Infraprojektien tarjous- ja tavoitearviolaskelmien yhtenäisyys
Mecklin, Leo (2023)
Mecklin, Leo
2023
Tuotantotalouden DI-ohjelma - Master's Programme in Industrial Engineering and Management
Johtamisen ja talouden tiedekunta - Faculty of Management and Business
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2023-11-27
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-202311079438
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-202311079438
Tiivistelmä
Rakennusalan infraprojektien erityispiirteinä ovat niiden moninaisuus ja yksilöllisyys mikä korostaa tiedonkulun ja päätöksenteon tärkeyttä eri projektivaiheiden välillä. Tämän diplomityön keskiössä oli tutkia, miten projektivaiheiden myynnin, markkinoinnin ja toteutuksen välistä yhtenäisyyttä voidaan kehittää.
Työ tarkastelee erityisesti myynti-, markkinointi- ja toteutusvaihetta, joissa muodostetaan kustannuslaskelma ja siitä johdetut tarjous- ja tavoitearviolaskelmat. Vaikka myynti- ja markkinointivaiheen tarjouslaskelma laaditaan huolellisesti, haasteena on säilyttää sen tietojen johdonmukaisuus ja hyödyntäminen projektin toteutusvaiheeseen asti tavoitearviossa. Yhtenäisyydellä eli integraatiolla tutkimuksen kontekstissa tarkoitetaan projektin alkuvaiheessa laadittujen kustannuslaskelmien tietojen sitomista ja hyödyntämistä mahdollisimman pitkälle projektin eri vaiheisiin. Tämä käsittää myös myynnin, markkinoinnin ja toteutuksen tiiviin yhteistyön. Laskelmien konsistenssi edistää läpinäkyvyyttä, tehostaa laskentaprosesseja ja ovat ratkaisevia projektin kustannusseurannalle, raportoinnille, ennustamiselle sekä jälkilaskennalle.
Tutkimus kohdistuu infra-alan rakennusyritykseen, joka on kohdannut yhtenäisyyshaasteita myynnin, markkinoinnin ja toteutuksen tarjous- sekä tavoitearviolaskelmissa. Tutkimuksen tavoitteena on syventyä näiden laskelmien yhtenäisyyden haasteisiin ja keskittyä erityisesti myynnin, markkinoinnin ja toteutuksen välisen tiedon integrointiin sekä integraatiomenetelmien optimointiin. Näin ollen, tutkimus pyrkii vastaamaan seuraaviin kysymyksiin:
1.Miten projektien myynnissä syntyvää kustannustietoa hyödynnetään toteutusvaiheessa?
2.Miten projektien myynnin ja toteutusvaiheen välistä integraatiota voidaan kehittää kustannusseurannan näkökulmasta ?
Tutkimus koostui kolmesta osasta: ensin luotiin teoreettinen viitekehys ratkaisuehdotuksille, minkä jälkeen perehdyttiin eri projekteille laadittuja tarjous- ja tavoitearviolaskelmia ja lopuksi tehtiin puolistrukturoitujahaastatteluja 14 kohdeyrityksen henkilölle selvittääkseen tarjous- ja tavoitearviolaskennan nykytilaa ja mahdollisia haasteita ja kehitysmahdollisuuksia. Haastatelluista viisi oli tarjouslaskijoita ja yhdeksän toteutushenkilöstöä. Löydösten perusteella tutkimuksessa esitettiin mekanismeja ja ohjeistuksia projektien integraation tehostamiseksi.
Tutkimus paljasti epäyhtenäisyyksiä markkinointi- ja toteutusvaiheiden tarjous- ja tavoitearviolaskennan ohjeistuksissa, koulutuksissa ja standardeissa, mikä vaikutti yhteistyön laatuun ja osaamistasoon. Tämä taas johti epäyhtenäisyyteen toimintatavoissa, joka oli havaittavissa sekä myynti, markkinointi- että erityisesti toteutusvaiheessa. Osaamattomuus heijastui esimerkiksi laskentasovelluksen tehottomaan käyttöön mahdollistaen soveltaa omia toimintamenetelmiä, jotka eivät palvelleet haluttuja laskentaan tai yhteistyöhön liittyviä tavoitteita. Tämän seurauksena oli, että tarjouslaskelman hyödyntäminen ja kattavan tavoitearviolaskennan potentiaali jäi tunnistamatta erityisesti toteutusvaiheessa.
Tutkimus korostaa integraation merkitystä myynnin, markkinoinnin ja toteutuksen välillä ja ehdottaa systemaattisten koulutusohjelmien ja selkeiden toimintaohjeiden luomista pyrkien tehostamaan ja lisäämään läpinäkyvyyttä. Lisäksi on suositeltavaa parantaa yhteistyön laatua ja kehittää jatkuvasti integraatiomenetelmiä sekä laskentasovelluksen toimintoja käytettävyyden parantamiseksi. Construction infrastructure projects are characterized by their complexity and individuality, which underlines the importance of communication and decision-making between the different project phases. The focus of this thesis was to explore how to improve the coherence between sales, marketing, and execution of the project phases.
In particular, the thesis looks at the sales, marketing, and execution phases, where the cost calculation and the resulting tender and goal estimate calculations are generated. Although the tender calculation for the sales and marketing phase is carefully prepared, the challenge is to maintain the consistency of its data and its use up to the implementation phase of the project in the goal estimate. Consistency, or integration in the context of the study, refers to the linking and utilization of the data from the cost calculation prepared at the initial stage of the project as far as possible throughout phases of the project. This includes close cooperation between sales, marketing, and execution. The consistency of calculations contributes to transparency, streamlines accounting processes and is crucial for cost monitoring, reporting, forecasting and post-project accounting.
The study focuses on an infrastructure construction company that has faced the challenges of consistency between sales, marketing and execution in tender and goal estimate calculations. The aim of the study is to delve deeper into the challenges of integrating these calculations, with a particular focus on the integration of information between sales, marketing, and execution, as well as on the integration of data between the sales, marketing, and execution departments.
1.How is the cost information generated in project sales used in the execution phase?
2.How can integration between project sales and the execution phase be developed from a cost monitoring perspective?
The study consisted of three parts: first, a theoretical framework for the proposed solutions was created, followed by a study of the tender and goal estimate calculations prepared for different projects, and finally, semi-structured interviews were conducted with 14 people from the target company to determine the current state of tender and goal estimate calculations and possible challenges and opportunities for improvement. Five of the interviewees were tender calculators and nine were execution staff. Based on the findings, the study proposed mechanisms and guidelines to improve project integration.
The study revealed inconsistencies in the guidelines, training, and standards for tendering and goal estimating in the marketing and implementation phases, which affected the quality and level of collaboration. This in turn led to inconsistencies in practices, which could be observed in the sales, marketing and especially in the implementation phases. This lack of competence was especially reflected in the inefficient use of the calculation application, which allowed for the application of individual methods of operation which did not serve the desired calculation or cooperation objectives. As a result, the potential of the tender calculation and the comprehensive goal estimate calculation was not recognized, especially during the implementation phase.
The study highlights the importance of integration between sales, marketing and implementation and suggests the creation of systematic training programs and clear operational guidelines to promote and increase transparency. It also recommends improving the quality of collaboration and continuously improving integration methods and the functionality of the accounting application to improve usability.
Työ tarkastelee erityisesti myynti-, markkinointi- ja toteutusvaihetta, joissa muodostetaan kustannuslaskelma ja siitä johdetut tarjous- ja tavoitearviolaskelmat. Vaikka myynti- ja markkinointivaiheen tarjouslaskelma laaditaan huolellisesti, haasteena on säilyttää sen tietojen johdonmukaisuus ja hyödyntäminen projektin toteutusvaiheeseen asti tavoitearviossa. Yhtenäisyydellä eli integraatiolla tutkimuksen kontekstissa tarkoitetaan projektin alkuvaiheessa laadittujen kustannuslaskelmien tietojen sitomista ja hyödyntämistä mahdollisimman pitkälle projektin eri vaiheisiin. Tämä käsittää myös myynnin, markkinoinnin ja toteutuksen tiiviin yhteistyön. Laskelmien konsistenssi edistää läpinäkyvyyttä, tehostaa laskentaprosesseja ja ovat ratkaisevia projektin kustannusseurannalle, raportoinnille, ennustamiselle sekä jälkilaskennalle.
Tutkimus kohdistuu infra-alan rakennusyritykseen, joka on kohdannut yhtenäisyyshaasteita myynnin, markkinoinnin ja toteutuksen tarjous- sekä tavoitearviolaskelmissa. Tutkimuksen tavoitteena on syventyä näiden laskelmien yhtenäisyyden haasteisiin ja keskittyä erityisesti myynnin, markkinoinnin ja toteutuksen välisen tiedon integrointiin sekä integraatiomenetelmien optimointiin. Näin ollen, tutkimus pyrkii vastaamaan seuraaviin kysymyksiin:
1.Miten projektien myynnissä syntyvää kustannustietoa hyödynnetään toteutusvaiheessa?
2.Miten projektien myynnin ja toteutusvaiheen välistä integraatiota voidaan kehittää kustannusseurannan näkökulmasta ?
Tutkimus koostui kolmesta osasta: ensin luotiin teoreettinen viitekehys ratkaisuehdotuksille, minkä jälkeen perehdyttiin eri projekteille laadittuja tarjous- ja tavoitearviolaskelmia ja lopuksi tehtiin puolistrukturoitujahaastatteluja 14 kohdeyrityksen henkilölle selvittääkseen tarjous- ja tavoitearviolaskennan nykytilaa ja mahdollisia haasteita ja kehitysmahdollisuuksia. Haastatelluista viisi oli tarjouslaskijoita ja yhdeksän toteutushenkilöstöä. Löydösten perusteella tutkimuksessa esitettiin mekanismeja ja ohjeistuksia projektien integraation tehostamiseksi.
Tutkimus paljasti epäyhtenäisyyksiä markkinointi- ja toteutusvaiheiden tarjous- ja tavoitearviolaskennan ohjeistuksissa, koulutuksissa ja standardeissa, mikä vaikutti yhteistyön laatuun ja osaamistasoon. Tämä taas johti epäyhtenäisyyteen toimintatavoissa, joka oli havaittavissa sekä myynti, markkinointi- että erityisesti toteutusvaiheessa. Osaamattomuus heijastui esimerkiksi laskentasovelluksen tehottomaan käyttöön mahdollistaen soveltaa omia toimintamenetelmiä, jotka eivät palvelleet haluttuja laskentaan tai yhteistyöhön liittyviä tavoitteita. Tämän seurauksena oli, että tarjouslaskelman hyödyntäminen ja kattavan tavoitearviolaskennan potentiaali jäi tunnistamatta erityisesti toteutusvaiheessa.
Tutkimus korostaa integraation merkitystä myynnin, markkinoinnin ja toteutuksen välillä ja ehdottaa systemaattisten koulutusohjelmien ja selkeiden toimintaohjeiden luomista pyrkien tehostamaan ja lisäämään läpinäkyvyyttä. Lisäksi on suositeltavaa parantaa yhteistyön laatua ja kehittää jatkuvasti integraatiomenetelmiä sekä laskentasovelluksen toimintoja käytettävyyden parantamiseksi.
In particular, the thesis looks at the sales, marketing, and execution phases, where the cost calculation and the resulting tender and goal estimate calculations are generated. Although the tender calculation for the sales and marketing phase is carefully prepared, the challenge is to maintain the consistency of its data and its use up to the implementation phase of the project in the goal estimate. Consistency, or integration in the context of the study, refers to the linking and utilization of the data from the cost calculation prepared at the initial stage of the project as far as possible throughout phases of the project. This includes close cooperation between sales, marketing, and execution. The consistency of calculations contributes to transparency, streamlines accounting processes and is crucial for cost monitoring, reporting, forecasting and post-project accounting.
The study focuses on an infrastructure construction company that has faced the challenges of consistency between sales, marketing and execution in tender and goal estimate calculations. The aim of the study is to delve deeper into the challenges of integrating these calculations, with a particular focus on the integration of information between sales, marketing, and execution, as well as on the integration of data between the sales, marketing, and execution departments.
1.How is the cost information generated in project sales used in the execution phase?
2.How can integration between project sales and the execution phase be developed from a cost monitoring perspective?
The study consisted of three parts: first, a theoretical framework for the proposed solutions was created, followed by a study of the tender and goal estimate calculations prepared for different projects, and finally, semi-structured interviews were conducted with 14 people from the target company to determine the current state of tender and goal estimate calculations and possible challenges and opportunities for improvement. Five of the interviewees were tender calculators and nine were execution staff. Based on the findings, the study proposed mechanisms and guidelines to improve project integration.
The study revealed inconsistencies in the guidelines, training, and standards for tendering and goal estimating in the marketing and implementation phases, which affected the quality and level of collaboration. This in turn led to inconsistencies in practices, which could be observed in the sales, marketing and especially in the implementation phases. This lack of competence was especially reflected in the inefficient use of the calculation application, which allowed for the application of individual methods of operation which did not serve the desired calculation or cooperation objectives. As a result, the potential of the tender calculation and the comprehensive goal estimate calculation was not recognized, especially during the implementation phase.
The study highlights the importance of integration between sales, marketing and implementation and suggests the creation of systematic training programs and clear operational guidelines to promote and increase transparency. It also recommends improving the quality of collaboration and continuously improving integration methods and the functionality of the accounting application to improve usability.