Tuotetiedon hallinnan kehittäminen

Abstract

Tuotetieto ja sen hallinta ovat keskeinen osa yrityksen jokapäiväistä dataa ja operatiivista toimintaa. Siihen liittyy useita sidosryhmiä jo pelkästään yrityksen sisällä, ja sen käyttö ja ylläpito sitovat resursseja. Tuotetiedon hallinnan hoito mahdollisimman vaivattomasti on varmasti jokaisen yrityksen intresseissä. Tämä työ toteutettiin kohdeyritykseen. Tarkoituksena oli kartoittaa ongelmia tuotetiedon hallinnassa ja löytää niihin ratkaisuja. Alkuperäisiksi ratkaisumalleiksi valittiin kaksi skenaariota: tuotetietojärjestelmän käyttöönotto ja sen tuomat ominaisuudet, tai nykyisten järjestelmien ja käytänteiden muodostamien prosessien parantaminen. Kohdeyrityksen nykytilan selvitys ja samalla aineiston keruu tehtiin havainnoinnilla sekä strukturoidulla kyselylomakkeella. Näillä kvalitatiivisilla menetelmillä saatiin ongelmia esiin, mutta myös alustavasti ideoita niihin. Kyselyllä saatiin myös esiin vastaajien näkemyksiä tuotetiedon hallinnan tilasta kohdeyrityksessä. Työn teoriaosuutta voitiin käyttää apuna ongelmien peilaamisessa aihepiirin mahdollisimman viimeaikaisimpiin käytäntöihin. Työn lopussa esitettiin kehitysehdotus, joka valikoitui toisen skenaarion mukaiseksi. Molemmissa skenaarioissa oli puolensa, mutta niistä lopulliseksi valikoitui jälkimmäinen, sen sisältämien lukuisempien parannusmahdollisuuksien takia. Kehitysehdotus jakautui dataelementteihin, datan ja järjestelmien arkkitehtuuriin, ja tietohallintoon. Ensimmäinen skenaario on kuitenkin myös varteenotettava, sillä se on luonteeltaan hyvin erilainen, ja siten tarjoaa hyvin erilaisia ratkaisuja.

Product information, and the management of it, are essential parts of everyday operations in companies. It involves multiple stakeholders within the company itself, and the management reserves resources. As effortless product information management as possible, is definitely in the interest of every company. This research was conducted for a company. The goal was to map out problems in product information management and find solutions for them. For the original approaches, two scenarios were chosen: the implementation of product information management system and the features it would bring, or the improvement of current systems and processes. Observation and a structured questionnaire were used for obtaining much of the research material and to understand the environment in the case company. These qualitative methods did not only bring out the problems, but also give initial suggestions for improvements. The structured surveys also pointed out the view of the employees about state of the product information management at the case company. The theoretical background of the research was used for taking bearings towards the latest practices in the subject. At the end of the research, the second scenario was presented as a development proposal. Both scenarios had their pros and cons, but the second one was chosen for its wider range of areas for potential improvements. The proposal was sectioned into data elements, data and system architecture, and data governance. The first scenario is also noteworthy because it’s different in nature and thus provides unique solutions.