Sisäisen valvontajärjestelmän kehittäminen ja implementointi osaksi pääkirjanpidon prosesseja : Case X Oyj, Shared Service Center

Abstract

Organisaatioiden toiminnan laajentuessa ja muuttuessa myös niiden sisäisten valvontajärjestelmien merkitys on kasvanut. Organisaation toiminnan muuttuessa monimutkaisemmaksi, ovat toimintaan liittyvät riskit myös kasvaneet. Sisäinen valvonta on johtamis- ja hallintojärjestelmän osa, jonka avulla johto saa organisaation toimimaan haluamallaan tavalla ja joka tuottaa johdolle riittävästi tietoa sen tilasta ja aikaansaannoksista. Sisäisen valvonnan avulla pyritään ehkäisemään ja paljastamaan yritystoimintaan liittyviä riskejä, virheitä, erehdyksiä ja väärinkäytöksiä. Toimenpiteet sisäisen valvonnan järjestämisestä vaihtelevat yrityksen koon, rakenteen, toimialan ja toimintojen luonteen mukaisesti. Sisäinen valvonta on tehokkainta silloin, kun se on rakennettu osaksi liiketoimintaprosesseja ja sen komponentit ovat läsnä kaikilla organisaation tasoilla. Tehokas sisäinen valvonta tarjoaa johdolle varmuuden siitä, että yrityksen taloudellinen informaatio on luotettavaa sekä lakeja ja säädöksiä noudattavaa.

Tässä tutkielmassa käsitellään sisäistä valvontaa ja erityisesti sen kehittämistä case-yrityksen prosesseissa. Tutkielma on kvalitatiivinen, joka noudattaa case-tutkimukselle ominaista konstruktiivista tutkimusotetta. Tutkimuksen teoreettisena viitekehyksenä on sisäistä valvontaa koskevissa tutkimuksissa useimmiten käytetty COSO-malli. Mallin mukaan sisäinen valvonta koostuu viidestä toisiinsa vaikuttavasta osatekijästä: valvontaympäristö, riskien hallinta, valvontatoimenpiteet, tieto ja tiedonvälitys sekä seuranta ja valvonta. Tutkielmassa keskitytään pääosin sisäisen valvonnan osa-alueeseen ”valvontatoimenpiteet” case -yrityksessä. Tutkielman tavoitteena on kehittää kohdeyrityksen pääkirjanpidon yksikön prosesseille sisäisen valvonnan suositukset täyttävä valvontajärjestelmä. Tavoitteeseen pyritään pääsemään tutkimalla kohdeyrityksen prosesseja ja nykyistä valvontajärjestelmää. Sisäisen valvonnan teorian pohjalta pyritään selvittämään nykyisten prosessien tehokkuutta ja toimivuutta sekä antamaan kehitysehdotuksia valittuihin avainkontrolleihin. Käytännössä kohdeyrityksen prosesseista valittiin kolme avainkontrollia, joihin suunniteltiin Excel -pohjainen työkalu prosessin suorittamiseen. Työkalun avulla oletetaan halutut tavoitteet saavutettavan.