Developing a Product Master Data Management Process Model

Abstract

Within an organization, master data serve as the foundation for various business processes, providing essential descriptions of core business entities like products and customers. However, criticality and diverse use cases for master data introduce inherent complexity. Master data is utilized across diverse business functions, and it is stored in multiple information systems simultaneously. Dispersed storage can lead to various issues, such as inconsistencies, duplicates, and missing values across different systems. Additionally, the various business functions interacting with the master data across disparate systems can aggravate quality issues. Master data management serves as the strategic discipline aimed at addressing these challenges and ensuring the integrity of this essential organizational asset.

The increasing fragmentation of data across organizations, processes, and information systems creates a critical challenge for organizations by hindering efficient business operations. Master data management emerges as a strategic response, targeted to unify this disparate data, and ensure its consistency and accessibility throughout the organization. By including the best practices from data management, master data management tackles the inherent complexities of master data. This approach encompasses managing business processes and data quality, standardizing operations, and facilitating integration between siloed information systems. Master data governance, a core component of master data management, establishes a framework of rules, policies, and ownership to ensure the integrity and effective management of master data.

This research addresses the challenges of product master data management within the case organization. Employing a design science approach, this research aims to create a tailored development model for product master data management process as an artefact to address practical issues. Additionally, this research utilizes empirical data collected through semi-structured interviews and a survey conducted within the case organization. The case organization has implemented a master data management solution prior to this research. However, the case organization still faces challenges due to complex and potentially inefficient master data management practices. The absence of comprehensive master data governance framework and outdated documentation further contribute to these issues. The combined effects of these challenges have resulted in ambiguity regarding stakeholder roles and responsibilities, as well as inefficiencies in the product master data lifecycle management.

The research delivers a development model for product master data management process as the solution artefact. This artefact functions as a structured model, empowering the case organization to effectively manage and govern product master data. The model highlights a series of critical steps, including establishing core data and processes, defining a robust data governance framework, cleansing existing data to ensure accuracy, designing efficient master data management architecture, planning and executing comprehensive training and communication initiatives, and creating and maintaining up to date documentation. The cyclical nature of the model indicates continuous improvement, allowing the case organization to adapt to the ever-shifting needs and requirements for master data and master data management practices. The usability of the model originates from its comprehensive coverage of essential master data management aspects, logical flow, and organization-specific tailoring. These combined features provide a robust guide for the case organization to streamline and enhance their existing master data management practices.

Organisaation ydintiedot toimivat perustana erilaisille liiketoimintaprosesseille, sillä ne kuvaavat liiketoiminnalle merkittävimpiä asioita kuten tuotteita ja asiakkaita, luoden kontekstin eri transaktioille. Tutkimuksen kannalta olennaisin ydintietojen osa-alue on tuotetiedot. Ydintietoja hyödynnetään erilaisissa liiketoiminnoissa ympäri organisaatiota ja tallennetaan eri järjestelmiin samanaikaisesti. Ydintietojen samanaikainen käsittely sekä tallentaminen eri järjestelmiin voi johtaa useisiin erilaisiin ongelmiin, kuten epäjohdonmukaisuuksiin, kaksoiskappaleisiin ja puuttuviin arvoihin eri järjestelmien välillä. Myös eri liiketoimintojen väliset eroavaisuudet ydintietojen käsittelyssä ja tallentamisessa voivat pahentaa ydintietojen laatuongelmia. Ydintietojen hallinta on strateginen lähestymistapa, joka pyrkii ratkaisemaan nämä haasteet ja varmistamaan ydintietojen eheyden.

Ydintietojen kasvava hajanaisuus organisaation eri prosesseissa ja järjestelmissä luo merkittävän haasteen, joka estää tehokkaan liiketoiminnan. Ydintietojen hallinnan tarkoituksena on mahdollistaa yksittäisen, harmonisoidun totuuden ylläpitäminen organisaation eri järjestelmien ja prosessien välillä. Parhaiden käytäntöjen sisällyttäminen datanhallinnasta mahdollistaa ydintietojen luonnollisen monimutkaisuuden käsittelemisen, liiketoimintaprosessien ja datan laadun hallinnan, toimintojen standardoimisen sekä erillisten tietojärjestelmien integroimisen. Ydintietojen hallinnointi on olennainen osa ydintietojen hallintaa, sillä se luo kehyksen ydintietoihin liittyville säännöille, käytännöille sekä omistajuudelle. Ydintietojen hallinnoinnin avulla voidaan varmistaa ydintietojen eheys sekä tehokas hallinta.

Tämä tutkimus käsittelee tuotteisiin liittyvien ydintietojen hallinnan haasteita kohdeorganisaatiossa. Tutkimus hyödyntää suunnittelutieteellistä lähestymistapaa, jonka avulla kyetään luomaan räätälöity kehitysmalli tuotteisiin liittyvän ydintiedon hallintaprosessille. Kehitysmalli tunnetaan suunnittelutieteessä myös artefaktina ja sen tarkoituksena on ratkaista käytännön ongelmia. Tutkimuksessa hyödynnetään myös empiiristä dataa, joka on kerätty puolistrukturoiduilla haastatteluilla sekä kyselyllä. Kohdeorganisaatio on ottanut käyttöön ydintietojen hallintaratkaisun ennen tätä tutkimusta, mutta siitä huolimatta kohdeorganisaatio kohtaa edelleen moninaisia haasteita monimutkaisten ja mahdollisesti tehottomien ydintietojen hallintakäytäntöjen vuoksi. Kattavan ydintietojen hallinnointikehyksen puuttuminen sekä vanhentunut dokumentaatio ovat pahentaneet näitä ongelmia kohdeorganisaatiossa. Mainittujen haasteiden yhteisvaikutukset ovat johtaneet epäselvyyksiin eri sidosryhmien rooleista sekä vastuualueista, johtaen tehottomuuksiin tuotteisiin liittyvien ydintietojen elinkaaren hallinnassa.

Tutkimuksen avulla tuotetaan artefakti, joka on kehitysmalli tuotteisiin liittyvien ydintietojen hallintaprosessille. Tämän mallin avulla kohdeorganisaatio voi rakentaa valmiudet hallita sekä ohjata tuotteisiin liittyviä ydintietoja tehokkaasti. Mallissa on esiteltynä sarja ydintietojen hallinnalle kriittisiä vaiheita, kuten ydindatan ja prosessien tunnistaminen, kattavan ydintietojen hallinnointimallin määrittäminen, olemassa olevan datan puhdistaminen, ydintietoihin liittyvän arkkitehtuurin suunnittelu, kattavien koulutus- ja viestintäaloitteiden suunnittelu ja toteuttaminen sekä ajantasaisen dokumentaation luominen ja ylläpito. Mallin syklinen luonne kuvaa ydintietoihin liittyvää jatkuvaa kehittämistä, mikä mahdollistaa kohdeorganisaation mukautumisen jatkuvasti muuttuviin ydintietoihin liittyviin tarpeisiin ja vaatimuksiin. Mallin käyttökelpoisuus perustuu ydintietojen hallinnan eri osa-alueiden kattavaan huomioimiseen, loogiseen etenemiseen sekä organisaatiokohtaiseen räätälöintiin. Nämä ominaisuudet yhdistettynä tarjoavat kohdeorganisaatiolle vakaan kehyksen kehittää olemassa olevia ydintietojen hallintakäytäntöjä.