Liiketoimintaraportin käyttäjälähtöinen toteutus ja käyttöönotto myynnille

Abstract

Tietoon perustuvasta päätöksenteosta on tullut välttämättömyys nykypäivän organisaatioille, mikä korostaa liiketoimintatiedon hallinnan roolia kilpailuedun säilyttämisessä. Olennainen osa liiketoimintatiedon hallintaa on tuotetun tiedon esittäminen päätöksentekijöille helposti ymmärrettävässä muodossa, johon toimivaksi ratkaisuksi on tunnistettu liiketoimintaraportit. Liiketoimintatiedon hallinnan ratkaisuiden tunnistetuista hyödyistä huolimatta niiden käyttöönotossa havaitaan edelleen haasteita. Usein valmiit ratkaisut eivät päädy organisaatiossa käyttöön tai niiden potentiaali jää osittain hyödyntämättä. Kirjallisuudessa tässä aihealueessa on havaittavissa tutkimusaukko, ja erityisesti liiketoimintaraporttien käyttöönoton tutkimus on edelleen rajallista. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää keskeiset tekijät liiketoimintaraportin toteutuksessa ja käyttöönotossa, jotka varmistavat raportin käyttäjälähtöisyyden ja sen, että käyttäjät todella ottavat sen käyttöön. Aihetta tutkittiin käytännön toiminnan kautta toteuttamalla ja ottamalla käyttöön myyntitiimille suunnattu raportointikokonaisuus tietotekniikan palvelualan asiantuntijaorganisaatiossa. Näin ollen tutkimus toteutettiin konstruktiivisen tutkimusotteen mukaisesti. Yleinen käsitys tutkimusaiheesta ja teoreettinen viitekehys muodostettiin kirjallisuuskatsauksella. Empiirinen tutkimusaineisto kerättiin haastattelemalla tutkimuskohteena olevaa myyntitiimiä sekä suorittamalla toteutettujen raporttien käytettävyystestaukset ja hyödyntämällä raporttien käyttötietoja. Siten tutkimuksen pääasiallinen aineisto muodostui laadullisesta datasta, mutta myös määrällistä dataa kerättiin eri näkökulmien huomioimisen mahdollistamiseksi. Tutkimuksen tuloksena muodostettiin käyttäjälähtöisen liiketoimintaraportin toteutuksen ja käyttöönoton iteratiivinen prosessimalli. Tulokset osoittavat, että raportoinnin tarkastelu prosessiluonteisena kokonaisuutena on kannattavaa, sillä se auttaa systemaattisesti prosessivaiheittain huomioimaan tekijät, jotka vaikuttavat käyttäjän suhtautumiseen raporttia kohtaan ja raportin käyttöönottoon. Haasteita prosessiin aiheuttavat erityisesti epäselvyydet käyttäjätarpeissa sekä käyttäjien vakiintuneet työtavat ja kiire muiden työtehtävien kanssa, joiden vaikutusta voidaan pyrkiä vähentämään iteratiivisella lähestymistavalla ja käyttäjien osallistamisella. Merkittävänä tekijänä tulokset viittaavat siihen, että tiimitasolla tiimin selkeät ja yhtenäiset toimintatavat ja tavoitteet lisäävät motivaatiota raportin käyttöönottoon, ja raportin on oltava linjassa näiden kanssa. Tutkimus tarjoaa uuden näkökulman liiketoimintaraportin käyttöönoton kirjallisuuteen yhdistämällä siihen järjestelmän käyttöönottoa koskevan tutkimuksen. Aiemmista tutkimuksista poiketen tutkimus tuo esiin havainnon siitä, että epäselvät ja epäyhtenäiset toimintatavat ja prosessit vaikuttavat kielteisesti liiketoimintaraportin käyttöönottoon tiimitasolla. Samalla tutkimus tuo uutuusarvoa tarjoamalla näkemyksiä rajallisesti tutkitusta suunnitteluajattelun käytäntöjen soveltamisesta liiketoimintatiedon hallinnan ja raportoinnin kontekstissa. Lisäksi teorian ja empiiristen havaintojen pohjalta kehitetty liiketoimintaraportoinnin prosessimalli tarjoaa kontribuutiota sekä teoriaan että käytäntöön. Malli esittää prosessiluonteisen ja käyttäjälähtöisen lähestymistavan raportointiin sekä tuo esille keskeisiä tekijöitä ja käytännön toimenpidesuosituksia, joihin aiempi tutkimus ei ole ottanut kantaa.