Hybridimallisesta asiakirjahallinnosta täysin sähköiseen. Tapaustutkimus Aineistopankki-järjestelmän tuomista työaika- ja kustannussäästöistä.
VARPILA, JOHANNA (2012)
VARPILA, JOHANNA
2012
Informaatiotutkimus ja interaktiivinen media - Information Studies and Interactive Media
Informaatiotieteiden yksikkö - School of Information Sciences
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2012-05-29
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-22482
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-22482
Tiivistelmä
Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, minkälaisia työaika- ja kustannussäästöjä hybridimallisesta asiakirjahallinnosta täysin sähköiseen asiakirjahallintoon siirtyminen voi tuoda. Tutkimuskohteena oli oikeusministeriön aineistopankkihanke, jonka tavoitteena on luoda syyttäjälaitokselle ja yleisille tuomioistuimille yhteinen tietojärjestelmä. Aineistopankki-järjestelmän käyttöönoton myötä toimijat siirtyvät täysin sähköiseen asiakirjahallintoon.
Tutkimus rajautui koskemaan seitsemää käräjäsihteerin työtehtävää rikosasiassa. Tutkimukseen osallistui viisi Kymenlaakson käräjäoikeuden Kouvolan kanslian sihteeriä. Mittaukset työtehtävien kestojen selvittämiseksi hybridimallisessa asiakirjahallinnossa suoritettiin 6. - 29.2.2012.
Tutkimusmenetelmä oli kvasikokeellinen auditointi. Auditoinnin tarkoituksena oli selvittää, pystytäänkö työtehtäviä nopeuttamaan täysin sähköisen asiakirjahallinnon avulla. Tutkimus oli luonteeltaan kvasikokeellinen, sillä tutkimuksessa ei ole vertailuryhmää työtehtävien kestoille muissa käräjäoikeuksissa, ja koska sähköisen asiakirjahallinnon vaikutus työtehtävien kestoon perustuu hankkeessa laadituille tavoitetilakuvauksille eikä järjestelmän toteutusvaihetta ole vielä aloitettu.
Tutkimus osoitti, että hybridimallisesta asiakirjahallinnosta täysin sähköiseen asiakirjahallintoon siirtyminen voi tuoda huomattavia työaika- ja kustannussäästöjä. Tutkimuskohteena olleissa käräjäsihteerien työtehtävissä voidaan aineistopankki-järjestelmän käyttöönoton myötä saavuttaa arviolta 31 573 työtunnin ja 492 539 euron säästöt vuosittain. Viiden vuoden aikana järjestelmä toisi siis lähes 2,5 miljoonan euron suuruiset säästöt.
Suurimmat hyödyt sähköiseen asiakirjahallintoon siirtymisestä saatiin sellaisten rutiininomaisten työtehtävien osalta, joissa haetaan tai välitetään tietoa sähköisten tiedonvaihtokanavien kautta. Tutkimus osoitti myös, että ajatus- ja kirjoitustyötä ei voida automatisoida tai nopeuttaa rajattomasti, mutta sitä voidaan tukea teknisillä apuvälineillä. Täysin sähköiseen asiakirjahallintoon siirtymisen jälkeen metatietojen hallintaan kuluu enemmän aikaa kuin hybridimallisessa asiakirjahallinnossa. Kuitenkin täysin sähköisessä asiakirjahallinnossa metatietojen systemaattisella hallinnalla saavutetaan huomattavia hyötyjä prosessien muissa vaiheissa.
Asiasanat:sähköinen asiakirjahallinto, hybridimallinen asiakirjahallinto, auditointi, kvasikokeellinen tutkimus, aineistopankkihanke
Tutkimus rajautui koskemaan seitsemää käräjäsihteerin työtehtävää rikosasiassa. Tutkimukseen osallistui viisi Kymenlaakson käräjäoikeuden Kouvolan kanslian sihteeriä. Mittaukset työtehtävien kestojen selvittämiseksi hybridimallisessa asiakirjahallinnossa suoritettiin 6. - 29.2.2012.
Tutkimusmenetelmä oli kvasikokeellinen auditointi. Auditoinnin tarkoituksena oli selvittää, pystytäänkö työtehtäviä nopeuttamaan täysin sähköisen asiakirjahallinnon avulla. Tutkimus oli luonteeltaan kvasikokeellinen, sillä tutkimuksessa ei ole vertailuryhmää työtehtävien kestoille muissa käräjäoikeuksissa, ja koska sähköisen asiakirjahallinnon vaikutus työtehtävien kestoon perustuu hankkeessa laadituille tavoitetilakuvauksille eikä järjestelmän toteutusvaihetta ole vielä aloitettu.
Tutkimus osoitti, että hybridimallisesta asiakirjahallinnosta täysin sähköiseen asiakirjahallintoon siirtyminen voi tuoda huomattavia työaika- ja kustannussäästöjä. Tutkimuskohteena olleissa käräjäsihteerien työtehtävissä voidaan aineistopankki-järjestelmän käyttöönoton myötä saavuttaa arviolta 31 573 työtunnin ja 492 539 euron säästöt vuosittain. Viiden vuoden aikana järjestelmä toisi siis lähes 2,5 miljoonan euron suuruiset säästöt.
Suurimmat hyödyt sähköiseen asiakirjahallintoon siirtymisestä saatiin sellaisten rutiininomaisten työtehtävien osalta, joissa haetaan tai välitetään tietoa sähköisten tiedonvaihtokanavien kautta. Tutkimus osoitti myös, että ajatus- ja kirjoitustyötä ei voida automatisoida tai nopeuttaa rajattomasti, mutta sitä voidaan tukea teknisillä apuvälineillä. Täysin sähköiseen asiakirjahallintoon siirtymisen jälkeen metatietojen hallintaan kuluu enemmän aikaa kuin hybridimallisessa asiakirjahallinnossa. Kuitenkin täysin sähköisessä asiakirjahallinnossa metatietojen systemaattisella hallinnalla saavutetaan huomattavia hyötyjä prosessien muissa vaiheissa.
Asiasanat:sähköinen asiakirjahallinto, hybridimallinen asiakirjahallinto, auditointi, kvasikokeellinen tutkimus, aineistopankkihanke