Prosessilouhinnan hyödyntäminen end-to-end-prosessien kehittämisessä

Abstract

Liiketoiminnat, toimintaympäristöt ja markkinat, joilla organisaatiot operoivat muuttuvat koko ajan haastavammiksi ja monimutkaisemmiksi pakottaen yritykset lisäämään prosessien läpinäkyvyyttä ja etsimään uusia innovatiivisia tapoja käsitellä prosessien ongelmia. Kilpailukyvyn ylläpitämiseksi ei riitä yksittäisten osaprosessien optimointi, vaan tarvitaan ymmärrystä kokonaisuuksista ja miten prosesseissa edelliset ja seuraavat vaiheet vaikuttavat koko end-to-end-prosessin kehittämiseen ja sitä kautta niin liiketoiminnan tehokkuuteen kuin asiakastyytyväisyyteen. Samaan aikaan prosessitapahtumista tallentuva datan määrä erilaisissa tietojärjestelmissä kasvaa eksponentiaalisesti. Prosessilouhinnan avulla tätä dataa voidaan hyödyntää luomaan ymmärrystä ja näkemystä todellisista, monimutkaisistakin, prosessikuluista. Samalla prosessilouhinta mahdollistaa prosessiongelmien tunnistamisen, prosessien vaatimusten mukaisuuden tarkastelun, poikkeamien tunnistamisen ja päätöksenteon tukemisen sekä auttaa kohdistamaan korjaustoimenpiteitä prosessien kehittämiseksi. Tämä tutkimus tarjoaa kohdeorganisaatiolle ratkaisun end-to-end-prosessien kehittämiseen prosessilouhinnan avulla. Tässä työssä tarkastellaan prosessilouhinnan hyödyntämisen mahdollisuuksia kohdeorganisaation pitkien yli liiketoimintarajojen ulottuvien end-to-end-prosessien kehittämisessä. Työssä tutkitaan mitkä tekijät vaikuttavat kokonaisprosessien louhinnan onnistumiseen ja millä edellytyksillä end-to-end-prosessien kokonaiskuva on mahdollista määrittää kohdeorganisaatiossa prosessilouhinnan avulla. Työn tutkimusstrategiana käytettiin suunnittelututkimusta. Työn teoriaosuudessa perehdyttiin prosessilouhintaan ja sen hyödyntämiseen prosessijohtamisen ja prosessikehittämisen menetelmänä sekä tarkasteltiin prosessilouhinnan haasteita ja menestystekijöitä. Työn empiriaosuudessa näiden pohjalta luotiin teoreettinen malli end-to-end-prosessien prosessilouhintaan. Lisäksi toteutettiin aineiston keruu puolistrukturoiduilla haastatteluilla ja haastatteluaineiston analysoinnissa hyödynnettiin laadullisen sisällönanalyysin teemoittelua. Haastattelutulosten perusteella täydennettiin end-to-end-prosessien louhintamalli vastaamaan kohdeorganisaation kontekstia. Louhintamallin soveltuvuutta käytäntöön arvioitiin kohdeorganisaatiossa yhden end-to-end-prosessin avulla. Tutkimuksen tuloksena syntyi end-to-end-prosessien prosessilouhintamalli, joka koostuu viidestä vaiheesta: suunnittelu, datan poiminta, datan käsittely ja yhdistäminen, louhinta ja analysointi sekä prosessikehitys. Nämä vaiheet tukevat käytännönläheisesti end-to-end-prosessien louhintaa ja prosessien kehittämistä prosessilouhinnan avulla. Tärkeimmiksi louhinnan onnistumiseen vaikuttaviksi menestystekijöiksi nousivat onnistunut tavoitteen asettelu, laadukas johtaminen, selkeät roolit ja vastuut, yhteistyö, data, prosessilouhinnan työkalut sekä osaaminen, jotka huomioitiin kehitetyssä louhintamallissa. Haasteita end-to-end-prosessien louhinnassa puolestaan olivat prosessien monimutkaisuus, siiloutuminen, puutteellinen prosessiymmärrys sekä datan saatavuus ja laatu. Menestystekijät täyttämällä ja haasteet välttämällä organisaation on mahdollista täyttää edellytykset end-to-end-prosessien kehittämiseksi prosessilouhinnan avulla. Tutkimuksen tuloksena määritelty end-to-end-prosessien louhintamalli luo konkretiaa kohdeorganisaation prosessikehittämiseen prosessilouhinnan avulla ja mahdollistaa louhinnan hyödyntämisen yhtenä prosessikehittämisen työkaluna.