based on the results of the critical literature review, an interview framework was formed and semi-structured interviews were conducted. The interviews were used to find out how different factors in the definition phase affect the success of a business intelligence reporting project. After conducting the interview study, the results of the critical literature review and the interview study were combined.

Based on critical literature review, the components of the definition phase of a business intelligence reporting project were identified as definition of business objectives and conduct of viability study, elicitation of requirements, specification and approval of requirements and management of change requirements. Several factors were defined under these components and those factors were individually examined in the interview study. The criteria for the success of a business intelligence reporting project were defined as time, cost, quality, performance, output, end-user satisfaction, individual performance, use of business intelligence systems and use of information in business processes. The definition of quality was divided into quality of information, information accessibility, business intelligence systems, service, co-operation and processes.

Based on the interview study it was found that each component of the definition phase is important from the point of view of the success of a business intelligence reporting project. However, documentation, defining business objectives, allocating necessary resources, identifying and defining user needs and recognizing reporting requirements were identified as particularly important factors in the definition phase. Each of these factors influenced several criteria for the success of a business intelligence reporting project.